科學做好人力資源檔案的開發利用工作

王磊

經濟與社會的快速發展，要求必須加快人才的交流，發揮人才更大的作用。事業單位要順應時代發展要求，做好人力資源檔案的管理，特別是做好人力資源檔案的利用。文章主要闡述了人力資源檔案利用的重要性，指出其在經濟與社會發展中的作用。在此基礎上，初步探索新時期人力資源檔案利用的有效途徑，從而更好地發揮人力資源檔案信息的積極作用。

隨著經濟與社會的快速發展，人才的作用愈加凸顯。加快人才交流，發揮人才更大的作用，成為社會發展的一個主流。在此情形下，事業單位要順應時代發展要求，提升對人力資源檔案管理的認識，清醒地看到人力資源檔案開發與利用在經濟與社會發展中的重要意義，想方設法做好人力資源檔案的利用率，探索新時期人力資源檔案利用的有效途徑，從而更好地發揮人力資源檔案信息的積極作用。

一、人力資源檔案利用工作的重要性

（一）服務于人才建設

經濟與社會的快速發展要求更多的人才做支撐，建設高素質的人才隊伍迫在眉睫，這要求各個單位科學合理地創新用人機制，建立健全聘任制度和崗位管理制度。在這一過程中，人力資源檔案檔案憑借其真實性、權威性在人才隊伍建設中發揮著無法替代的作用。人力資源檔案是人才信息的重要載體，記錄的人才政治思想、學習經歷、業務能力、工作表現、工作實績等信息，為各個用人單位提供著全面的考察和選用依據，是各個用人單位選用和培養人才的重要途徑。利用人力資源檔案為用人單位提供反映人才德、能、勤、績等多方面的信息，使各個用人單位更好地把握人才的綜合素質，分析單位人才隊伍現狀，從而科學合理的配備和使用人才，預測各用人單位人才需求，制定長期的人才規劃。

（二）維護建檔對象正當權益

人力資源檔案是建檔人個人信息的原始記錄，是維護他們個人正當權益的重要載體。人力資源檔案人記錄的關于建檔人的政治思想、求學經歷、職務、工作表現等信息，在涉及建檔人晉升、工作調動、職稱評聘、學習深造、出國及各類社會保險證明辦理等事關建檔人貼身利益的工作中發揮著重要作用，規范合理地利用人力資源檔案，能夠保證建檔人應有的權益，從而發揮人力資源檔案的社會服務功能。

（三）提升管理員職業定位

需要說明的是，傳統的人力資源檔案管理工作封閉、坐等上門服務，重要性難以顯現，經濟效益和社會效益無法發揮，加之檔案工作的特殊性和保密性，人力資源檔案工作者默默無聞，成績不為外界了解。新時期，人力資源檔案開發與利用工作提到重要日程，做好人力資源檔案利用工作，實現人力資源檔案管理工作的價值，能夠使社會看到檔案工作者的價值，促進人力資源檔案部門與各個用人單位的交流，發揮人力資源檔案輔助領導決策和保障群眾權益服務的重要作用。

二、人力資源檔案開發利用的意義

（一）加速人才培養、交流

進入社會主義建設新時期，我國經濟呈現出高質量穩定發展的特點，要求技術水平更高、數量更多的人才做支撐。人力資源檔案部門有效的利用人力資源檔案進行有效的調節，完善人才隊伍，根據檔案中的資料對不同人才進行培養、利用，加強了人才隊伍的建設。各個單位科學合理地創新用人機制，建立健全聘任制度和崗位管理制度，通過人力資源檔案開發利用，把握人才的綜合素質，分析單位人才隊伍現狀，從而科學合理的配備和使用人才.

（二）改善就業

現階段，我國仍然面臨著嚴峻的就業形勢。人力資源管理部門有效的利用人力資源檔案把就業者的個人資料信息發布到人力資源平臺上，各個用人單位可以根據自己的需求在平臺上選擇，從而增加未就業者找到適合工作的機會，各個用人單位也能夠招聘到自己滿意的員工，雙向選擇在一定程度上減緩了嚴峻的就業壓力。

（三）提供決策依據

進入新時期，國家加大了在各個領域的深化改革，這其中也包括人力資源領域。人力市場不斷變化，國家要想對人力資源的動態進行實施指導，就要對人力資源檔案進行分析，了解人力市場人員變動狀況，根據變動情況采取科學有效的指導下政策和方法進行把握，從而合理配置人力資源，發揮人力資源更大的經濟效益和社會效益。獲得更大的經濟利益。

（四）促進人力資源檔案管理工作可持續發展

經濟與社會的快速發展，愈加凸顯人力資源檔案的重要性，人力資源檔案的開發利用隨著人力市場的發展而向著市場化的方向發展。人力資源檔案管理部門在實施管理的過程中，利用現代化的信息化手段使管理得到提升，在為市場提供更多人力資源信息，創造更多更多的經濟效益和社會效益的同時，也促進了自身的發展。需要說明的是，開發與利用效率與檔案管理者自身利益有著直接的聯系，檔案管理者的利益增加了，就會提高工作的積極性，使檔案管理工作效率得到提高。人力資源檔案管理部門的利益增加了，就會加大對人力資源檔案的基礎性建設，從而促進了人力資源檔案管理事業的可持續發展。

三、科學開展人力資源檔案利用工作

（一）樹立開發利用理念

原有的人力資源檔案管理是在封閉的條件下進行，由此導致管理員工作理念的封閉化，始終處于同一個思維中，不能創新，按照工作經驗完成工作，對人力資源檔案管理帶來負面影響。新的時期，人力資源檔案管理人員要創新工作理念，樹立創新意識，用創新促進人力資源檔案管理的新局面。人力資源管理部門要順應時代發展變化，加強對檔案管理員的管理培訓工作，使他們建立正確的人力資源管理價值觀，改變傳統的工作理念；利用人力資源檔案面向社會化與市場化的特點，實行工作重點轉移，加強檔案的利用；檔案的開發利用采取多元化策略，面向廣大的技術人員、高校學生、社會普通人員，使人力資源檔案在社會發展的過程中起到更大的作用。

（二）采用現代信息技術

當今社會已經邁入了信息化時代，信息技術水平的廣泛普及，使得人力資源檔案管理已全面進入信息化管理時代。人力資源檔案管理部門在遵守保密規定的基礎上，要始終如一的加強檔案管理的信息化建設，運用現代化信息技術和手段，建立新的人力資源檔案管理利用模式，提升檔案信息資源開發與利用效率，全面提高檔案管理水平。為此，人力資源檔案管理部門要加大資金投入，購置現代化的計算機、掃描儀等設備和技術，實現人力資源檔案數字化存儲，快速及時地進行檔案的處理調整，加強人力資源檔案信息的規范性，有效地減輕人力資源檔案管理工作者的勞動強度，提高工作效率；建立人力資源檔案管理信息數據庫和管理系統，實現信息的海量存儲、長期積累和有效更新，保持人力資源檔案管理的動態性、連續性和有效性，從而形成面向整個市場的人力資源信息數據，為人員培訓、實施績效管理以及政府決策支持提供有效的依據；逐步建立網絡化的人力資源檔案管理和服務體系。通過信息系統強大的檢索、利用等功能，實現人力資源信息的快速檢索與查詢，提高檔案信息的利用效率。

（三）建立健全規章制度

人力資源檔案的開發與利用需要科學、嚴謹的制度作保障。為此，人力資源檔案管理部門要建立和完善科學合理的檔案利用制度，保證開發與利用工作的制度化、規范化。具體而言，嚴格規范利用范圍、批準權限、利用者身份要求、登記和歸還手續，以及開發利用過程中的注意事項、保密要求等。

（四）強化服務意識

人力資源檔案的開發與利用工作核心就是服務，樹立服務意識對順利開展人力資源檔案的開發與利用至關重要。人力資源檔案管理部門任何一個員工都要樹立服務意識，要嚴格自律，工作勤奮踏實、愛崗敬業、耐心細心，要深入研究開發利用的新動向，做好統計和分析利用，探索利用規律，做好利用預測，力求使利用工作更加快捷、有效、準確。

（五）加強業務培訓

人力資源檔案的開發與利用政策性、專業性較強，需要管理人員具備過硬的政治素質、專業知識和工作責任心，人力資源檔案的開發與利用是檔案管理人員綜合素質的體現，因此要人力資源檔案管理部門要經常性的組織多種形式的業務培訓，使檔案管理人員及時掌握政策，不斷掌握開發、利用新知識與新技能，能夠充分發揮工作的積極性和創造性，更好地服務于人力資源檔案的開發與利用。人力資源檔案管理部門要充分認識做好檔案開發利用工作的重要性，根據檔案開發利用工作的特點，運用現代化的技術手段和科學的管理模式，提高人力資源檔案開發與利用工作的規范化和人性化程度，更好地發揮人力資源檔案的經濟效益和社會效益。

四、結語

綜上所述，社會主義建設新時期，人才的作用愈加凸顯。加快人才交流，發揮人才更大的作用，成為社會發展的主流。為此，事業單位要順應時代發展要求，提升對人力資源檔案管理的認識，清醒地看到人力資源檔案開發與利用在經濟與社會發展中的重要意義，想方設法做好人力資源檔案的利用率，探索新時期人力資源檔案利用的有效途徑，從而更好地發揮人力資源檔案信息的積極作用。（作者單位為曹縣人力資源和社會保障局）