高校合同管理與審計實務探索

李蓉　金忠兆

摘 要：隨著社會主義市場經濟體系的逐步建立和高校管理體制改革的不斷深入，高校已成為市場經濟的主體之一，合同作為高校參與市場經濟體系的重要途徑，合同管理已成為高校經濟管理的重要內容。如何有效地加強合同管理，避免糾紛，已成為高校管理的一項重要內容。

關鍵詞：高校；合同管理；審計

一、高校合同管理現狀

目前，高校合同管理方式大部分實行的是按部門職責進行分類歸口管理、分級審批、各負其責的制度，但在具體實施中有的合同分類歸口不是很明確，且存在合同管理未按管理辦法規嚴格執行的現象，例如：授權委托制度未及時跟進、合同審查小組未充分發揮其功能作用。合同履行完畢或合同權利義務終止時，大多數承辦單位未及時向歸口管理部門書面報告合同的執行情況及結果。具體表現為：

（1）合同管理機制不健全，職權不清。目前，很多高校在合同管理當中，只局限于合同的登記備案，對合同的簽訂、履行過程都無法進行全過程監督，合同糾紛處理機制不健全，監督機制缺失，合同簽訂比較混亂，部分印簽為學校合同專用章，部分印簽為部門章。重合同訂立，輕合同監督，導致合同履行風險增加，從而引起訴訟與糾紛，使學校經濟利益及聲譽受損。

（2）法制意識淡薄，對合同的權利和義務缺乏認識。在合同簽訂時，由于管理人員缺乏相應的法律常識，這將導致高校出現重合同訂立，輕合同監督的現象。對于合同的細節、條款不是很在意，或者是完全不懂合同所列的內容是否符合自己的權利和義務，以致于在合同履行的中期和后期出現各種問題，這將導致使學校的經濟利益受損。

（3）合同管理手段落后，導致合同管理效率低，信息傳遞不及時。相關職能部門和不同級別層次的管理者都參與合同管理，很容易出現審批環節繁多致使合同審批效率低的問題，合同管理效率低將會導致學校錯失業務良機，信息傳遞不及時會使各管理部門之間溝通協調不通暢。

（4）合同管理人員素質良莠不齊。目前高校對外所簽訂的合同種類越來越多，所涉及的范圍也越來越廣，覆蓋了購銷、財產租賃、合作辦學、土地轉讓、技術轉讓、科研、對外投資等。學校合同管理人員的素質關系到學校合同管理工作的優劣，要配備具備專業知識的合同管理人員。合同管理人員要熟悉學校的內部運作流程和外部信息，要有較強的組織能力和協調能力，敏銳的洞察分析能力，嚴密的邏輯思維能力和較強的責任心。而目前，高校的合同管理人員大多數是辦公室兼職的，沒有配備專門的合同管理人員。

二、開展合同審計的意義

高校開展合同審計，對自身的建設和發展有著積極的作用，也是高校適應市場經濟發展的客觀需要。

（1）開展合同審計，可以促進學校各級管理者法制意識的增強，明確管理職責，防范合同風險和提高學校管理水平。

（2）開展合同審計，可以強化學校內部控制管理機制，規范各級人員的經濟行為，嚴格遵守財經紀律，堵塞漏洞，增強高校內部管理，預防腐敗，促進廉政建設。

（3）開展合同審計，可以幫助完善合同條款，確保合同合法合規，避免潛在的經濟糾紛，促進各部門有效維護學校的經濟利益；加強對合同的簽訂、審批、履行等過程的審查，可以排除隱患，防范風險，維護教職工的合法權益。

三、高校合同審計的內容

高校合同審計是指由高校內部審計機構對合同的簽訂、履行、變更、終止及合同管理等，進行獨立客觀的監督和評價活動。高校實施合同管理，并開展合同審計，可以起到互相牽制的作用。合同審計的內容應包括：

（1）審計簽訂合同的合法性和有效性。審查合同的簽訂是否遵守平等互利、協商一致、等價有償的原則，合同的簽訂是否損害學校利益或社會公共利益，是否符合法律規定的形式和程序，涉及法律裁定的條款是否完善，內容是否符合國家法律法規。

（2）審計合同的審批流程。主要是審查合同審批表內容是否齊全，是否按照規定流程及時審批。審批表格式是否規范，內容是否齊全；是否出具合同審批表。是否按規定程序及時審批；是否存在合同先簽后補審批手續情況。審查合同制定后是否經過相關部門的審查（法務部），查看審查記錄。

（3）審計合同的主要條款。主要審查合同價款是否合理，合同重要條款有無遺漏；所涉及的數量與質量以及履行期限地點、違約的賠償責任、賠償金額等是否明確，招標文件與合同中主要條款是否存在差異等。合同形式是否符合相關法律、行政法規的要求，是否采用統一的合同范本。

（4）審計合同履行情況。主要審查合同雙方是否按規定履行合同，合同執行中是否弄虛作假、合同的變更是否符合法定條件，執行上是否有偏差及偏差產生的原因、責任和損失。審查合同雙方是否按合同約定的期限、地點和條款認真履行了合同，有無一方任意改變合同內容和條款的行為。

（5）審計合同的管理情況。主要審查合同日常管理情況，審查機構的設置與人員的配置、合同的檔案保管與臺賬設立、合同印章管理、合同的內控制度建設情況，是否有相關的合同的管理制度、合同的評審制度、合同的會簽制度和合同專用章管理制度等。通過對以上內容的審查，并對合同的訂立、履行、審批、管理的合法性、規范性等方面做出客觀評價，總結經驗，揭示風險，提出建議。

四、合同審計的程序

合同審計實施過程中，具體程序包含有：合同審前準備階段、合同審計實施階段和合同審計報告階段以及合同后續審計。

（1）事前階段（或稱計劃階段），了解被審單位合同的完整性和真實性。采用現場詢問和表格調查等形式，了解學校各類合同的管理方式，并與學校合同管理人員進行溝通，了解合同管理情況。然后根據初步了解的情況，梳理學校主要部門合同實際操作管理流程，對了解的情況進行分析，找出其薄弱環節和控制點，確定審計重點。

（2）事中階段（或稱實施階段），對照合同的內容，檢查財務反映內容的準確性與真實性，

檢查其起草、審核、審批、制度建設、檔案管理與臺賬設立等工作流程，是否符合學校現行的合同管理辦法的要求，從而發現被審計單位有無違法違紀行為。審查合同是否得到有效執行、合同執行結果的反饋及合同糾紛處理情況。檢查合同存檔情況，是否進行分類管理和建檔，是否有專人負責管理；檢查合同臺賬管理，是否設有合同臺賬；檢查各個單位部門有無違約行為和合同糾紛的處理記錄，以便進一步建立健全學校的合同管理內控制度。

（3）事后階段（報告階段），針對合同審計中發現的問題，提出合同管理的意見和建議。與合同簽訂部門、合同管理部門進行交流溝通，確保審計報告的科學性和實用性。

（4）后續階段，針對合同報告發現的問題，并提出整改建議和意見，查看審計意見的落實情況。

五、高校合同管理與審計的啟示

在國家依法治國的大背景下，依法治校就是此方針的具體體現，作為學校管理的基本要求，高校的合同管理工作還很滯后。因此提升高校合同管理水平，需要從觀念、組織、制度、監督等方面尋求對策，才能切實維護好學校的各項權益。

（1）建立健全合同管理機制。建立健全學校合同管理部門，明確學校合同主管部門和各歸口管理部門的分工和職責，并配備專門合同管理人員，明確機構或崗位職責，保證合同履行落到實處。構建合同管理分析制度，定期對合同的審查質量和審查效率、履約情況等進行分析，查找合同管理中的漏洞和問題，避免和減少經濟損失。

（2）制定完善的合同管理辦法。高校應進一步完善和修訂學校合同管理辦法，建立健全合同歸口管理和分類專項管理制度、合同示范文本制度、合同授權委托制度、合同審查制度或審簽制度、合同專用章管理制度、合同臺賬制度以及合同檔案制度等，加強對合同授權簽訂、審批流程、受理登記、備案歸檔、履行驗收、管理臺賬等方面的管理。強化合同授權委托制度，學校對授權委托及簽章事項應進行嚴格的法律審查，明確各類合同簽訂的授權委托權限，避免授權不明、職責不清等不規范行為。

（3）加強合同審計監督管理。將審計監督引入合同管理全過程，通過審計監督有效地把控合同管理過程中的關鍵控制點和風險點。由審計部門制訂較為詳細的合同審計實施辦法，合理確定審計范圍，對標的金額較高、影響較大的經濟合同，納入必審項目，將合同審計逐步常態化，把合同審計作為高校內部審計的重要內容。要重視合同管理制度的執行與落實，重視對合同履行情況的跟蹤。學校要從法律風險防范的實際需要出發，加強合同訂立后的履約跟蹤，定期了解合同的執行情況，加強合同履行的監督檢查。

（4）增強合同管理隊伍建設。由于學校所簽定的合同涉及面廣，政策法規性強，要求合同的報審人員、審批人員、管理者、審計人員都要具備一定的法律意識，有效地維護學校的合法利益。高校應采取各種方式，使合同管理部門和教職工具備一定的法律常識，重視合同的條款、明確自己的權利與義務，只有提高了教職工的法律意識，才能更好地開展合同管理工作，為合同審計工作提供保障，促進審計工作法制化、規范化。

（5）創建合同管理信息系統。信息化時代，信息系統的應用越來越廣泛，創建合同管理信息系統，對合同的訂立、審批、歸檔、履行等流程可以進行實時監控，這有利于監控合同執行的全過程，促進規范管理，實現以合同為主動脈，利用合同構建業務主線，滿足合同業務跨部門、跨層級、全過程、精細化的協同管理。

（責任編輯：何卉）