淺談事業單位檔案信息化建設面臨的困境及對策

摘要：在當今時代，信息技術已廣泛應用在各個方面，對于事業單位檔案管理而言，應用檔案信息化技術可以大幅提升檔案管理水平及管理效率，同時，也符合社會發展需要，但是，我國事業單位在檔案管理信息化建設方面還面臨著諸多困境，阻礙著事業單位檔案信息化的建設與發展，以至于難以提高檔案管理質量。因此，本文也主要對其困境進行探討，并提出相關對策，旨在提高我國事業單位的檔案管理質量。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；建設困境；對策

檔案管理工作是事業單位工作內容的一部分，其具有較高的工作價值，隨著社會的發展，事業單位內部的檔案數量也大幅度增加，由于傳統的管理模式工作效率較低，難以滿足事業單位的需要，必須要加快檔案信息化建設，利用檔案信息化來進行管理，勢必大大提高其工作效率，滿足事業單位的需要。但是，事業單位在檔案信息化建設方面還面臨著缺乏建設經費、缺乏信息化管理人才、建設標準不統一等困境，嚴重影響和制約著檔案信息化的建設，為此，必須要制定行之有效的對策來突破其困境。

一、事業單位檔案信息化建設所面臨的困境

1、缺乏建設經費。檔案信息化建設需要投入資金用于硬件及軟件的建設，在硬件方面主要是基礎設施的建設，以及需要購買相關設備、電子產品等。在軟件方面，需要開發或購買相關軟件，主要用于管理工作。然而，在實際的建設中，由于檔案管理工作不能夠給事業單位直接創造財富，并且短期內也難以凸顯其價值，使很多事業單位的領導人對檔案管理工作不夠重視，導致壓縮檔案信息化的建設經費，或者事業單位沒有足夠的經費投入到檔案信息化建設方面，這也造成缺乏建設經費的局面，使事業單位的檔案信息化建設陷入困境，或者建設速度較慢，不利于檔案管理信息化發展。

2、缺乏信息化管理人才。任何方面的信息化建設不僅需要相關設施、設備及軟件的支撐，還需要有信息化人才的支持，然而，對于檔案管理而言，事業單位的檔案管理人員普遍的是從其它部門調任，或者從外界招聘了不具有專業信息化管理能力的人員從事檔案管理工作，使檔案管理人員缺乏必要的業務能力，導致事業單位普遍的缺乏信息化管理人才，這也將制約或阻礙著檔案信息化的建設，使其陷入發展困境。究其原因主要是由于事業單位的領導人或檔案部門的主管者對檔案管理工作不夠重視。

3、建設標準與規范不統一。事業單位的檔案管理本身就具有一定的規范，為了讓檔案信息化管理也有相關標準與規范，也需要確保檔案信息化建設要有統一的標準與規范，然而，在實際的建設中卻缺乏有效、可行的建設標準與規范，各事業單位的檔案信息化建設標準也不夠統一。例如，對于同類事業單位而言，有些事業單位檔案信息化建設只要求能夠形成電子檔案，對各類檔案的信息、數據等進行記錄與存儲。而有些事業單位不僅要求建立電子檔案，還需要建立共享平臺，讓單位內部各部門都能夠快速的查閱各類檔案信息。這種沒有統一、明確的建設標準使各事業單位檔案信息化水平出現較大的差距，不利于檔案信息化的建設與發展。

二、針對其困境的對策

1、提高對檔案信息化建設的重視度。針對當前事業單位信息化建設困境的一項重要原因就是事業單位的領導人對檔案管理工作不夠重視，導致沒有足夠、可行的措施來保障檔案信息化建設。所以，事業單位及政府職能部門的主管人員要充分認識到檔案管理的重要性及檔案信息化建設的重要性，并給予高度重視，才能做出有利于檔案信息化建設的決策及具體行動。

2、增加建設經費的投入。檔案信息化的建設需要投入足夠的資金，才能確保各項建設快速、有序的推進，而檔案管理又是事業單位的一項必要工作，所以，事業單位的領導人應從檔案管理的價值方面進行考慮，給予撥付足夠的建設經費，為其建設提供必要的資金支持，其資金一方面用于信息化檔案室的建設及購買配套的電子產品及器材，完成其硬件建設；另一方面，用于檔案系統、信息平臺、網絡安全維護等軟件方面的建設。

3、打造一支檔案信息化管理人才隊伍。眾所周知，人才是發展的關鍵，檔案信息化的建設與發展也都離不開人才的支持，但就當前情況來看，事業單位普遍的缺乏信息化管理人才，制約著檔案信息化建設。因此，為了突破其困境就必須要打造一支檔案信息化管理人才隊伍，才能推動檔案信息化建設。為此，可以從兩個方面進行打造，一方面，可以對現有的檔案管理人員進行集中，為其提供必要的培訓課程，使其提高自身的管理專業能力及信息化管理能力，直到達到檔案信息化管理要求為止，并在今后的工作中經常參與相關培訓活動。同時，還要提高其職業道德素質，以便更好的投入到管理工作中；另一方面，在社會中招聘具有較高檔案信息化專業能力的人員從事檔案管理工作，以此途徑來打造一支檔案信息化管理人才隊伍。

4、建立科學、可行的建設標準與規范。科學、規范的建設標準也是檔案信息化建設的先決條件，雖然不同類別的事業單位在檔案管理方面有一定的差別，但也有許多共同之處，因此，政府部門要依據事業單位的實際情況出臺科學、規范的建設標準，對于同類的事業單位要有明確、統一的建設標準，使事業單位檔案信息化建設有具體的建設要求與規范，有利于促進檔案信息化的順利建設。

參考文獻：

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作者簡介：畢建軍（1978.07.16）男，民族：漢族，籍貫：吉林省通化市，學歷：大學本科，職稱：館員，專業：房屋，不動產登記類的檔案管理，單位：通化市不動產登記中心。