淺談會計人員應(yīng)如何做好會計檔案的管理工作

王廣朋

為了單位更好地做好會計檔案管理工作，為社會提供真實有效的會計資料，我們有必要了解會計檔案的重要性和管理、歸檔方法，本文針對這些問題做了詳盡的闡述。

在蒙昧野蠻時代的漫長歲月里，人類還沒有一種表達和交流人們意圖的文化記錄工具，然而隨著社會的進一步發(fā)展，人們?yōu)榱舜鎯σ恍┬畔?，為了把發(fā)生過的一些歷史傳給后人，就逐步創(chuàng)造了載錄信息的文化記錄工具---檔案。伴隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，會計工作越來越凸顯其重要性，而記錄會計工作的重要載體---會計檔案的作用更是越來越多的引起人們的重視。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位交易和事項的重要的史料。它是一個單位重要檔案的內(nèi)容之一，是進行經(jīng)濟決策的重要資料，也是進行會計檢查和審計檢查的重要資料。那么作為會計人員來說，要如何做好會計檔案的管理工作呢，我認為應(yīng)該從以下幾個方面入手：

一、認識會計檔案的來源，是做好會計檔案管理工作的前提。

眾所周知，會計工作是社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是由于經(jīng)濟管理的需要而產(chǎn)生的，一個單位只要有經(jīng)濟活動就會有會計核算，有會計核算就必然產(chǎn)生會計檔案，因此，會計檔案主要來源于財務(wù)會計部門或財務(wù)會計人員，各單位的會計機構(gòu)和會計人員的主要職責(zé)就是進行會計核算，履行會計監(jiān)督，并參與單位的會計分析和會計檢查，而會計核算是會計工作的基本環(huán)節(jié)，也是會計分析和會計檢查的基礎(chǔ)，會計檔案就是這個環(huán)節(jié)的集中反映。這就要求會計檔案的形成具有嚴密的過程：首先要有會計憑證，凡是日常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，無論大小，都要填制或取得原始憑證。其次，會計人員按照規(guī)定的會計科目，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行分類、歸納、整理、核算、填制記賬憑證，并記入相關(guān)的總賬和明細賬。最后根據(jù)賬簿記錄并進行財產(chǎn)清查，定期編制財務(wù)會計報告。這三個步驟環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，這種聯(lián)系的嚴密性，遠非一般檔案可以比肩的。

二、掌握會計檔案的組成內(nèi)容，是做好會計檔案的工作基礎(chǔ)。

會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，具體包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計核算資料四個部分。

1.會計憑證類：包括外來原始憑證、自制原始憑證、原始憑證匯總表以及記賬憑證匯總表等。每個會計期終了，我都是嚴格按照《會計法》的要求，把會計憑證定期裝訂成冊，反復(fù)核對驗證有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，爭取不漏掉一筆業(yè)務(wù)，不錯一個數(shù)字，幾十年的會計工作，造就了我嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

2.會計賬簿類：包括總分類賬、各種明細賬（包括固定資產(chǎn)卡片在內(nèi)）、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記的各種備查賬等賬簿。每次會計期末，我都嚴格按照國家的規(guī)定，和其他會計人員一起認真核對賬目，力求做到賬證、帳帳、賬表的相符，做到數(shù)字真實有效，內(nèi)容安全完整。以一名會計人的身份來嚴格要求自己。

3.財務(wù)會計報告類：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表以及各種附表等。認真編制各類會計報表，做好會計每個年度預(yù)算、決算的編制工作，為單位的會計核算保留最完整的的會計報告

4.其他會計核算資料：保存好每一類和會計有關(guān)的會計核算資料，為審計，財政，稅務(wù)檢查提供真實有效的資料。

只有真正了解會計檔案的組成內(nèi)容，才能完整全面的整理好會計檔案，這是做好會計檔案管理工作的基礎(chǔ)。

三、了解會計檔案的整理步驟和保存方法，是做好會計檔案工作的關(guān)鍵。

各單位每年形成的會計檔案，會計年度終了后，應(yīng)由單位會計機構(gòu)按照歸檔的要求，負責(zé)整理歸檔，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊，對我們六校合一新校區(qū)來說，會計檔案的保管更是顯得尤為重要。的會計檔案的整理要求有以下幾點：

1.分類標準要統(tǒng)一。

2.歸檔形式要統(tǒng)一。

3.歸檔要求要統(tǒng)一。

四、做好會計檔案的鑒定保管與利用，是做好會計檔案管理工作的最后環(huán)節(jié)。

會計檔案的鑒定，是指按照一定的原則、標準和方法，判斷會計檔案的價值，確定其保管年限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的一項工作。劃分會計檔案的保管期限是會計檔案價值鑒定的主要內(nèi)容之一，會計檔案的保管期限是指會計檔案應(yīng)該予以保存的時間長度，分為永久定期兩種，定期又分為3年、5年、10年、15年、25年五種，會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。為此財政部和國家檔案管理局發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，其中對會計檔案的保管期限做了具體規(guī)定。

會計檔案提供利用的主要途徑有三種方式：會計檢查、會計分析、日?？疾臁？傊畷嫏n案是一個單位的重要檔案資料，也是國家檔案全宗的重要組成部分，作為財務(wù)人員來說，更應(yīng)該做好會計檔案的管理工作，為國家經(jīng)濟的宏觀管理和調(diào)控提供有力的數(shù)據(jù)支持，為實現(xiàn)偉大的中國復(fù)興夢而獻出自己一份微薄的力量！

（作者單位：聊城市技師學(xué)院財務(wù)處）