淺談信息化檔案管理及其安全性

牛慶晶

摘 要：檔案管理的安全性，體現(xiàn)在兩個方面，一方面是紙質(zhì)檔案的安全性管理，一方面是信息化背景下的電子檔案的安全性管理。目前，檔案管理廣泛應用信息技術(shù)，信息的儲存、傳遞、應用都依賴網(wǎng)絡，研究信息化背景下的檔案安全保密工作，需要依據(jù)檔案管理的有關(guān)理論，以具體的檔案管理工作為主要依托，結(jié)合不同時期檔案管理的相關(guān)規(guī)定，完成好信息化背景下檔案管理的相關(guān)工作，保障檔案管理的高度安全性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；安全性

1 淺析檔案管理工作中尚存的問題及安全保密問題

1.1 管理技術(shù)及人才問題

綜合分析當前我國的檔案管理工作，在安全保密性問題上，體現(xiàn)出的主要問題是管理技術(shù)的欠缺，專業(yè)化人才缺口大。在具體的檔案管理過程中，流程銜接不緊湊，管理經(jīng)驗不足，導致檔案的安全保密性工作面臨較大的挑戰(zhàn)。

不同的單位或部門，對檔案管理工作的重視程度不同，相關(guān)工作步調(diào)不一致，缺乏統(tǒng)一性，使用的管理軟件及平臺的差異，導致檔案在傳輸儲存的過程中出現(xiàn)新的問題，影響信息安全。在檔案管理過程中，又有缺乏完善的統(tǒng)一標準，檔案管理的相關(guān)工作始終面臨極大的挑戰(zhàn)。檔案是一個企業(yè)或個人等在發(fā)展的過程中形成的發(fā)展記憶的綜合記錄，保留其發(fā)展的痕跡并有效利用這些信息，有助于分析在發(fā)展過程中存在利弊，制定下一步的發(fā)展策略，但多數(shù)單位對檔案管理工作的重視程度不不足，管理人員的崗位責任心欠缺，導致檔案的安全保密性受到威脅。

1.2 對檔案管理性質(zhì)的認識不足

檔案管理工作絕不僅僅是將產(chǎn)生的紙質(zhì)或電子材料簡單地存儲保管束之高閣。檔案在產(chǎn)生之初，管理人員應該對檔案進行科學的分析及評估，確定檔案的保存價值，在這個過程中涉及到的檔案安全就是正確做出判斷，確保有價值的信息能夠被全面安全地保留下來。一個單位的檔案管理工作，涉及到管理人員以此為依據(jù)，做出新的決策。這些在發(fā)展過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、信息，是一個單位、企業(yè)發(fā)展的歷史參考。

檔案管理工作的重要性和存在的意義都是毋庸置疑的，但在檔案安全管理方面，專業(yè)的人才極度缺乏。綜合分析，原因有二：其一，對于檔案管理工作的具體內(nèi)容，大多數(shù)人存在錯誤的認識，以為檔案管理工作就是簡單的收集、保管。這樣的認識導致的問題是檔案內(nèi)容的整理保存不夠科學；檔案的安全性得不到足夠的重視。

檔案管理工作在開展之初，目的性較為單一，工作性質(zhì)也相對簡單。隨著社會的發(fā)展，信息產(chǎn)生的速度極大提高，檔案管理工作從原來的的針對本單位一些工作人員開展的資料提供服務，轉(zhuǎn)變?yōu)榉辗秶鼜V的包括檔案開發(fā)、保護（保密）、管理、查閱等相關(guān)內(nèi)容。使得檔案管理工作日漸繁瑣，許多人失去工作的熱情。同時一部分人不看好檔案管理工作的原因也包括對這項工作的發(fā)展前景不報樂觀的態(tài)度。

1.3 缺乏信息化檔案管理理念

在信息化發(fā)展的時代，信息化管理理念的欠缺使檔案管理工作中的安全保密性受到極大的挑戰(zhàn)。管理觀念及技術(shù)手段的落后，導致檔案管理工作與實際需要嚴重脫軌。不能順應時代的發(fā)展，及時調(diào)整觀念，在網(wǎng)絡技術(shù)如此發(fā)達的情況下，必將導致檔案管理的安全性受到威脅。當前，各大行業(yè)包括服務行業(yè)都已經(jīng)廣泛采用信息化管理技術(shù)，但在檔案管理領(lǐng)域，信息化發(fā)展卻相對緩慢。推進速度的滯后使檔案的科學管理與利用都停滯不前，檔案管理工作不能發(fā)揮應有的作用，檔案的安全性也得不到保障。

2 檔案管理的安全保密及信息化管理的實施策略

2.1 提高管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)

分析目前檔案管理及安全保密工作中體現(xiàn)出的問題，相關(guān)管理部門應該及時制定相關(guān)策略，在提高管理人員的綜合素質(zhì)方面多下功夫，使第一線工作人員的思想認識得到進一步的提高，從而影響更多的人，把注意力轉(zhuǎn)移到相關(guān)工作中來。可以采取的方法，可以是定期進行培訓，建立一支工作態(tài)度嚴肅認真、紀律嚴明的檔案管理團隊；制定相關(guān)的獎懲策略，不斷強調(diào)檔案保密安全的重要性，從基層工作人員到高層管理，都充分重視該項工作。

2.2 牢固樹立信息化檔案安全管理意識

在檔案的安全保密性工作以及一切相關(guān)工作中，檔案管理機構(gòu)的相關(guān)工作人員對自己所從事的工作應該有一個準確的認識，肯定這項工作的前景，同時能夠通過自己的工作實踐，讓周邊的人認識到檔案管理及檔案安全保密工作的重要性，從而進一步促進檔案安全保密性工作的完善。相關(guān)工作人員崗位責任意識的提高可以使不法分子無機可乘，增強檔案信息管理的安全性，使檔案信息的價值得以更好地發(fā)揮。

企業(yè)在發(fā)展的過程中，應該有意識地重視檔案管理工作及檔案安全保密工作，針對相關(guān)崗位招聘專業(yè)技術(shù)人才。不具備相關(guān)經(jīng)驗、專業(yè)性的人員，是直接導致相關(guān)工作發(fā)展停滯不前的原因。工作期間，先關(guān)人員的崗位培訓也尤為重要，應該得到足夠的重視。

2.3 盡快實現(xiàn)信息化檔案管理

為促進檔案安全保密性工作的順利進行，建立完善的管理流程，建構(gòu)起可持續(xù)發(fā)展的管理結(jié)構(gòu)是至關(guān)重要的。細節(jié)決定成敗，行業(yè)之間的競爭受到諸多因素的影響，未來發(fā)展的決策，

有很大一部分因素建立在對行業(yè)發(fā)展規(guī)律分析的基礎上，檔案管理工作具備科學性，檔案的價值才能得以最大程度的發(fā)揮。做好檔案安全保密性工作，才能使競爭對手無機可乘，掌握更多的主動權(quán)。

檔案安全保密性工作的有效落實，依賴于完善的管理制度、檔案管理的先進性。盡快實現(xiàn)信息化管理，可以使檔案管理工作更好地適應時代的發(fā)展。在檔案管理信息化的進程中，人才與技術(shù)是兩個重要的因素，目前，檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，業(yè)務能力有限，相關(guān)管理軟件相對較少，這些都極大地阻礙了檔案管理信息化的腳步。

綜上所述，目前檔案管理工作的發(fā)展并不樂觀，受到諸多因素的影響，有一大部分人對檔案管理工作的重視程度不足。在信息化發(fā)展的社會，信息是競爭的重要資源。檔案作為信息資源，重視其安全保密性，是增強競爭力的重要手段。對檔案的有效利用是檔案管理工作的價值所在。實現(xiàn)檔案管理信息化，重視檔案安全保密性，建立完善的管理機制，采取有效措施如提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)及業(yè)務能力等，促進該項工作的有效推進，是目前研究檔案安全保密性工作的重中之重。