簡述公共衛生檔案管理的創新模式

王靜

摘要：檔案管理在公共衛生機構管理中是不可或缺的，在醫療衛生改革時代，檔案管理受到越來越多的關注。在此背景下，檔案管理創新之路迎來了新的發展機遇，而挑戰是不可避免的。因此，檔案管理現代化是公共衛生檔案管理中最重要的任務。要實現檔案管理的現代化，就必須創新公共衛生檔案的管理模式。

關鍵詞：公共衛生；檔案管理；模式創新

1檔案管理的現狀

在長期的文件管理工作中，文件管理還沒有得到充分重視，很多人認為文件管理是寫復制和寫作的。只是記錄一下，并不會帶來經濟利益等，所以基于這一想法，大多數人對檔案工作都比較忽視，只是簡單的應付檢查，更深層次的管理不能應用到實際執行中，這種態度在新時代下已經不適用于新時代檔案管理的要求。其次，檔案管理工作水平整體偏低，由于傳統的思想意識沒有完全被改變，因此管理手段較為落后，同時，相關部門缺乏相應的培訓工作，檔案管理人員不熟悉他們負責的業務。文件的收集含糊不清，不能用于工作，也沒有責任感。而且負責檔案管理工作的人員大多數都身兼數職，不是專業的人才，所以在最終檔案管理工作中檔案信息不可避免的會出現錯誤，所以在之后檔案找尋過程中往往需要浪費很多人力、物力。

2.檔案管理的創新模式

2.1管理意識的創新模式

現代公共衛生檔案管理是實現標準化，制度化，科學化，現代化檔案管理的系統工程。也正是基于它這一屬性，因此在實際情況中需要能滿足其高要求、高標準的檔案管理工作人員。檔案管理的現代化要求檔案管理人員不僅要滿足工作的基本要求，還要將知識擴展到其他知識領域。鍛煉自己成為綜合素質的現代管理人才，開發新業務，掌握新技術，全面提高科學檔案管理綜合能力。

2.2創新管理內容模式

為改變檔案管理的過去狀況，各單位應設立專職組織和專職人員開展專項公共衛生檔案管理。為了克服分散式文件管理的弊端，檔案管理部門必須建立一套完整的管理系統和管理方法，確保文件管理的完整性。該單位的歷史可以完整，科學地記錄下來，涵蓋了單位各部門的歷史檔案，它保證了文件的真實性和準確性，并可以更加完整地保護本單位的形象和榮譽。公共衛生事業的發展離不開現代檔案管理的推動。因此需要格外注意。

2.3創新管理方式模式

首先：對公共衛生機構檔案進行規范化管理，意味著現代檔案管理必須遵循檔案標準化的內容管理。包括分類，編號，文件列表和其他項目都需要滿足各種標準的要求。現代文件管理需要文件標準化。滲透檔案管理的各個方面和步驟，從最初的檔案收集到最終申報，到電腦登記記錄，所有必須有目的地組織管理，在此過程中確保文件的完整性，并避免缺少歸檔記錄。

其次：隨著全球經濟一體化的不斷推進，資源共享時代已經來臨，因此信息技術發展日新月異，計算機互聯網技術迅速發展，因此，公共衛生檔案的管理也帶來了新的發展機遇，但同時也是不可避免的。計算機技術的發展讓相關檔案管理部門能夠更好的滿足用戶的需求，為用戶提供更方便、更快捷的服務，節省時間、金錢、物力等。提高工作效率也有利于使有關單位檔案管理與經濟發展同步，適應經濟社會發展的需要。它還有效地節省空間并具有很強的保密性。形成網絡系統，實現檔案管理的電腦化管理。

第三：建立健全檔案管理制度。有關單位在制定檔案管理制度時應當遵循合理科學的方針。制定的相關規章制度必須符合單位的特點和實際檔案管理的實際情況，以滿足單位檔案管理的需要。規章制度的內容要簡明實用。制定的規則和規定必須是可操作的，其設置應以便利性，實用性，簡單性和可操作性為目標。從而能夠更好地發揮規章制度的指導性和規范性作用，從而更好的達到預期的目標。值得注意的是，制定規章制度不僅對雇員形成約束，同時還要雙向約束領導的作為。領導的行為和形象對整個規章制度的實施具有很大的的影響，能夠在很大程度上決定規章制度是否可以順利開展并執行。我們的規章制度不僅限制了員工，還限制了領導人反映制度約束的雙向性。而員工是單位的主要組成部分，是系統的主要制約因素和表現者。制度的執行要嚴肅認真。

第四：加快檔案管理信息化的建設。檔案管理的最終目標是利用它來實現其潛在的經濟和社會效益。因此，檔案管理工作要多渠道，多方式地開展檔案信息資源建設，使檔案可以用于各種工作，特別是預防，教學和科研工作。因此，各單位必須盡快建立信息資源數據庫，使檔案管理能夠實現信息化和網絡化。同時，在不違反規定的情況下，部分信息向部門和個人開放，建立開放透明的檔案管理機制。這不僅可以使每個人都提高檔案管理意識，增加檔案管理的透明度，而且還可以為人才，人才和人才奠定基礎。同時，各單位必須加大對檔案管理資金的投入，努力建立現代檔案管理辦公室，實現現代檔案管理。我們還必須加強檔案的硬件建設。引入計算機管理軟件，建立文件管理信息存儲和檢索系統，合理分配和使用文件管理資源。傳統的手工操作，信息存儲較少，檢索速度較慢，使用專用軟件進行管理，真正實現了檔案管理的信息化管理。有條件的單位也可以逐步配備先進的設備，如電腦，照相機，照相機，打印機，掃描儀等。使您自己組織的檔案室成為最先進的信息管理檔案。

第五：加大宣傳、培訓力度。首先，加大宣傳力度，提高人們對檔案管理重要性的認識。搞好咨詢服務，利用各種渠道向群眾推廣檔案管理知識，實現檔案管理不是可選的。它在一個單位中占有重要的地位。二要抓好檔案管理人員培訓，強化檔案管理人員的專業性和責任感，盡一切可能提高檔案管理人員的素質。為了提高檔案管理人員的業務水平，還需要加強檔案管理人員的繼續教育，為檔案管理人員的業務培訓創造條件。特別是加強外語，計算機，網絡等現代知識的培訓，使檔案管理人員的知識結構與快速發展的信息社會相結合。為了適應經濟快速發展的需要，檔案管理人員當然也必須有學習的精神，推進并努力學習新知識。

參考文獻：

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