論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

易祥松

信息化時代下高校人事檔案管理工作的創新途徑實則是開創現代化的信息化建設之路。本文從高校人事檔案管理工作的重要性、當下高校人事檔案管理工作的不足之處以及高校人事檔案管理信息化建設的有效途徑三個方面進行分析，以研究信息化時代下的人事檔案管理新思路、方式、手段為核心，探究高校人事檔案管理信息化建設的創新發展之路，具體如下。

一、當下高校人事檔案管理工作的不足之處

首先，人事檔案歸檔過程不細致，常出現資料散亂排放的情況，這為后續的資料查找、檢查、借閱等工作造成了不小的阻礙，甚至會遺漏重要的醫療資料；第二，紙質人事檔案保存管理情況差，致使許多重要資料存在破損情況，對重要的印章、簽名來說，這樣的破損往往是致命的；第三，人事檔案的保密、利用機制不完善，不僅會導致重要資料的安全性降低，還會致使人事檔案的利用率降低，尤其對于非常重要的人事檔案（例如重要領導人員信息資料等等），保密和利用機制不完善所造成的安全威脅是不容小視的。

二、高校人事檔案管理信息化建設的有效途徑

人事檔案管理工作共分為如下幾個步驟：首先制定歸檔管理制度；其次制定人事檔案的管理制度；再次，制定人事檔案的保密、利用等制度；最后就是利用人事檔案管理工具整理人事檔案。本文擬從這幾個步驟入手進行分析，具體如下。

（一）人事檔案歸檔過程信息化

人事檔案歸檔過程信息化共分為以下幾點：第一，歸檔工作交由專門的信息化團隊負責，尤其是對大型高校來說，要選擇“人事檔案團隊+信息化團隊”的團隊式歸檔管理方式；第二，歸檔過程中做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份人事檔案的歸檔過程都有最原始的證據留存，而至于這些掃描的圖片資料，則由專門的信息掃描人員專管。

（二）人事檔案管理過程信息化

人事檔案管理過程信息化共分為以下幾點：第一，人事檔案要做好分類管理，這里所說的分類并不單純的指將資料按類別放好，而是要通過專業的信息分類軟件，按照不同的分類標準對不同資料進行二次整理；第二，利用流程監管軟件監管人事檔案管理流程，使每一環節都實現“高效保質、專人專責、分流有序”。

（三）人事檔案的保密、利用機制信息化

人事檔案的保密、利用機制信息化共分為以下幾點：第一，對于不同人事檔案資料設定不同的保密級別，與之對應的設置不同的管理密鑰，尤其對高級別的人事檔案資料來說，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專人負責；第二，人事檔案利用機制旨在提升人事檔案的利用率，因此最好的方法是結合大數據技術打造“數據挖掘、數據分析、數據利用、數據更新”的新型人事檔案利用機制。

（四）人事檔案管理過程信息化

人事檔案的制作過程信息化共分為以下幾點：第一，管理工具的選擇必須要用心，選擇質量好、使用方便的管理工具，這樣可以有效提升人事檔案管理效率和管理質量，例如致得E8人事檔案管理軟件或是由高校牽頭開發自己的人事檔案管理軟件；第二，人事檔案管理軟件需入網，所以要求其具有較強的穩定性和安全性，同時還要有專業的軟件維護團隊。

（五）其他信息化建設途徑

1.加強人事檔案管理信息化人才建設，為信息化建設提供新思路

21世紀最重要的是人才，而高水平的信息化人才隊伍是推動高校人事檔案管理信息化建設的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善信息化人才隊伍建設制度，發揮人才優勢，為人事檔案管理信息化建設提供新思路、新想法。

2.加強人事檔案管理制度建設，為信息化建設保駕護航

完善的人事檔案管理制度是保障高校人事檔案管理信息化建設的重要基礎和前提，因此，各大高校要積極研究現有的人事檔案管理制度中的不足，認真聽取各方建議和意見，落實人事檔案管理制度改革辦法，從而推動人事檔案信息化建設進程。

三、結語

隨著科學技術的不斷發展，高校人事檔案管理工作也迎來了前所未有的發展基于，鑒于現代科技的發展對各行各業的影響越來越深。人事檔案管理流程也需不斷優化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個方面入手不斷創新工作方式，同時加強信息化人才建設和管理制度建設，開創人事檔案管理工作新局面，開拓信息化時代下人事檔案管理工作新方式。（作者單位為昭通學院）