淺談對物資設(shè)備集中招標(biāo)采購的關(guān)鍵因素

王宣妮

摘 要：本文結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)對物資設(shè)備集中招標(biāo)采購的關(guān)鍵因素進(jìn)行闡述，從管理體制、運(yùn)行機(jī)制、供應(yīng)商管理、以及在運(yùn)行過程中取得的成效進(jìn)行了深入探討。

關(guān)鍵詞：物資設(shè)備；集中招標(biāo)；關(guān)鍵；因素

物資設(shè)備的集中招標(biāo)采購是節(jié)約工程施工成本的重要指標(biāo)，對于企業(yè)來說集中采購可以使采購數(shù)量增加，提高與賣方的談判力度，比較容易獲得價(jià)格折扣和良好的服務(wù)，但是招標(biāo)采購過程也是存在風(fēng)險(xiǎn)的，由于過程中的一些不確定因素的出現(xiàn)造成實(shí)際招標(biāo)結(jié)果與預(yù)期的目標(biāo)偏離，不確定因素實(shí)際上是一種信息的不完備狀態(tài)，而完備信息可以很大程度消除不確定因素，信息增加不確定因素減少，招標(biāo)采購的風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)降到最低，那我們就必須對招標(biāo)采購的每個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的審查和把控。為了提高采購質(zhì)量、采購物料統(tǒng)籌安排、進(jìn)行專業(yè)化操作、降低采購成本完成預(yù)定目標(biāo)。

下面我們對物資設(shè)備招標(biāo)采購必須具備的關(guān)鍵要素進(jìn)行闡述：

一、必須具備集中采購的管理體制

大宗物資設(shè)備集中統(tǒng)一、專業(yè)化采購與專業(yè)化管理有機(jī)結(jié)合進(jìn)行管理。 實(shí)行歸口管理從總部到項(xiàng)目均有物資設(shè)備采購的分管領(lǐng)導(dǎo)、一個(gè)部門負(fù)責(zé)采購管理工作、一個(gè)部門實(shí)行專業(yè)化采購。也就是采購管理是“裁判員”，采購操作是“運(yùn)動(dòng)員”，兩者必須分開。另外兩者有機(jī)結(jié)合，采購環(huán)節(jié)之間相互配合、互相制衡的監(jiān)督機(jī)制，才能采購權(quán)力公開，有效監(jiān)督。減少了采購工作的隨意性，提高了對供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)見性和防范能力。

二、必須具備科學(xué)合理的采購運(yùn)行機(jī)制

集中統(tǒng)一的管理體制需要科學(xué)理性的運(yùn)行機(jī)制作為基礎(chǔ)，專業(yè)化分工流程作保障，專業(yè)的對物資需求進(jìn)行規(guī)律分析、供應(yīng)市場研究、供應(yīng)商管理、過程控制等專業(yè)化職能運(yùn)行。打破了“一竿子插到底”的采購機(jī)制。全面實(shí)施集中招標(biāo)和集中會審體制，增強(qiáng)了采購工作的預(yù)見性和主動(dòng)性。

三、整合集團(tuán)化資源，公開透明電子采購

企業(yè)總部立足于整合資源、集合批量、公開透明、陽光采購原則進(jìn)行采購。總部成立集采中心，建立專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)、管理水平高的采購團(tuán)隊(duì)，對整個(gè)集團(tuán)進(jìn)行電子化采購。電子化采購公開透明、信息集中度高、過程受控、全程在案、永久追溯。

四、嚴(yán)格供應(yīng)商管理體系

企業(yè)實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，全面審查資質(zhì)證書、經(jīng)營狀況、質(zhì)量保證體系等基本情況。嚴(yán)格限定供應(yīng)商準(zhǔn)入時(shí)許可供應(yīng)產(chǎn)品，只將其優(yōu)勢產(chǎn)品列入準(zhǔn)入目錄。實(shí)施采購時(shí)只能在許可的范圍內(nèi)進(jìn)行采購，嚴(yán)禁超許可目錄采購，杜絕“萬能供應(yīng)商”。積極推行供應(yīng)商年度評審制。 要求各項(xiàng)目以及供應(yīng)商每月上報(bào)供應(yīng)跟蹤表和供應(yīng)商評價(jià)表。這樣雙重評價(jià)及時(shí)將供應(yīng)過程中存在的問題反饋給采購方，以便及時(shí)優(yōu)化和協(xié)調(diào)供應(yīng)問題。全面建立供應(yīng)商持續(xù)優(yōu)化的機(jī)制，對供應(yīng)商進(jìn)行定期梳理和排名，及時(shí)清理資質(zhì)查、資信和信用差、排名靠后的供應(yīng)商。對供應(yīng)商根據(jù)動(dòng)態(tài)管理考核進(jìn)行分級管理，對優(yōu)秀的供應(yīng)商在評標(biāo)過程中給予適當(dāng)?shù)募臃郑谕葪l件下可以優(yōu)先選擇。

五、集中招標(biāo)采購的成效

有效整合了物資需求資源。

解決了各分子公司以及項(xiàng)目之間分散采購各自為戰(zhàn)、單打獨(dú)斗的問題。特別是整合了各分子公司之前的大宗通用物資需求，形成了一個(gè)整體、一個(gè)聲音一致對外，提升了影響力和話語權(quán)。

集中采購計(jì)劃是采購項(xiàng)目立項(xiàng)的開始，好的開始影響整個(gè)過程，因此集中采購計(jì)劃的好壞嚴(yán)重影響了采購的結(jié)果。也就至關(guān)重要了。

對于集中招標(biāo)采購計(jì)劃主要是來源于各個(gè)不同的下屬公司和項(xiàng)目，對于不同類型的施工項(xiàng)目涉及的材料品種各不相同，想要達(dá)到最佳性價(jià)比，我們就必須對前期采購計(jì)劃進(jìn)行詳盡的分析和論證。認(rèn)真研究計(jì)劃初步采購計(jì)劃，并對所有采購計(jì)劃逐條處理；按照“應(yīng)招盡招”的原則，具體組織招標(biāo)采購和比價(jià)采購工作，保證物資質(zhì)量可靠和價(jià)格低廉；采購計(jì)劃形成的時(shí)機(jī)很重要。集團(tuán)化采購需要我們定期對供應(yīng)市場進(jìn)行分析，這對不同品種、依據(jù)市場形勢變化和根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)走勢、市場行情以及國家政策進(jìn)行分析比對，形成分析報(bào)告，指導(dǎo)企業(yè)市場形勢擇機(jī)進(jìn)行采購，明顯的提升了對市場的把控能力。這樣確定一個(gè)合適的采購時(shí)機(jī)。合適的時(shí)間提出采購計(jì)劃，對整個(gè)采購過程也是一種成本節(jié)約。

采購需求計(jì)劃準(zhǔn)確率、及時(shí)性和標(biāo)準(zhǔn)化程度嚴(yán)重影響招標(biāo)結(jié)果，因?yàn)楣芾聿块T和使用單位忽視對采購計(jì)劃的管理，審核把關(guān)不嚴(yán)，計(jì)劃調(diào)整、項(xiàng)目變更等造成大量物資錯(cuò)招或者誤招，造成浪費(fèi)和積壓。因此采購計(jì)劃對我們前期必須認(rèn)真對待，嚴(yán)格把關(guān)對需求計(jì)劃進(jìn)行分析和處理。

對每個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行分析論證。我們拿到的采購計(jì)劃首先要對所有的采購產(chǎn)品進(jìn)行分析，因?yàn)樯蠄?bào)的采購計(jì)劃品種規(guī)格型號太多太繁雜，首先要對采購計(jì)劃進(jìn)行整理，分類，將同類產(chǎn)品，規(guī)格型號歸類整理，進(jìn)行包件劃分。另外需要將特殊規(guī)格型號進(jìn)行甄別，例如有的產(chǎn)品是專利產(chǎn)品，那么我們就要對相應(yīng)產(chǎn)品在劃分包件的時(shí)候進(jìn)行詳細(xì)說明，要求投標(biāo)單位在投標(biāo)時(shí)必須有專利所有人的授權(quán)。還有針對特殊的設(shè)計(jì)需求進(jìn)行研究，有些產(chǎn)品的規(guī)格型號是設(shè)計(jì)院在設(shè)計(jì)時(shí)針對某個(gè)產(chǎn)品的需求專門定制了相關(guān)的規(guī)格型號，這樣就要進(jìn)行專門定制，需要我們對產(chǎn)品的功能性能進(jìn)行了解，且尋找到應(yīng)的生產(chǎn)單位進(jìn)行定制加工。對于單一來源的產(chǎn)品就需要對生產(chǎn)廠家更細(xì)致得調(diào)研，是否滿足我們的設(shè)計(jì)要求的產(chǎn)品。

產(chǎn)品的市場調(diào)研。

我們需要從供應(yīng)商整體實(shí)力、供應(yīng)份額、合同執(zhí)行情況、網(wǎng)上報(bào)價(jià)情況等方面進(jìn)行調(diào)研。根據(jù)我們對產(chǎn)品的分析整理歸類后形成了初步的采購計(jì)劃，那我們在做正式采購之前就需要進(jìn)行對擬招標(biāo)的產(chǎn)品進(jìn)行了解和落實(shí)，做到心中有數(shù)。落實(shí)資源是指按照物資計(jì)劃所列的品種、規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量和需用的時(shí)間，積極組織力量做好采購、加工定制、進(jìn)口等工作，同時(shí)做好選擇和評價(jià)供應(yīng)商的工作。不僅使計(jì)劃所列的物品有好的供應(yīng)商來供貨，而且在企業(yè)緊急采購時(shí)或者市場動(dòng)蕩嚴(yán)重，也能及時(shí)拿到質(zhì)量可靠、數(shù)量足夠的物資。

因此市場調(diào)研是必不可少的環(huán)節(jié)。根據(jù)整理的初步計(jì)劃篩選出相應(yīng)廠家進(jìn)行實(shí)際考察了解，進(jìn)一步對產(chǎn)品進(jìn)行更深更細(xì)致的了解明確最后的需求信息。對潛在投標(biāo)人進(jìn)行前期的考察和研究。首先是通過網(wǎng)絡(luò)查詢進(jìn)行初步篩選，其次就是實(shí)地考察，實(shí)地考察需要對潛在投標(biāo)人信息進(jìn)行核實(shí)和了解，確定潛在投標(biāo)人是否有能力承接參與我們招標(biāo)的產(chǎn)品。

首先能在盡可能短的時(shí)間內(nèi)保證項(xiàng)目的需求，不至于延誤工期。給下一步采購方案和采購方式的確定提供了明確的思路和方法，在招標(biāo)過程中少走彎路，節(jié)約了清標(biāo)和評標(biāo)的時(shí)間，且給評標(biāo)過程理清了條理提升了評標(biāo)的效率。其次采購質(zhì)量保障奠定了基礎(chǔ)提供了相關(guān)的數(shù)據(jù)和檢查方法。供應(yīng)商信息完善，大大降低了采購風(fēng)險(xiǎn)。最后從源頭著手嚴(yán)控每個(gè)采購環(huán)節(jié)，節(jié)約了采購成本。

六、有效整合了采購人力資源

對于集團(tuán)化采購需要專業(yè)的采購團(tuán)隊(duì)，

可以利用個(gè)分子公司和基層單位的采購人員和管理人員成立集采中心，實(shí)施專業(yè)化管理和采購業(yè)務(wù)操作，形成一支了解物資設(shè)備供應(yīng)市場、熟悉需求規(guī)律、具有豐富實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)。另外借助全集團(tuán)各個(gè)專業(yè)和領(lǐng)域的專業(yè)人才，建立專業(yè)的專家團(tuán)隊(duì)，彌補(bǔ)集采中心專業(yè)技術(shù)力量薄弱的不足，形成專家主導(dǎo)的采購決策機(jī)制，采購科學(xué)化水平顯著提升。

七、完善整合了采購信息資源

首先通過集中采購電子化和管理信息化，促進(jìn)了網(wǎng)上招標(biāo)業(yè)務(wù)公開、規(guī)范采購管理、堵塞管理漏洞、提升了工作效率。其次通過網(wǎng)上集中招標(biāo)完善和收集了供應(yīng)商基本檔案和業(yè)績信息，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)匯集與全面共享，徹底改變了信息割裂、采購決策缺乏充足數(shù)據(jù)支撐、管理監(jiān)督不力等狀況，大幅提升了采購效率和工作質(zhì)量。

八、管理水平大幅提升

確立了安全供應(yīng)、及時(shí)供應(yīng)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)的價(jià)值取向改善了兩個(gè)極端供應(yīng)，要么不計(jì)成本保供應(yīng)、要么追求最低價(jià)。建立了市場分析機(jī)制、需求研究、采購策略研究分析、過程控制等管理性工作。改善了供應(yīng)商交貨質(zhì)量問題和拖期問題。

九、反腐防線全面構(gòu)筑，形成個(gè)人保護(hù)屏障

通過電子化采購、公開采購業(yè)務(wù)全過程，全面建設(shè)科學(xué)理性的采購運(yùn)行機(jī)制，不僅營造了健康、透明的商業(yè)環(huán)境，全面構(gòu)筑了反腐倡廉的鋼鐵長城。

管理制度、業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，采購全過程操作信息和結(jié)果信息全都記錄在案，暴露在“陽光”下，實(shí)現(xiàn)了“業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯”采購人員不敢也不能腐敗，自我約束意識顯著增強(qiáng)。管理制度和業(yè)務(wù)流程全部固化到系統(tǒng)中強(qiáng)制執(zhí)行，網(wǎng)絡(luò)外供應(yīng)商采購得到了徹底遏制，解決了“無根”供應(yīng)商采購問題。電子化采購實(shí)現(xiàn)了完全密封報(bào)價(jià)管理，從根本上屆決了暗箱操作的可能性；使采購價(jià)格不透明、價(jià)格高的等問題得到了有效解決；企業(yè)分子公司實(shí)時(shí)共享所有供應(yīng)商信息； 給供應(yīng)商提供了公平、公正的交易環(huán)境，讓誠實(shí)守信、質(zhì)量可靠、交貨及時(shí)、服務(wù)優(yōu)良、價(jià)格具有競爭力的優(yōu)秀供應(yīng)商享受優(yōu)先的待遇。打造了供應(yīng)商靠實(shí)力說話的公平商業(yè)氛圍。

另外，對于采購環(huán)節(jié)上的每一個(gè)工作人員通過管理制度和采購體制形成了一道保護(hù)屏障。物資設(shè)備采購處于權(quán)力與利益交織的漩渦，非常敏感，因此我們不僅要做好采購環(huán)節(jié)上的每一項(xiàng)工作同時(shí)要使每一個(gè)采購人員都堂堂正正做人、干干凈凈做事。也給企業(yè)打造一支想干事、能干事、不出事的采購隊(duì)伍，保證企業(yè)物資設(shè)備集中采購的順利供應(yīng)。

十、結(jié)語

精品工程的鑄造源于每個(gè)細(xì)節(jié)的控制和材料的精挑細(xì)選，好的材料來源于每個(gè)專業(yè)管理制度的指導(dǎo)和專業(yè)采購操作的嚴(yán)格把關(guān)，因此集中招標(biāo)采購成就了企業(yè)和供應(yīng)商的雙贏合作。

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