檔案整理技術的比較研究

馮治霞

為更好地使用檔案，必須對檔案進行整理。當前，存在多種檔案整理技術，各種檔案整理技術具有不同的特征。對不同的檔案整理技術進行比較研究，有助于從本質上深入理解檔案整理技術，并全面掌握檔案整理技術的具體特征，推動對檔案整理技術的優化使用，實現對檔案的有效保護和高效利用。本文簡述了檔案整理技術的概念，淺析了典型的檔案整理技術，探究了兩種典型檔案整理技術的比較，以期為檔案整理技術的比較研究提供借鑒。

檔案整理技術對于檔案管理和使用具有至關重要的影響。缺乏良好的檔案整理，極易導致檔案的遺失、混亂，增加檔案管理的難度和復雜性，影響檔案的正常良好使用。因此，要加強對檔案整理技術的應用，有效提高檔案管理使用效率，增強檔案管理和使用效果。當前，常用的檔案整理技術主要包括元數據檔案整理技術和非元數據檔案整理技術，為實現對檔案整理技術的優化使用，有必要加強對檔案整理技術的比較研究。

1 檔案整理技術概述

檔案整理，是指秉承對檔案歷史原貌進行維護的宗旨，在檔案管理實踐中，對零散的檔案文件進行系統整理，構建檔案間的歷史聯系。從實踐角度來看，檔案整理技術，即對零散檔案文件實施系統化、條理化的整理，并對檔案進行合理分類和科學整理，輔之以必要的編目，構成系統有序的檔案體系。檔案整理技術主要包括以下內容：（1）全面整理。全面整理，也稱之為“全過程整理”，是指對檔案實施全面的系統化處理，實現對檔案的正常管理和有效利用。（2）局部整理。部分檔案完成系統化處理后，存在不合理的地方，會對檔案管理和使用造成不良影響。局部整理，即對檔案整理不合理的地方實施科學調整和有效修正，以強化對檔案有效的管理保護和充分利用。（3）指導性整理。當前，我國多數檔案部門均會對檔案實施指導性整理，在事實上，由相應的文書部門或者業務部門負責對檔案進行“整理”，檔案部門則對文書部門或者業務部門實施具體的業務指導，稱之為“指導性整理”。

2 典型的檔案整理技術

2.1 元數據檔案整理技術

元數據檔案整理技術，是從西方檔案整理技術中引進而來的，具有較強的先進性。元數據檔案整理技術的產生具有一定的實踐基礎，借助計算機技術和信息網絡技術，構建電子政務平臺，對相關檔案進行高效整理。電子政務系統既能有效促進電子文件的良好生成，又能對電子文件相應的實體信息和相關數據進行提供，且能有效依據生成電子文件的相關具體環節，對具體環節背后所隱含的元數據進行提供。在電子政務平臺中，設置有相應的檔案整理系統，該系統借助電子政務的技術優勢，對所采集的“元數據”進行充分利用，實現對存在歷史聯系的檔案進行整理，獲得兩種檔案整理所需的物質實體，一種是“電子文件實體集合”，一種是“檔案歷史聯系記錄”，共同實現對電子檔案實體的有效構建。

元數據檔案整理技術，不僅對電子政務系統相應的檔案整理工作具有適用性，對于各領域檔案整理均具有較強的適用性，在電子商務、電子銀行等諸多領域和電子管理平臺得到了應用覆蓋。在實際應用中，深入考察社會實踐活動的具體特點，并針對社會實踐活動構建相應的電子管理平臺，即能對元數據檔案整理技術進行應用。因此，該技術具有較強的實用性，且應用覆蓋領域極為廣泛。該技術徹底實現了對檔案實體整理傳統技術的變革，有效實現了文件實體與檔案歷史聯系整理的技術分離，使檔案整理擺脫了電子文件實體的限制性影響，使檔案整理呈現出多元化特點，使檔案整理突破了一維來源，形成了涵蓋實踐主體、客體以及具體年代的多維來源。從總體上來看，元數據檔案整理技術實現了檔案實體整理與歷史聯系整理的技術分離，具有多元化的檔案整理原則，在對檔案歷史聯系的整理上呈現出多維化特點，且具有雙重的檔案物質實體。

2.2 非元數據檔案整理技術

對檔案整理技術而言，非元數據檔案整理技術，是一個與元數據檔案整理技術相對的概念。非元數據檔案整理技術涵蓋了諸多傳統意義上的檔案整理技術，諸如將件作為基本單位的傳統檔案管理技術、雙套制檔案整理技術以及不同載體相混合的檔案整理技術等。對非元數據檔案整理技術進行研究，要指出其存在的不足，并采取具有較強針對性和有效性的措施對之進行提升，有效提高檔案整理效率，促進檔案整理技術的良好發展。在非元數據檔案整理技術中，將件作為基本單位、不同載體混合的檔案整理技術這兩類技術檔案相應的實體整理與歷史聯系整理呈現出分離狀態。而雙套制檔案整理技術相對具有特殊性，看似采用紙質檔案的整理方法對電子檔案進行整理，實質上也可采用電子檔案的整理方法對紙質檔案進行整理。可知，非元數據檔案整理技術具有如下共同特點：均實現了對檔案相應的實體整理與歷史聯系整理二者的分離，因此，各類非元數據檔案整理技術均能呈現出多維化的特點。其具體原則，可從最初的一維來源實現對實踐主體、客體、具體年代的多維來源的過渡，最終形成的檔案由檔案相應的實體集合以及歷史聯系記錄所構成。因此，非元數據檔案整理技術具有諸多缺陷，但在本質上，與元數據檔案整理技術具有大致相同的特征，即實現了檔案實體整理與歷史聯系整理的技術分離，具有多元化的檔案整理原則，在對檔案歷史聯系的整理上呈現出多維化特點，且具有雙重的檔案物質實體。

3 兩種典型檔案整理技術的比較

兩種典型的檔案整理技術存在各不相同的技術環境以及操作方法，但具備相同的特征，即實現了檔案實體整理與歷史聯系整理的技術分離，具有多元化的檔案整理原則，在對檔案歷史聯系的整理上呈現出多維化特點，且具有雙重的檔案物質實體。另外，兩種典型的檔案整理技術各自的內在結構大致相同，可采用相同的結構模型對兩種檔案整理技術的運行機理和操作過程進行認識。從某種意義而言，正是由于兩種檔案整理技術的內在結構相同，才使二者具備了共同特征。因此，兩種典型的檔案整理技術從表明上看來存在較大的不同，但實質上是相同的內在結構不同的外在技術表現方式。

兩種典型的檔案整理技術之所以表現出不同的外在技術形式，是由于二者具備不同的社會實踐基礎和條件。長期以來，我國對于檔案整理具有兩種實踐理論體系，其一，是始于民國期間的“文檔連鎖法”，后來發展為“文檔一體化”以及“文件中心”，其相應的檔案整理理論是文件生命周期理論；其二，檔案實踐與文書實踐二者呈現出分離狀態。我國在解放后，借鑒采納了蘇聯相應的檔案實踐以及相關體制，即“立卷人—檔案室—檔案管”體制，這一體制顯著區別與西方國家相應的檔案整理理論體系和實踐體制。

檔案整理理論體系與價值觀念對檔案實踐的過渡有賴于相關技術中介發揮作用。技術與實踐的聯系更為緊密，同時受到更多的實踐約束，先進技術的適用性以及實用價值存在一定的局限性。同時，要注意到檔案整理的計算機化與檔案整理的現代化二者存在較大不同。有的檔案整理技術雖未能完全計算機化，但能實現對檔案相應的歷史聯系進行多維整理；有的檔案管理雖然完全實現計算機化，但其對檔案相應的歷史聯系卻呈現出一維特點。對此，應該如何判斷現代化的檔案整理技術呢？其關鍵在于，檔案整理技術具有現代化的內容，而不是僅僅呈現出外在的現代化形式。元數據檔案整理技術對自動化技術以及計算機技術的應用顯著優于非元數據檔案整理技術。但我國對元數據檔案整理技術的應用，存在較多限制性因素和現實阻礙，但只要立足于我國檔案管理工作體制的實際情況，對元數據檔案整理技術進行靈活運用，即可創造出適用范圍較廣和實用性較強的檔案整理技術。

4 結語

綜上所述，元數據檔案整理技術與非元數據檔案整理技術是兩種典型的檔案整理技術。這兩種典型的檔案整理技術從表面上看雖然存在較大不同，但兩種典型的檔案整理技術具有大致相同的內在結構和特征。要立足于我國的檔案管理工作體制和檔案管理實際狀況，對檔案整理技術進行科學應用。

（作者單位：深圳市文檔服務中心）