信息化背景下，提升檔案管理水平的方法探究

張曉佳

摘要：隨著時代的發展，科技的進步，工作生活發生了翻天覆地的變化，在檔案管理與服務工作方面，也應當打破原有的、傳統模式的束縛，不斷擴大服務領域，進一步優化管理方式與方法，積極探索信息化檔案管理與服務工作的新路徑。本文將就信息化背景下，提升方案管理水平的方法展開深入探究。

關鍵詞：信息化;轉變觀念;更新設備;綜合素質

隨著信息科學技術的不斷發展，人類社會已經進入了信息化時代，在這樣的科技背景之下，檔案管理工作也正在逐步實現由傳統的手工處理的方式向信息化處理方式轉變。在轉變的過程之中，人們通過把先進的信息科學技術和檔案管理的手段有效的結合在一起，有效的提升檔案管理的水平和效率，滿足現代檔案管理的實際需要。

一、檔案信息化管理的意義分析

1、有助于提高檔案的利用率

檔案的信息化管理需要借助計算機對檔案進行查閱，極大地提高了檔案的利用率，主要體現在三個方面：第一能夠代替傳統的人工查閱檔案的方式，從而為檔案的調閱和查詢提供便利;第二能夠迅速完成檔案的接受、轉遞以及借查閱工作;第三，檔案信息化管理還能夠完成檔案、花名冊以及報表等資料的輸出，全面提高檔案管理的效率。

2、有助于降低檔案管理的成本

檔案借助計算機進行管理后，從原則上講未經允許是不能隨意查閱的，只有經過允許的人才能查閱原件，如此便極大地減少了檔案原件的使用頻率，保證了檔案信息的完整。另外傳統的檔案管理辦法需要設立多名專職的檔案管理人員，但是實現信息化管理之后，可以大大提高檔案管理的工作效率，節省勞力成本，從而極大的降低了人事檔案管理的成本。

3、有助于提高檔案的質量

檔案信息化后，將檔案信息的載體由傳統紙質轉為光盤或計算機，將紙質檔案轉化為信息檔案時，可選擇先用紙質檔案進行掃描，在文件重點內容上進行著重彩色掃描，提高檔案信息準確度，明確檔案中的重點內容。從而，在檔案信息質量上建設電子檔案比由大量復印件組成的紙質檔案有著較大的優勢，并且可解決紙質檔案的缺陷問題，使得檔案信息質量大幅提升。

二、當前檔案管理存在的缺陷分析

目前，由于相關制度沒有嚴格落實，一些單位對檔案管理人員的教育培訓不足，影響檔案管理水平提高，存在的不足表現在以下方面。

1、管理人員素質偏低。例如，不注重引進專業扎實，管理綜合技能強的檔案管理人員。再加上忽視構建完善的教育培訓機制，忽視對檔案管理最新知識和技能的學習，難以提高忠誠和擔當意識，影響干部保健檔案管理水平提高。

2、基礎設施有待改進。未能有效適應檔案管理數字化發展趨勢，不利于增強檔案管理人員綜合技能。在基礎設施建設方面的資金投入不足，數據庫建設、更新和升級不足，掃描儀和計算機應用不足，設備陳舊，未能及時改進，難以順應檔案管理新趨勢和新需要。

3、制度有待進一步完善。未能建立健全完善的檔案管理制度，現有制度不健全，忽視結合新形勢和新需要完善干部保健檔案管理制度和相關措施。例如，一些管理人員責任心不強，忠誠擔當意識不強，沒有認真做好檔案管理的每一項工作。再加上獎懲激勵機制不完善，難以全面激發檔案管理人員的主動性和積極性。

三、信息化背景下，提升檔案管理水平的幾點建議

1、提高檔案管理意識，加大檔案管理力度

檔案管理是一項綜合類事項，涉及面廣、信息量大。在新的形勢下，各部門必須將計算機技術應用于檔案管理工作中，轉變傳統觀念，拓寬服務領域，延伸服務范圍，創新服務機制，才能充分發揮檔案獨特的服務功能。相關部門也要認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，提高檔案意識，提高檔案人員工作熱情，增強檔案人員責任感和使命感。檔案人員要嚴格要求自己，努力在平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。各級部門要加大檔案管理力度，提高對檔案工作重要性的認識，提升檔案管理水平。

2、加大資金投入，完善工作設備

檔案管理方式落后主要是由于檔案管理設備落后導致的，這與檔案管理部門領導對檔案管理工作重視程度不足有關。要使檔案管理走上先進檔案管理道路上來，就需要有關領導對這部分工作提高認識，增加對檔案管理的資金投入，制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦和相應的資料收集、管理軟件都要配齊。檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備，并做好相應的預算，將預算及時、合理上報，為檔案管理工作進入科技化、信息化提供便利。

3、利用現代化手段，提高信息化

隨著經濟與社會科學的不斷發展與進步，檔案管理工作也應隨著時代而發展，首先檔案的管理人員不但要有過硬的專業基礎與全面的理論知識，還要具備良好的職業道德與盡職盡責的工作態度，并且能夠利用科學先進技術作為管理檔案的主要手段與技能，只有這樣才能適應新的檔案管理工作需求;再者由于檔案是用于記錄豐富的信息，傳播著重要的信息資源，但是由于這項工作過于繁雜，因此我們需要學會運用計算機等科技化的設備來幫助我們完成檔案管理，像是傳統的人工立卷，因為每個人的理解能力有所不同，因此對同一個文件可能有著不一樣的理解，這樣就會有可能發生分類不準的現象，給實際工作帶來很大不便，如果能適當的利用計算機進行模擬立卷，可以將屬于條目類別的內容打印出來，以此為檢索工具，既可降低人為因素產生的文件歸檔不準的現象，同時又減少了人員工作量并有效提高了檔案管理工作的效率。

4、提升檔案管理人員綜合素質，實現高效化管理

檔案管理工作是一個長期、系統性的工作，管理人員起到很重要的作用，其工作優劣程度直接影響著檔案管理的水平高低。因此，提高檔案管理水平就得加強檔案管理工作人員的素質，加強對管理人員的培訓，培養管理人員的責任心和服務意識，同時還要提升管理人員的專業管理技能，保證檔案管理工作的科學、有效進行。

綜上所述，由于科學技術的不斷進步，讓企事業單位的檔案管理水平也得到了一定程度的發展，不過仍然存在一定的問題，而想要及時的解決這些問題，就一定要加強法制化建設，進行檔案管理的信息化建設，同時也要提高檔案管理人員的素質以及檔案資源利用效率等工作。因此在今后的工作中，相關工作者要積極努力，認真探索，爭取制定出更為完善的方案，從而讓企事業檔案的管理水平邁向一個新的高度。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣消費者協會）