就業服務中心檔案管理工作要點分析與解讀

張雪純

【摘要】就業服務中心是為各類人員就業提供相關服務的機構，其工作性質較為特殊，因此，就業服務中心的檔案管理工作也與一般的企事業單位有所區別。為使就業服務中心在維護社會穩定中的作用得以充分發揮，必須重視檔案管理。基于此點，本文從建立檔案管理信息化網絡、優化檔案管理工作流程、拓展人事檔案管理方式三個方面，對就業服務中心檔案管理工作要點進行分析解讀。

【關鍵詞】就業服務中心；檔案管理；工作要點

一、建立信息化網絡系統為檔案管理工作服務

就業服務中心在開展檔案管理工作時，為提高檔案管理水平和工作效率，可對信息化技術進行合理應用，構建起一套相對完善的信息化網絡系統。就業服務中心應當將各類人員的就業信息管理放在工作的首位，收集數據信息，建立求職者檔案數據庫，通過數據庫能夠對求職者的相關信息進行快速查詢，如個人基本信息、求職信息等，由此可確保相關人員就業服務工作的有序開展。同時，就業服務中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網絡系統當中，由系統對這些信息進行分類，利用檔案數據庫，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業人員在最短的時間內重新就業，達到維護社會穩定的目的。

由于傳統的紙質檔案具有占地面積大、容易丟失和損壞等特點，并且也不便于使用者查詢。對此，就業服務中心在開展檔案管理工作時，可將紙質檔案數據化作為工作重點，利用掃描技術，將紙質檔案中的信息數字化，并存儲到檔案數據庫當中，由此除了便于檔案存儲和保管之外，還能提高檔案的利用效率。此外，就業服務中心應當對各部門中的信息資源加以整合利用，檔案管理人員則可通過內網與各部門的主管領導進行溝通，并建立由各部門及專業人員組成的網絡信息管理機構，在做好基礎性工作的前提下，進一步加強檔案管理，定期發布專業信息。

二、對工作流程進行優化為檔案規范化管理服務

就業服務中心檔案管理的工作流程與管理質量、管理水平等方面有著密切的關聯，為此，應對相關的工作流程進行優化改進，以此來確保檔案管理規范化目標的實現。由于就業服務中心的工作性質比較特殊，從而使得檔案材料的收集成為檔案管理的工作重點，為保證收集的檔案材料真實、完整、準確、可靠，應對材料收集的相關細節加以注意。

首先，應建立一個就業人員檔案材料收集網絡，根據材料的形成特點，采取多種收集方式相結合的方法開展收集工作，如定時收集、補充收集等。

其次，所有與就業人員或是用人單位簽訂的檔案管理合同，均應當以契約形式對雙方應當享有的權利及履行的義務進行明確，并對形成的材料進行及時收集和歸檔保存。

再次，必須保證所有接收的檔案內容完整、材料齊全，任何單位不得以各種名義和理由，扣留檔案材料，也不可以采用分批的方法對檔案進行轉出。檔案管理人員在對檔案材料進行驗收時，若是發現材料有缺失的情況，應索取相關的證明文件，以此來確保材料的完整性。

最后，應改變檔案材料的收集保存方式，從被動接收，轉變為主動收集，可以通過創建新型的存檔模式，解決人檔分離的問題，就業人員檔案材料的收集與整理工作，可由用人單位代為完成，并在制作成正式的材料后，送交就業服務中心，由就業服務中心的檔案管理部門，按照國家的有關規定要求，對檔案材料進行審核，確認符合要求后，進行歸檔保存。

此外，隨著我國人事制度改革進程的不斷深化，就業人員的流動將會變得越來越頻繁，因此，就業服務中心，應當對檔案的轉遞手續加以規范，并將之作為檔案管理的重點工作來抓，從而確保就業人員的檔案能夠順利轉遞。

三、拓展人事檔案管理方式為檔案管理開辟新路徑

近年來，隨著人事派遣制度在我國一些城市的推行，對就業服務中心人事檔案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就業服務部門成為員工的法定雇主，并全權負責派遣員工的人事管理工作，而用工單位則與就業服務部門簽訂人事租賃合同，這樣勞動關系發生轉移，由此大幅度提升了人力資源的配置和使用效率，也給就業人員提供了更多的就業機會。在人事派遣制度下，人事與勞動關系的一體化管理格局被打破，就業服務機構成為了人員的管理部門，而用人單位則只負責對人才的使用。同時，人才資源實現了高度共享，用人單位可以按照自己的需要對人才進行選擇，避免了人才選用不當給企業帶來的影響和損失。此外，原有的編制限額隨之突破，進一步滿足了各單位的用人需求。如一些定員定編的單位，可通過人事派遣的方式增加編外員工，這樣無需擴大編制，也能解決單位對人才的需求問題。就業服務部門在人事派遣制度中是就業人員的雇主，他們的角色發生了轉變，被派遣人員的人事檔案成為檔案管理工作的重點內容，為對被派遣人員有更加全面的了解，檔案管理部門需要定期對相關人員的檔案內容加以完善，如工作情況、業績情況、培訓考核結果等等。當派遣人員的合同到期之后，如果不再續簽，其人事關系仍由就業服務部門代理。

四、結論

綜上所述，就業服務中心在開展檔案管理工作時，應當抓住工作的重點環節，將主要精力放在為相關人員提供就業服務上，最大限度地發揮出檔案的利用價值，解決人員就業問題，維護社會穩定。

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