知識視角下的企業項目文檔管理探討

王艷

文檔管理是企業工程項目管理體系中的一項重點內容，其主要是對項目合同、項目進度計劃以及工作報告等方面的管理。知識經濟時代的到來，一個全新的管理理念——知識管理理念應運而生。在此背景下，如何結合知識管理理念，強化項目文檔管理，對于企業的未來發展將有著十分重要的意義。基于此，文章就文檔管理的重要性出發，并以此為基礎，展開對知識視角下企業項目文檔管理的探討，以供參考。

企業項目文檔是確保工程項目生產和管理活動得以順利進行的支撐條件，而文檔信息更是可以對各項工程項目業務決策提供支持，對今后企業的相關項目數據等得保留，隨時進行檢閱與核實，起著關鍵性作用。伴隨著知識時代的到來，企業項目文檔管理工作呈現出新的內容與特征。在此背景下，企業必須要從文檔管理工作入手，加強管理，才能夠迎接新的機遇與挑戰，才能夠更好地利用文檔自身的功能作用，使之能為企業解決問題，并且創造無形的效益。

1 文檔管理的重要性

文檔管理是企業工程項目管理的前提基礎，其能夠為工程項目提供決策支持，同時在項目生產經營活動也發揮著積極的服務作用。文檔是企業工程項目在生產、經營過程中所形式的歷史記錄，不僅記錄了工程的進度、質量要求以及合同方面的規定，而且還記載了工程項目在建設過程中所形成的豐富知識經驗，是工程項目重要的知識資源。項目文檔管理并不會跟隨時間的推移而發生變化，倘若在進行文檔管理時只是僅僅人員的記憶和記錄進行項目的記錄，那么很容易會因為人為的誤差而導致項目出現管理漏洞，從而對整個工程項目造成嚴重影響。此外，如果項目文檔管理工作未能落實到位，不僅會造成信息上的遺漏，還會增加工作人員的工作量。由此可見，做好文檔管理工作是十分有必要的，在建立文檔的過程中，也能夠對項目相關資料進行記錄管理，從而通過對文檔進行存儲，為其他項目的實施提供合理的借鑒和參考。

2 知識時代給企業項目文檔管理帶來的影響

2.1 重新定義文檔管理的本質

項目文檔最為重要的屬性就是內容的原始性。知識時代背景下，信息更新得越來越快，企業對于項目文檔的需求不再局限于其內容的原始性，更為關注的是對于文檔中所記載信息內容的利用率。傳統模式中的文檔管理，其本質是對文檔進行全周期的管理，而知識時代下的文檔管理，其管理的對象除了實體，更為重視的是知識信息元。也就是說，通過實現對信息元的挖掘、整合、加工和處理，構筑一個知識共享、共建平臺，把毫無生命力的文檔轉變成生動的知識，從而創造更大的效益。

2.2 拓展文檔管理的外延

伴隨著知識時代的深入發展，知識管理理念也逐步深入到文檔管理工作體現中，實現文檔的知識化管理逐步成為了文檔工作發展的新方向。對于企業的發展來說，只有深化管理人員對知識管理理念的認識，提高管理手段、管理技巧和熟練掌握共享方式，才能夠對文檔管理的范圍看得更加長遠、透徹，而文檔管理的水平才會更加優化。而從知識視角出發，對文檔資源進行優化整合，構筑科學的管理體系，既能夠實現文檔資源價值的最大化，又能擴展文檔管理的外延，從而為工程項目建設發展提供一定的支撐。

3 知識視角下的企業項目文檔管理策略

3.1 深化認識，保持先進的管理理念

企業所樹立的文檔管理理念是具有一定價值的，其能夠體現出企業工程項目在實施文檔管理活動過程中的行為準則和價值標準，是文檔管理人員在開展實踐工作中奉行的宗旨。知識視角下，企業要想突破傳統的文檔管理瓶頸，其重要前提就是人員意識和理念的創新，使之能夠與時俱進，為文檔管理工作提供思想支撐。當然，企業在確立知識管理理念時不能盲目地進行，要有一定的時代觸角，要吸納國內外優秀工程企業成功的經營經驗，再結合自身的實際，樹立具有穩定性和前瞻性的理念。此外，企業還要立足自身實際，對文檔管理建設中存在的問題有一個清醒的認識，深入市場開展調查活動，從而掌握行業的最新發展動態，并做出前瞻性預測，這樣才能夠巧妙地利用知識管理理念把日常的管理工作化繁為簡，實現文檔管理工作的創新化發展。

3.2 深化建設，推進文檔一體化管理

3.2.1加強體制改革，改變互不隸屬的組織體制現狀

企業應要對原有的文件和檔案部門在行政關系和業務指導關系上互不隸屬現狀進行改善，建立一種依托于現代化信息技術而發展起來的，能夠適應知識經濟發展需要的新型文檔管理體系——文檔一體化管理體系，以逐步實現文檔的科學化管理。這種管理系統具有連續有序性、操作規程性以及技術標準性等突出優勢。從實際的應用來看，這一種管理體系能夠統一文檔工作標準和規范文檔工作行為。

3.2.2制定統一的業務規范，加強業務指導，協調各項工作環節

新時期，文檔一體化管理的發展，除了需要依托技術外，更需要理論的支撐。因此，當文檔一體化管理發展到一定階段時，企業應通過理論和政策法規的導向作用，把相關人員的認識和實踐活動逐步引領到規范化、科學化和標準化的軌道上來，使項目文檔管理活動得到健康發展。當然，企業還要加強各項工作在項目文檔管理工作中的業務指導，以協調好文檔在其生命周期中的具體職責，促使其能夠得到統一協調的發展。

3.2.3建立整體觀念，在實踐中實現文檔一體化管理

知識視角下的文檔一體化管理，其重點是實現文檔的信息化管理，即采用先進的數字、網絡技術和傳輸工具，在實際的工作中，以計算機取代傳統的人力手工勞動，從而達到信息共享、共建，實現無紙化管理。其次，還可以借助知識管理技術，如：知識地圖、知識倉庫技術等，促進文檔高質高效管理。而在另一方面，還必須要改變傳統人力手工管理工作中文件保管和檔案“分治”的觀念，在開發系統軟件時將其納入到整體研發體系中，從而實現文檔管理與業務工作的斜街。

3.3 重視培養，加大管理人才開發力度

人才是促進企業進步和推動企業發展的重要力量，知識時代的到來，使得傳統的文檔管理方式和工作模式已無法滿足當前的發展需要，文檔管理員必須要實現服務工作的轉型，并掌握各項信息化技術，才能夠現代化文檔管理建設的需求。而對于企業來說，必須要加大人才的開發力度，才能夠增強文檔管理軟實力，提高管理效率，為企業在經濟市場爭得發展優勢提供一定的支撐。一方面，企業要拓寬招才引智渠道，有效提升文檔管理人才集聚的規模層次，挖掘信息化能力與專業能力綜合發展的綜合型人才。另一方面，應建立管理層直接聯系人才機制，完善人才工作領導小組決策和協調推進機制，強化人才工作目標考核，并將人員的綜合能力水平作為考核的重點標準之一，以提高文檔管理人員隊伍專業化能力水平。

4 結語

綜上所述，傳統的文件文檔管理隨著數據網絡化的到來演變成數據型文檔，進而引發企業項目文檔管理工作職能的變化，文檔管理工作面臨著新的機遇與挑戰。在此背景下，企業要改變自身，適應新時代的變化，重點通過以知識管理理念為指導思想，不斷進行實踐探索，推進文檔管理模式的創新，以突破傳統文檔管理模式的瓶頸，進而實現文檔資源的有效利用，促進企業的高效管理及發展。

（作者單位：廣東粵電博賀煤電有限公司）