單位檔案信息化管理的路徑反思

胡輝

【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各單位也逐漸開始應(yīng)用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)開展各項(xiàng)工作。為適應(yīng)新時(shí)期工作需求，進(jìn)一步促進(jìn)單位檔案管理工作效率的提升，我們應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化管理，提升檔案資源的共享性，充分挖掘出檔案材料的價(jià)值和功能。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對(duì)單位檔案信息化管理的路徑進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；對(duì)策

檔案信息化建設(shè)是一種對(duì)檔案材料文件進(jìn)行有效保存、開發(fā)、利用的手段，我們應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案材料的轉(zhuǎn)換，科學(xué)開展好各類檔案資源的整理、保存與利用工作，建立更加完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為單位各項(xiàng)工作的有序開展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

一方面是數(shù)字檔案自身存儲(chǔ)環(huán)境具有優(yōu)勢(shì)。過(guò)去的檔案管理工作通常都是以紙作為媒介，利用人工錄入的方式進(jìn)行記錄，而紙質(zhì)材料的保存期限不是很長(zhǎng)，在后期的使用、維護(hù)工作中也存在一定的困難，而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，利用電子錄入的方式來(lái)強(qiáng)化對(duì)檔案資源的管理，從根本上轉(zhuǎn)變了檔案材料的管理方式與途徑。檔案材料能夠直接存儲(chǔ)到電子磁盤中，其占用空間大大縮小，也能夠更加便捷地進(jìn)行讀取利用。從其存儲(chǔ)環(huán)境來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理對(duì)工作環(huán)境的要求不是很高，有助于促進(jìn)管理效率的提升。另一方面是數(shù)字檔案在查詢使用過(guò)程中具有優(yōu)勢(shì)。檔案管理工作屬于單位各項(xiàng)工作的重要支撐點(diǎn)，怎樣充分挖掘和利用好檔案材料，發(fā)揮出檔案材料的價(jià)值與作用，促進(jìn)其使用效率的提升，這是我們必須要深入思考的問題。過(guò)去的檔案管理在查詢和使用上存在一些制約因素，比如說(shuō)紙張老化、手續(xù)流程繁雜等，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理之后，能夠第一時(shí)間為使用者找出其需要的檔案，同時(shí)在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案查詢利用的流程，提高了檔案利用效率。

二、單位檔案信息化管理的路徑

（一）推進(jìn)信息化管理平臺(tái)建設(shè)。新時(shí)期，檔案信息化管理方式能夠有效促進(jìn)檔案整理、檢索、存儲(chǔ)、利用等工作效率的提升，讓各種不同類型的數(shù)據(jù)信息得以更好的處理。要確保信息化管理工作的有序開展，首先必須要加快信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，利用統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部共享，依托信息平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳輸，幫助使用者更快地解決各種問題。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化單位各部門的溝通，在信息平臺(tái)中設(shè)置完善的子系統(tǒng)，以便于使用者第一時(shí)間找到自己所需的檔案材料，促進(jìn)單位檔案管理工作朝著更加科學(xué)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備。只有科學(xué)選擇配置硬件設(shè)備，才能夠確保信息化管理工作得以順利開展。對(duì)單位檔案信息化管理工作而言，硬件設(shè)備是重要不可或缺的，我們?cè)谶x擇硬件設(shè)備的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位實(shí)際情況和檔案管理工作的使用需求來(lái)決定。比如說(shuō)所選擇的硬件設(shè)備需要滿足單位日常檔案材料的存儲(chǔ)需要，設(shè)備質(zhì)量要確保其可靠性，防止因?yàn)橛布收隙鴮?dǎo)致重要檔案材料丟失或數(shù)據(jù)受損的情況。對(duì)超大容量的硬件存儲(chǔ)設(shè)備而言，應(yīng)當(dāng)保證其具備較強(qiáng)的抗外力性，在實(shí)際使用過(guò)程中不會(huì)輕易受到外部環(huán)境因素的影響或破壞，確保其中存儲(chǔ)的檔案材料的安全。

（三）引進(jìn)或開發(fā)檔案管理軟件。檔案信息化管理工作不單單需要硬件設(shè)備的支持，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)增加新的技術(shù)支持，對(duì)檔案管理工作而言，要借助于專業(yè)、完善的檔案信息管理軟件來(lái)支撐整個(gè)信息管理活動(dòng)的開展。所以我們應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)或開發(fā)新的符合單位檔案管理工作實(shí)際的管理軟件，不斷促進(jìn)單位檔案信息化管理系統(tǒng)的完善。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)各類管理軟件有充分的了解，能夠熟練使用，不斷提升檔案信息化管理水平。

（四）信息化管理注重資源共享。在過(guò)去的檔案管理工作中，紙質(zhì)化的檔案材料為使用者的查找、利用帶來(lái)了很大的困擾，很多時(shí)候因?yàn)榧堎|(zhì)材料容易丟失或者受損，導(dǎo)致一些重要資料無(wú)法使用。為有效處理好這一問題，我們?cè)谛畔⒒芾淼倪^(guò)程中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案資源的共享，可以將單位檔案材料傳輸?shù)絻?nèi)部網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器中，防止因?yàn)樾畔⒐芾硐到y(tǒng)故障而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。另外也可以通過(guò)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)與共享，而在日常的檔案信息收集整理的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，保證檔案材料的安全性與完整性。

（五）提升管理人員信息素養(yǎng)。“人”是做好一切工作的關(guān)鍵，想促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升，首先應(yīng)當(dāng)不斷提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。我們可以借助于定期組織進(jìn)行培訓(xùn)教育活動(dòng)的方式來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，提高他們的計(jì)算機(jī)使用水平，培養(yǎng)檔案管理人員的評(píng)估鑒別能力、信息收集能力。同時(shí)在檔案信息化管理工作中，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)進(jìn)行自我充電，利用空余時(shí)間積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等方面的知識(shí)，增強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)，并重視學(xué)習(xí)過(guò)程中的積累和探索，真正將理論與實(shí)踐聯(lián)系起來(lái)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，單位檔案信息化管理工作關(guān)系到方方面面的內(nèi)容，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性的工作。作為檔案管理工作者，我們必須要引起充分的重視，將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代化管理理念結(jié)合起來(lái)，尋找更高效、更便捷、更加智能化的檔案管理工作方法，從而為單位各項(xiàng)工作的有序開展提供更多的便利，讓檔案管理工作作出更大的貢獻(xiàn)。

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