科研檔案保密工作的幾點思考

熊軍 陳濤

【摘要】在經濟、科技飛速發展的今天，國際的交流、技術中的合作逐漸增加，社會各個方面對于科研檔案的利用要求也越來越高，經濟、科技領域內涉密的載體復雜性、多樣性不斷增長，這對科研單位檔案管理人員在科研檔案信息化安全管理等方面提出了更高的要求。本文作者就面臨的諸多新問題，對新時期科研單位保密工作提出了有建設性的意見和建議。

【關鍵詞】科研檔案；保密工作

一、 科研檔案保密工作的重要性

科研檔案是在科研活動當中直接形成的，具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數據、圖紙表、圖片、聲像等各式各樣的科技文件材料。科研檔案同時也是工作人員的勞動結晶和智慧成果，是反映科學研究的真實活動記錄、是重要科研信息的資源儲備形式、是發揚現代科學與技術和經濟建設的重要條件和依據。

科研項目檔案管理是科研機構重要的基礎性工作，作為船舶規范標準制訂的科研機構，不僅涉及科研項目的研究、開發、科技公關等方面的重點內容，而且它還會涉及高新技術方面的機密、知識產權等問題。科研檔案的保密管理工作顯得尤為重要。

二、科研檔案保密工作面臨的問題

隨著經濟、政治、文化相互之間交流與合作的日益發展，科學技術的日益進步，科研的檔案保密措施出現了一些新動態、新問題。作為知識和技術密集型的科研機構，科研檔案保密工作一直是其檔案管理工作中的一個重點和難點。

（一）領導重視程度不夠，員工保密意識還有待加強。作為一個經濟組織的群體，其首要目標在于創造效益，容易形成管理層重經營輕管理的局面，同時由于對科研項目檔案管理重視不夠，勢必會造成相應配套的制度不夠完備，約束保密要害部門的各個環節力度不夠。

在我們的科研機構內部，由于對檔案管理的重要性缺乏正確的認識，檔案管理工作的保密意識淡薄，有些科研人員甚至對《保密法》并不了解，放松了對安全隱患的警惕。

（二）防范能力相對落后。隨著信息時代和網絡時代的來臨，信息以及計算機的技術快速發展，給我們的科研檔案工作中的保密環節帶來了更多的挑戰，通信和計算機的網絡泄密事件日益增多。一是在工作中我們往往對建設好計算機網絡考慮較多，對保密防范措施涉及較少，存在重建設使用，輕保密管理的現象。二是由于保密條款的不完善，存在“一機多用、一機多聯”的問題。三是對紅頭文件的保密管理較為重視，而對計算機軟盤、硬盤、光盤上的涉密信息的保密管理重視不夠，疏于管理。

三、科研檔案保密工作應采取的對策建議

為進一步提高科研檔案信息資源的共享利用，檔案安全成為檔案管理中最關鍵、最根本的問題，為此我們要根據科研檔案保密管理的特點與需求，提出科研檔案安全建設的建議。

（一）強化知識教育，增強保密意識。領導的重視是做好科研檔案保密工作的重要保證。我們一定要在努力做好自己本職工作之后，學習如何轉變觀念，由被動型轉向主動型，深入開展以科普科研檔案保密法律常識為主要宣講內容的保密法制宣傳的教育活動，及時加強各級領導干部和科研人員的保密觀念，爭取領導和科研人員的重視和支持，促進科研檔案保密工作更好更快地發展。

（二）完善科研檔案管理制度。對科研檔案施行統一的管理，建立完善的安全規章與制度，加強對人員、部門的管理，按照國家安全保密的要求，科學地對信息保密等級進行劃分，明確監管的職責，健全檔案的收集、整理、保管、利用、借閱、保密等工作上的流程，推行檔案工作的標準化、規范與管理，保持與項目管理辦法互相匹配，保證科研檔案的統一與延續性，以形成科研檔案工作中的良性循環。

（三）堅持巡視檢查制度。加強對涉密要害部門的管理，由專職科研檔案保密人員定期對本單位的科研檔案保密要害的位置進行安全專項檢查，通過檢查，及時發現問題，及時采取補救措施，及時堵塞泄密渠道。

（四）加強保密技術防范和管理。在科研檔案保密技術發展上，我們要科學評估當前科研檔案管理的效率、是否保密，是否采取行之有效的措施，對信息傳遞過程進行分級的管理和訪問的權限控制，確保涉密載體與互聯網實行物理隔離。同時為防止科研檔案信息的泄漏和人為的破壞，要加強安全方面技術的開發，使用先進的安全技術和產品。嚴格責任制，嚴格控制涉密的計算機、涉密移動存儲介質交叉使用、保存等各個環節的保密管理。

科研檔案保密管理工作，是新時期、新形勢下一項全新的工作，作為科研檔案部門的管理人員要認真執行好“崗位責任制”“首問責任制”“服務承諾制”，通過各種形式調動、完善科研檔案的保密管理工作，全方位地確保科研檔案的安全性。