試論如何有效提升高校二級學院辦公室管理水平

胡俊峰

【摘要】隨著高等教育改革的不斷深入，高校管理重心逐漸下移到二級學院，二級學院辦公室的地位與作用將會愈發重要。分析當前二級學院辦公室工作面臨的困難，找到提升二級學院辦公室工作水平的方法，對二級學院的建設發展將起到積極作用。

【關鍵詞】學院；辦公室；管理

隨著高等教育改革的不斷深入，構建和完善中國特色現代大學制度步伐不斷推進，高校管理重心逐漸下移到二級學院。二級學院的管理任務和內容顯著增加，承擔著高校基本的教學、科研、人才培養、社會服務和文化傳承功能。作為高校基層管理機構和二級學院核心樞紐的二級學院辦公室發揮著越來越重要的作用，其管理與建設水平直接影響著高校事業發展。當前，我們要從分析現實存在問題入手積極探索優化策略，才能有效提升高校二級學院辦公室管理水平。

一、當前高校二級學院辦公室工作面臨的困難

（一）客觀表現。一是工作領域越來越寬、承擔的任務越來越重。日常事務的不斷增多和逐漸泛社會化趨向，也增加了工作執行的復雜性。二是工作標準越來越高。在辦公室承擔的工作中，既有事關全局的大事，還有關系師生切身利益的實事，既要參與政務，又要管理事務，還要搞好服務，每項工作都要以較高的標準來衡量。此外，隨著高校發展的不斷深入，各種矛盾日益突出，亟待解決的事件也越來越多，辦公室人員需要時刻保持高度的政治敏感性和處理突發事件的敏銳性。三是對業務能力的要求越來越高。處于信息化的時代，各大高校均從紙質辦公向信息化辦公轉換，各類信息系統相繼創建，也對各二級學院的配合管理提出了相應的要求。這類工作是由辦公室來承擔的，這就使辦公室增加了很多全新工作內容，對辦公室工作人員的學習能力、業務能力、新技術的再接受能力都提出了很高的要求。也無形當中給辦公室工作增加了難度。四是辦公室工作的非專業化，使得其認可度得不到提升。辦公室工作往往是服務工作，因此辦公室工作雖然千頭萬緒，但往往成效不顯著，不容易有亮點，難以得到認可。

（二）主觀表現。一是由于辦公室工作的專業度低，存在很多辦公室工作人員對自身的工作認可度不高，對崗位的依賴性也不高的情況。這種狀況導致辦公室崗位的流轉性較強，往往在辦公室崗位上不能長久，穩定性不高。二是部分學院機關工作人員的思想觀念和行為方式滯后于發展的需要，對自己的工作沒有目標，安于現狀，固守陳規。依然存在辦公室人員認為領導讓做什么就做什么，甚至部分辦公室人員在完成領導交給的任務時還會打折扣，敷衍了事，創新更是無從談起。三是有些工作人員沒能牢固樹立為教學科研服務，為師生服務的根本宗旨，認為自己是管理者，存在著重管理、輕服務的“官本位”思想，淡忘為師生服務的主導性，缺乏人性化的管理和人性化的服務，工作中會表現為充當“二傳手”的角色。

二、如何提升高校二級學院辦公室管理水平

（一）加強教育培訓提升辦公室人員自身素質。高校二級學院辦公室工作人員來自不同的專業背景，基礎素質參差不齊，因此需要建立分層次、多形式的培養培訓體系，有組織、有計劃、有步驟地對辦公室人員加強培養培訓工作。采用日常培訓與專題培訓相結合的辦法，幫助辦公室人員系統學習掌握現代高等教育理論和管理學知識。同時，應積極鼓勵辦公室人員加強自學能力，改善知識結構，全面提高自身的素質，在實際工作中鍛煉工作的協調能力、溝通能力、應變能力和創新能力，提高管理工作的實效。

（二）制定并完善辦公室管理制度和考核制度。根據辦公室工作的特點和性質，制定和完善符合辦公室工作要求的管理制度，使辦公室人員有制度的規范和約束，辦事有章可循。明確辦公室人員各自的管理崗位，強化責任意識，建立崗位責任制，把辦公室工作內容納入制度管理軌道，使辦公室人員能夠責任明確、各負其責。同時，以師生評議、領導評價和其他評議相結合的綜合考核辦法，著重對履行崗位職責與工作規程情況、遵守學校學院相關考勤制度情況、工作效率和工作質量、工作態度和工作作風、教師和學生的投訴率等方面對辦公室人員的工作進行考核。

（三）引入競爭機制。按崗擇優聘用符合崗位要求的辦公室工作人員，創造競爭平臺，營造優勝劣汰的良性競爭環境，增強辦公室工作人員的緊迫感和危機感。實施“薪酬激勵”

“成長激勵”與“精神激勵”相結合的激勵機制，把工作人員的工作績效與其獎金分配、晉升晉級、榮譽表彰等切身利益聯系起來，做到獎懲分明，激勵并滿足工作人員的合理需求，增加其成就感和榮譽感，充分發揮其積極性、主動性和創造性。

（四）樹立“以人為本”的管理觀念。辦公室的工作能否做好，歸根結底要靠辦公室全體工作人員的努力。人的因素是第一位的，沒有一支高素質的干部隊伍，就不可能有一流的工作成績。要樹立以“以人為本”的觀念，從思想上重視管理工作，把管理和教學、科研放到同樣的層面上來抓。貫徹“人本管理”的思想，要引導辦公室人員調整心態，明確工作目標，認清管理工作的重要性，樹立濃厚的服務意識，尤其是超前服務的觀念。只有擁有了“以人為本”的管理觀念的管理隊伍，才能主動、創造性地開展工作。

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