淺議中學檔案管理的新思維

徐強

【摘要】檔案是歷史記錄的載體，是對人類社會活動中各種具有保存價值事物的文本記錄。當代中學檔案管理對學校工作有著極為重要的作用，它是確立學校規章制度、記錄學校歷史、保障學校正常發展的基礎，整理并分析檔案的作用在于總結過往經驗，借此在今后的工作中揚長避短，進而促使學校教職員工對如何塑造學校形象產生一個較為清晰的認知，以此為學校今后的建設提供良好的借鑒。

【關鍵詞】中學檔案 管理理念 新思維

檔案管理是歸類知識、整合知識的過程，倘若沒有檔案整理、檔案歸類、檔案收集，人們便無法在需要的時候，從大量的檔案中快速找出自己需要的那一部分資料。且加強對中學檔案的管理，能給學校提供一個較為清晰的發展歷程，以此幫助學校的管理人員在日后的管理工作中避免重復出現曾經的問題，也能幫助教師對自己的教學水平有一個清醒的認知，并在此基礎上，不斷地反思自己的教學，進而提高自己的業務能力。因此，中學檔案管理者應更新自己的管理理念，以保證自己進行更好地管理。

一、提高思想認識與自信心

檔案管理是學校發展中的重要部分。目前，很多中小學校對檔案管理工作仍不夠重視，然而，中學檔案在維護學校正常教學、融會教師教學成果方面卻有著極為重要的作用。因此，管理者要提高自己的思想認識，對做好工作充滿信心。

當今中學管理檔案方式主要為以下流程：首先由校內建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負責管理；其次根據工作需要將各部門整理的文件及資料經過認真挑選后，立卷或計件整理成冊；最后由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據立案單位、類別、內容等進行統計及存放。這一系列方法能保證文件的規范管理，隨時收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時能及時找到。

但僅僅做到以上步驟仍不夠完美。在實際檔案管理過程中，還應注重不斷完善檔案管理的措施及方法。中學檔案管理相關人員應加強管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應做到及時收納，除校內檔案外，還應注重校外資料的整合，將涉及到中華傳統文化的資料收集到中學檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實際工作結合在一起，將傳統文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學檔案管理不僅注重校內小事，更能順應時代潮流，達成多學科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統一，進而更好地管理檔案貢獻綿薄之力。

二、應跟上時代潮流，學習基本的信息技術

任何工作都應順應時代的發展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強自身的管理能力，同時也要增強管理工作的有效性，迅速掌握與計算機相關的管理技術，并將其熟練運用起來，才能真正做到順應時代的發展變化。

首先，管理者應提升自己使用計算機的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學習，多鉆研，最重要的是多使用計算機，這樣他們在面對這樣較為智能的管理時，不至于出現手忙腳亂的狀況。

其次，管理者應學會熟練操作打印機、傳真機等具有現代化的辦公設備，對于辦公室常使用到的錄像設備、刻盤、攝影等的使用方法，都要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。如此一來，面對不斷更新的新科技，管理者不至于出現手忙腳亂的情況。

管理者只有不斷提升自身的素養，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的時代潮流下，管理者應不斷充實自己、不斷學習，樹立起“活到老，學到老”的學習意識，將現代管理理念與前人總結下來的經驗結合在一起，這樣才能更好地進行管理。

三、心細手勤，檔案內容要充實

檔案的內容與數量在不斷增加，且檔案的保存形式多以“活頁盒”的形式存在，以確保可以隨時增加、借閱。鑒于此，管理者應做到手勤心細。

手勤心細，即管理者要將自己管轄范圍內的檔案數量理清楚，對要增添的內容及時放入活頁盒。對借閱出去的檔案要隨手記載，對還回來的文件要及時放回，這樣便能避免檔案遺失的情況出現。

除此之外，中學檔案中，相當多的數量是歷次的考試試卷，管理者對其進行細致地管理、保存，不僅能夠給教師調整教學進度、教學方式提供極大的幫助，即教師通過對歷次試卷的分析，能發現自己在教學中可能出現的知識漏洞或者錯誤，還能幫助教師保存珍貴的試卷資源。由此可見，檔案不僅對教師反思自身教學很重要，它對整頓教學秩序、改進教學進度，促進教師求知的深度和廣度都起著舉足輕重的作用，因此，管理者在平時的管理中，應做到細致有序，這樣才能為提高教學效率提供幫助。

總而言之，在檔案管理工作中，管理者也應秉持以上觀念，在日常工作中不急躁、不冒進、踏實做事、熱愛工作，在樹立工作自覺的同時將檔案管理精神不斷地匯集在檔案上，更要將其真正融入到日常工作與生活中，從而提升中學檔案管理的工作效率。

參考文獻：

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