人事檔案的合理開發(fā)和運用

張洋

在人力資源管理中，人事檔案是不可或缺的一部分，其不僅僅為企業(yè)在招聘員工，選用人才，安排崗位和提拔干部提供了可靠的依據(jù)，而且還是組成企業(yè)人力資源儲備庫重要的一部分。對人事檔案進行合理的開發(fā)和利用不僅能夠有效促進企業(yè)人力資源的工作效率，同時也能夠更好的促進企業(yè)進一步發(fā)展。本篇論文就針對企業(yè)人事檔案的開發(fā)和運用進行分析和研究。首先簡要概述了人事檔案管理的概念以及基本內(nèi)容，其次指出人事檔案的合理開發(fā)和應(yīng)用在企業(yè)內(nèi)部管理中的重要性，最后有針對性的指出提升人事檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中作用的一些有效建議。希望能夠為今后類似的研究提供一些方向和借鑒。

一、人事檔案管理概念與基本內(nèi)容

所謂的人事檔案管理實際上指的就是企業(yè)將人事檔案進行收集，整理，保管，鑒定，統(tǒng)計和有效利用的一系列活動。可以說人事檔案是在人事管理活動開展的過程中不可或缺的一部分。其是在人事管理活動中形成的，主要反映相關(guān)人員的個人經(jīng)歷和品德表現(xiàn)。每個人事檔案都是獨立存在的，且為各單位準(zhǔn)備考察的文件材料。在當(dāng)前形勢下，市場在不斷變化，相應(yīng)的人事檔案中所記載的各項資料也在不斷發(fā)生變化，不僅包括以前的個人經(jīng)歷和品德表現(xiàn)，還加入了一些新的內(nèi)容，比如說社會關(guān)系，業(yè)務(wù)能力，工作狀況等等。正因為如此，所以人事檔案的內(nèi)容也應(yīng)該隨著時代的發(fā)展而進行升級和更新。綜合而言，人事檔案管理的主要目的是為了對相關(guān)人事檔案進行有效保管和運用。其主要沒朋友以下幾個部分，分別為材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。

二、合理開發(fā)運用人事檔案對人力資源管理工作的重要性

就當(dāng)前而言，我國企業(yè)一般會將人力資源管理分成幾個不同的板塊，而人事檔案就是其中意義，其在人力資源管理的每一個環(huán)節(jié)中都有著無可替代的作用。其在各環(huán)節(jié)中的作用如下所示：

首先，在人力資源規(guī)劃方面，可以通過查閱相關(guān)人事檔案來進行準(zhǔn)確分析。作為人力資源規(guī)劃而言，其是根據(jù)企業(yè)的組織戰(zhàn)略來對人力資源需求的質(zhì)量，數(shù)量和結(jié)構(gòu)。一旦戰(zhàn)略發(fā)生改變，那么企業(yè)的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)也會發(fā)生改變，自然就需要進行職位更替，職責(zé)變化和人員需求變化。而通過查閱人事檔案就能夠更好的分析當(dāng)事人是否符合任職需求，對其即將任職的崗位適應(yīng)度和成績進行有效預(yù)測。

其次，在招聘和選拔員工上也能夠通過對人事檔案的分析來做到有效招聘和運用人才。因為人事檔案中對每一位員工的知識，技能，品行等都做了較為詳細的記錄。這樣通過對人事檔案中記錄的分析和研究，可以讓企業(yè)將最合適的人才安排到最恰當(dāng)?shù)膷徫簧稀１热缯f，企業(yè)如果內(nèi)部某個職位發(fā)生空缺，需要在企業(yè)內(nèi)部人員中進行選拔任用，那么就可以根據(jù)該崗位的實際需求來查閱相關(guān)人事檔案，直接將不符合要求的人員去除，再對符合條件的人員進行也有錄用。可以說，合理的運用人事檔案，能夠節(jié)省很多招聘成本，讓企業(yè)能夠從自身內(nèi)部滿足各崗位的人力資源需求。

第三，企業(yè)的員工培訓(xùn)中可以通過查閱人事檔案對相關(guān)人員進行有針對性的培訓(xùn)。因為在人事檔案中大多數(shù)都會將員工的培訓(xùn)信息記錄在案，企業(yè)只需要在培訓(xùn)開始之前，查閱相關(guān)員工的人事檔案就能夠了解到該員工曾經(jīng)接受了那些方面的專業(yè)培訓(xùn)，如果曾經(jīng)接受過相關(guān)培訓(xùn)，那么就可以避免出現(xiàn)重復(fù)。另外將員工參加的各項培訓(xùn)和職位說明進行對照，可以找到員工的薄弱之處，今兒安排更適合的培訓(xùn)項目，這樣才能夠和你有針對性的提升員工素質(zhì)。而且員工在參加了新的培訓(xùn)以后，企業(yè)也要及時將培訓(xùn)內(nèi)容及相關(guān)成績加入到其方案中，使人事檔案能夠及時予以更新，以確保在下次使用人事檔案時確保其更加準(zhǔn)確。

第四，在員工的績效考核和薪資福利調(diào)整上，人事檔案也起到很重要的作用。作為績效考核，其是對員工工作成績的一種評價。而且這種評價和企業(yè)給予員工的各項薪資福利是直接掛鉤的，人事檔案的完整程度會影響到員工績效考核的公平性。另外企業(yè)在針對員工的每一次績效考核都應(yīng)該有各類唱歌和材料，考核結(jié)果要及時記入檔案中，以確保每次績效考核都有據(jù)可查。另外，員工的個人人事檔案和其薪資福利有重要關(guān)系。任何一個企業(yè)的新員工入職確定薪資時，企業(yè)都會查閱員工的相關(guān)很是蛋糕，從其學(xué)歷，專業(yè)，技能和個人素質(zhì)等各方面來考察期是否符合崗位需求，從而確定其薪資標(biāo)準(zhǔn)。另外員工的社保以及相關(guān)保險待遇申請等等都是基于員工的人事檔案，如果缺錢相應(yīng)的人事檔案，那么這些都無法及時辦理。

最后，員工的職業(yè)生涯規(guī)劃也和其人事檔案有重要聯(lián)系。企業(yè)可以根據(jù)對員工人事檔案的仔細分析，將員工根據(jù)不同的特點來進行劃分，為各類才才儲備庫的建立打下良好的基礎(chǔ)。另外企業(yè)的人才庫和職業(yè)發(fā)展是緊密相連的，其可以明確每個員工現(xiàn)有的業(yè)績和知識技能，職業(yè)晉升之間的標(biāo)準(zhǔn)差距，其能夠讓員工更加努力的去實現(xiàn)自身職業(yè)發(fā)展，從而做到對自己的職業(yè)生涯進行有效規(guī)劃。

三、提高人事檔案管理在企業(yè)管理中的作用

在企業(yè)的人力資源管理部門，人事檔案一直都受到很大的重視，但由于各種因素的影響，使我國人事檔案在管理方面存在一定的制約，所以很多企業(yè)的人事檔案管理無法獲得更好的發(fā)展。也給我國人力資源管理造成了很大損失。正因為如此，所以應(yīng)該抓住一切機遇，樹立創(chuàng)新的人才觀念，進一步推動企業(yè)人事檔案工作的制度化，科學(xué)化和規(guī)范化。將各方面結(jié)合起來，將人事檔案在人力資源管理中的作用充分發(fā)揮出來。

（一）合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)

作為人力資源管理工作者而言，其需要在整理和運用人事檔案過程中需要跟隨時代的腳步采用信息化資源來開展工作。可以利用信息管理的理論來加強對相關(guān)檔案信息的分析和研究，同時對其進行深入開發(fā)和利用。使人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的簡單管理轉(zhuǎn)化到現(xiàn)今的研究和開發(fā)利用。將人事檔案工作構(gòu)建成人才信息庫工作。當(dāng)然在人事檔案信息開發(fā)利用過程中，一定要注意保護員工的個人隱私。針對可以利用的方面要善加利用，而針對不能夠濫用和擴散的部分一定要注意保護。

（二）建立一種科學(xué)以及實用的評價體系

隨著我國市場主義經(jīng)濟的發(fā)展現(xiàn)狀以及未來的發(fā)展趨勢。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展需求來對員工崗位職責(zé)進行合理分析，同時在發(fā)展的過程中不斷予以完善。另外，企業(yè)還要根據(jù)自身現(xiàn)狀，來構(gòu)建整個企業(yè)的制度化考核機制，將企業(yè)的考核制度化，科學(xué)化和完善化。對傳統(tǒng)的人事檔案工作進行科學(xué)化的改革和完善。另外，企業(yè)還要根據(jù)實際的發(fā)展現(xiàn)狀，對西方一些發(fā)達國家的成功經(jīng)驗經(jīng)營學(xué)習(xí)和借鑒。將企業(yè)實際和成功經(jīng)驗相結(jié)合，在員工的人事檔案中，加入個人信用板塊，對員工的基本信用記錄進行增加和更新。這樣才能夠讓員工的工作積極性進一步提升，對于企業(yè)的貢獻度自然也更大。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的人事檔案開發(fā)利用是人力資源管理工作的最終目的，其只有科學(xué)化，合理化的開發(fā)利用，價值才能夠充分的體現(xiàn)出來。才能夠讓人事檔案管理工作充滿活力。而企業(yè)的相關(guān)管理人員只有主動將人事檔案信息資源充分開發(fā)利用起來，才能夠為企業(yè)高層決策提供更多的依據(jù)。總之，只要企業(yè)對員工的人氣胳膊好進行合理的開發(fā)和利用，才能夠有效的提升企業(yè)的人力資源管理水平，進而使企業(yè)的人力資源建設(shè)和效益都獲得提升。（作者單位為江蘇省徐州財經(jīng)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校）