新形勢下文書檔案規(guī)范化管理過程中的問題及對策分析

吳紅宇

摘要：文書檔案在行業(yè)經(jīng)營管理中起到了信息收集和保存的作用。本文闡述了文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀，通過管理制度的健全、先進技術(shù)的使用、員工素質(zhì)的提升、部門合作的加強、收集流程的強化和績效考核的銜接幾個方面探究了檔案管理的措施，旨在提高員工的工作質(zhì)量和效率，創(chuàng)新先進化管理技術(shù)，構(gòu)建科學的檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：文化檔案；規(guī)范化管理；問題；對策

引言：

文書檔案種類繁多，涉及到業(yè)務、行政以及黨群等各方面，在管理和使用的過程中也較為復雜。所以，新形勢下的管理工作要更為規(guī)范和有效，總結(jié)積累以往的工作經(jīng)驗并利用現(xiàn)代化技術(shù)，為其他工作的順利開展奠定基礎。

一、文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度匱乏

很多單位在制定管理制度階段沒有結(jié)合實際情況，在實施階段也趨于形式化，很難落實到檔案監(jiān)管工作中，而缺少相關(guān)獎懲制度也是導致員工積極性差、工作質(zhì)量低下的原因之一，嚴重阻礙了文書檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（二）管理方式落后

傳統(tǒng)檔案管理思想在員工心里根深蒂固，所以手段落后、理念陳舊也是當前文書檔案管理工作中需要重視的問題。而領(lǐng)導層面對于檔案管理工作的認知不夠是這種情況出現(xiàn)的根本原因，現(xiàn)代化檔案系統(tǒng)的使用、維護和更新都需要大量的成本投入，若上級人員不支持，就會嚴重阻礙檔案的智能化發(fā)展，而任用一些兼職人員管理檔案也會導致工作缺少規(guī)范性。

（三）管理力量薄弱

管理力量薄弱主要體現(xiàn)在員工素質(zhì)參差不齊、身兼數(shù)職等現(xiàn)象，檔案管理工作需要一定的技術(shù)支持，并且現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展使很多檔案實現(xiàn)了紙質(zhì)版向電子版的轉(zhuǎn)化，一些員工的意識還停留在傳統(tǒng)的檔案管理上，致使管理水平與檔案體系的不符，成為了文書檔案規(guī)范化管理中的影響因素之一。

（四）管理銜接不當

很多部門在工作對接上存在一定的缺陷，尤其體現(xiàn)在檔案收集方面，管理人員和各部門缺少溝通，導致歸檔工作缺乏效率，還有一些長時間得不到儲存的檔案存在遺失的風險，嚴重影響了管理工作的質(zhì)量。

二、文書檔案規(guī)范化管理的對策

（一）管理制度的健全

健全管理制度是實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的基礎，相關(guān)單位要結(jié)合檔案管理工作的實際情況合理制定獎懲制度，對于盡職盡責、嚴于律己的員工予以精神和物質(zhì)上的獎勵，對于擅離職守、態(tài)度消極的員工視情節(jié)輕重采取批評和處罰手段，鼓勵員工全身心的投入到檔案管理工作中。還可以將工作質(zhì)量作為績效考核標準的一部分，使個人發(fā)展與企業(yè)的戰(zhàn)略目標一致。績效考核除了物質(zhì)上的獎賞外，還包括晉升、獲取培訓機會等精神上的鼓勵，推動檔案管理體系的穩(wěn)定發(fā)展。制定管理方案時還要明確檔案工作的各個環(huán)節(jié)，考慮工作流程中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，比如文件的丟失、遺漏，提前做好備份存檔并制定事故解決方案，盡量將風險降到最低。

（二）先進技術(shù)的應用

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化需求，因此，新形勢下文書檔案的智能化發(fā)展是必然趨勢。計算機技術(shù)在文書檔案管理中存在一定優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在調(diào)取的便捷性、存儲的安全性、資源的共享性等方面，由于系統(tǒng)支持快速存儲及使用，減少了大量的人力和物力，而紙質(zhì)版檔案存儲所需空間大，且在保存過程中具有一定的缺陷。檔案管理系統(tǒng)還能實現(xiàn)資源的共享利用，檔案的傳遞打破了時間和空間的雙重限制，滿足了新形勢下對于工作效率的要求。但是數(shù)字化檔案管理體系也存在一定的弊端，比如網(wǎng)絡系統(tǒng)的風險性可能會使一些不法分子趁機竊取信息，電腦病毒和黑客都是威脅信息安全的因素，因此管理人員要加強安全防護手段的使用，如設置專用內(nèi)網(wǎng)或者防火墻，定期使用軟件殺毒，使信息的儲存更為安全可靠。想要有效確保檔案的安全性，還需要對系統(tǒng)進行定期的維護保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)安全漏洞或設備故障，避免影響檔案的使用和儲存[1]。

（三）員工素質(zhì)的提升

管理人員的素質(zhì)參差不齊，因此企業(yè)要定期為員工提供培訓學習的機會，既要注重理論知識的積累，也要確保實踐能力的培養(yǎng)。除了專業(yè)教師的講解以及新老員工的經(jīng)驗分享外，還可利用網(wǎng)絡技術(shù)，建立微信群或公眾平臺，在其中分享一些先進的檔案管理技術(shù)、提出工作中出現(xiàn)的問題并討論解決方案，在實現(xiàn)良好互動體系的同時減少管理工作中出現(xiàn)的各種難題，加強員工的合作意識，有助于增強人員的凝聚力和集體榮譽感[2]。另外，要加強管理人員的保密教育，很多檔案信息屬于隱私的范疇，員工要提高職業(yè)素養(yǎng)，簽訂保密協(xié)議，確保檔案的安全，一旦發(fā)現(xiàn)有泄露隱私的行為要及時處罰，情節(jié)嚴重者可辭退來維護檔案管理的和諧環(huán)境。

（四）部門合作的加強

檔案在存儲和使用中涉及到很多部門，因此要確保各環(huán)節(jié)之間的有效銜接，規(guī)范檔案管理體系，使歸檔更為及時高效。管理人員要加強與各部門之間的交流，結(jié)合企業(yè)的實際情況來完善檔案收集工作，重視企業(yè)改革、重大事件及變動等材料的管理，為以后的工作提供理論依據(jù)。

（五）收集流程的強化

一般來講，文書的收集過程是先由各部門整理再按照規(guī)定時間上交，檔案管理人員要做好核對登記，確保資料的完整性。但是當前形勢下文書檔案在各部門滯留時間久，不能及時回收是影響管理效率的因素之一。想要實現(xiàn)規(guī)范化管理就要求工作人員加強收集力度，對于企業(yè)的活動和會議講話產(chǎn)生的信息要在結(jié)束后的第一時間收集整理，還要檢查內(nèi)容是否清晰完整，滿足歸檔要求。要盡量縮短檔案收集的周期時間，滯留時間越長越容易造成資料的遺失。

（六）績效考核的銜接

想要提高員工的工作效率，就要將檔案管理與績效考核相掛鉤，主要考察的內(nèi)容為歸檔率和信息儲存的完整性。績效考核的內(nèi)容不僅使工資獎金，還有晉升制度和培訓機會，將檔案管理效率當作績效的標準可以提高員工的積極性，減少應付了事的消極心理，督促員工在規(guī)定時間內(nèi)有效完成檔案收集，使文書檔案管理更科學、合理、高效。

結(jié)論：

總而言之，文書檔案在企業(yè)管理中具有重要的意義，因此，企業(yè)要將檔案管理工作放到重要的位置上，針對當前形勢下存在的問題，制定一系列的解決對策，在未來的工作中引進更多的先進技術(shù)，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，明確管理的重點、難點，推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻：

[1]孫曉.論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].機電兵船檔案，2016（04）：20-21.

[2]陳美珍.基于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].城建檔案，2015（04）：66-68.