企業檔案信息化管理方法研究

【摘要】隨著我國改革開放以及信息技術的快速發展，企業的檔案管理工作已經全面進入信息時代。信息是社會發展的主體，互聯網、電子技術等已經迅速的占領人們生產生活的多個領域。檔案信息作為企業內部運行系統中不可缺少的組成部分，也在逐漸向信息化、自動化、數字化的方向發展。本文分析了企業檔案信息化管理的必然趨勢，闡述了當前我國企業檔案信息化管理的現狀，針對如何加強企業檔案信息化管理給出合理化建議。

【關鍵詞】企業檔案；信息化管理；策略分析

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A

引言

如何對企業檔案信息管理進行強化，最大限度地發揮企業檔案信息資源的作用，始終是相關人員研究的重點話題。企業必須通過先進的管理理念與技術，對檔案進行分類管理，通過網絡平臺實現檔案信息的傳遞，在提高企業工作效率的基礎上，提升企業經濟效益，更加充分地實現企業價值。

一、企業檔案信息化管理的必然性

（一）企業檔案信息化管理是國家與政府信息化建設的需要

目前，我國面臨著世界經濟以及社會大發展的趨勢，國家號召將國民信息化建設放在首要位置，以信息化帶動工業化，最終實現經濟與產業結構的升級，全面實現生產力跨越式發展。各地方政府也在響應國家號召，構建信息化政府系統框架。檔案信息資源是國家與政府信息資源中的重要部分，所以一定要緊跟國家、政府、社會的發展步伐，對傳統的管理模式進行改革，向信息化管理的方向發展，盡量滿足國家信息化建設的需要。

（二）企業檔案信息化管理是適應企業信息化發展的需要

隨著科學技術的不斷進步，企業必須向著信息化的方向發展。企業的領導層是信息的處理者，通過所收集到的信息做出具體決策。檔案信息是企業基本的信息庫，檔案信息化管理可以使檔案信息資源更好地開發與利用。通過信息化的檔案，企業與企業之間、企業與用戶之間都能夠更好地了解，便于溝通與合作。企業檔案管理的信息化建設能夠促進企業的信息化發展，是企業管理中非常重要的環節。通過該環節能夠更好地反應出企業的信息資源，維護企業的合法權益。將現代化技術應用到企業的檔案管理中，以數據庫的形式完成對檔案信息的收集、鑒定、查詢等工作，真正實現電子查找與網絡傳輸，徹底打破傳統的檔案管理理念。通過信息化管理能夠降低工作人員的工作量，而且可以有效提高工作效率，使企業可以進行更優質的資源配置，提高經濟效益。

二、企業檔案信息化管理的現狀分析

近幾年來，我國企業檔案的信息化建設有了快速發展，但是發展的不均衡現象眾所周知。當前，檔案信息化建設現狀主要體現一下幾個方面。

（一）企業發展規模落后

關于企業檔案管理的信息化建設，企業的發展規模起到關鍵性作用，決定檔案信息化建設的水平。目前，許多傳統的企業仍在使用傳統的紙質檔案管理，不能夠發揮現代化儀器的作用，導致企業的創新發展以及信息化建設落后，而且在人才引進方面的投入也呈現不足，這樣會直接阻礙檔案信息化管理建設的步伐。

（二）檔案管理隊伍知識老化

檔案管理人員不能夠與時俱進，對信息技術的運用較差，對檔案信息的開發傳統化，有些企業甚至仍停留在對檔案信息的簡單介紹、匯編、保管等，很少對檔案信息進行開發，檔案部門的服務方式與當代社會發展的需求落差太大。為了解決以上問題，檔案管理人員需要適應信息時代賦予的使命，與時俱進，廣學博采，擴大知識層面，提高網絡操作技能。對檔案信息化管理的構建進行不斷創新與鉆研。

三、企業檔案信息化管理的有效途徑

企業檔案的信息化管理對檔案管理部門來講是一項全新的挑戰，屬于比較復雜的系統工程。檔案的信息化管理涉及到計算機硬件、網絡、信息處理等相關技術，并且需要資金與人才的投入，在運行的過程中，要結合企業的實際情況進行不斷摸索，在實踐中逐漸完善。

（一）構建企業檔案信息化管理長遠規劃

首先，需要企業領導對檔案的信息化管理給予高度重視，認識到檔案信息化管理的重要性。檔案管理部門要為促進企業綜合性發展提供紐帶與橋梁。在領導高度重視的同時，需要各個部門之間相互配合，以戰略性的眼光與務實的作風緊抓檔案信息化建設。其次，需要明確企業檔案信息化管理的具體規劃與實施方法。由于檔案的信息化管理具有長遠性與復雜性，所以，需要相關部門的配合、相關技術的協作。科學規劃檔案信息化管理方案，確保資源配置、信息共享、協作開發等的可行性，結合企業的自身發展情況制定相應的信息化建設方案，確定目標之后，制定長遠的發展計劃，將檔案的信息化管理融入到其他各項工作中，扎實推進檔案的信息化建設與管理。

（二）加強軟硬件設施優化以及人員培訓

檔案管理部門一定要與信息技術相關部門多溝通，做好檔案信息的規劃建設，爭取將檔案信息化管理建設納入到企業綜合建設中去，充分解決軟硬件問題以及人員培訓問題。首先，硬件方面，一般情況下，企業的計算機網絡結構包含工作交換機、主干網絡、數據庫、計算機等。檔案信息化管理需要充分利用企業的硬件系統，合理運用網絡平臺與技術平臺，促進檔案管理的信息化建設。其次，軟件方面，檔案信息化管理的軟件是自行開發還是購買需要根據企業信息化建設的規模以及技能來決定。管理軟件最好選擇檔案局統一開發的軟件，一定要考慮軟件的兼容性，在統一的標準下進行開發研制，避免版本不一，造成浪費。最后，人員培訓方面，檔案管理人才是檔案信息化管理的關鍵，檔案管理人員一定要具備一定的政治思想素質，熱愛自己的本職工作，具有較強的事業與責任感，樹立起正確的保密觀念，遵守國家相關法律，認真履行作為檔案管理人員的基本職責。另外，檔案信息化管理要求管理人員具有一定的科學文化與專業技能，熟練掌握現代化辦公軟件操作技術，運用先進的管理技能。企業檔案信息化管理人員一定要有緊迫感，不斷提升自身知識水平，加強計算機知識及技能的培訓，積極主動地參與企業檔案軟件的功能開發，將自身融入到檔案信息技術系統中，為檔案的信息化管理做出貢獻。

（三）加強檔案信息化建設，構建信息安全系統

為了推動企業檔案信息化管理的進程，需要加大信息化管理力度，運用計算機、掃描儀等設備將傳統的紙質檔案管理進行數字化，使企業的檔案管理更加規范，一旦文件的檢索與信息的管理不能融于一體，就會導致信息管理過程不能快捷地對信息成果進行編寫，阻礙檔案信息化管理的進程。所以，企業要加強檔案信息化數據庫建設，對檔案進行標準化管理，實現信息共享。另外，信息安全系統尤為重要，是檔案管理的基礎工作。檔案的主要價值在于唯一性與歷史傳承性，可以為后續的工作提供參考。所以，一定要保障檔案的完整性、有效性、安全性，全面構建檔案信息化管理安全保障系統。通過身份認證的方式進入到系統，及時采取加密措施，實時存盤，將所有文件進行備份，實現檔案的安全保障。同時，需要加強檔案管理人員的安全意識，對其進行定期培訓，使其能夠適應檔案信息化管理的方式，更好地完成檔案管理的安全保障工作。

（四）以企業發展與建設為中心，加強檔案管理

檔案管理工作人員一定要圍繞企業的發展與建設，全面加強檔案的信息化管理，對檔案信息不斷擴展，使檔案信息能夠順利地進入到社會信息交流系統中，實現社會服務目標。對管理人員要積極培訓，增強其責任感與使命感，構建高水平的檔案信息化管理服務體系，樹立起與時俱進的思想作風，提高運用現代化工具的能力，積極開展信息協作，與同事之間建立起和諧關系，充分借鑒國外先進檔案管理理論與技術方法，進一步完善我國企業檔案的信息化建設與管理。

四、結束語

檔案的信息化管理主要是用現代化的管理理念與技術將信息資源進行合理規范并且有效共享。充分對檔案信息進行開發與利用，以擴大檔案信息資源的開發為目的，加快現代化檔案資源管理建設，促進企業檔案管理健康穩定發展，為企業及社會的多項信息化建設進行全面服務。不斷強化檔案在社會生活中的地位，建立起更加先進的管理系統，最終實現信息化資源共享的目標。

參考文獻：

[1]侯榮旭.基于大數據的企業檔案管理信息化建設研究[J].經濟研究導刊，2016（6）：151-152.

[2]范桂紅.知識管理視角下的企業檔案信息化發展研究[J].黑龍江史志，2010（7）：39，41.

[3]張敏.企業檔案信息化管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2015（4）：200.

[4]李艷潔.企業檔案信息化管理的創新路徑研究[J].河南科技， 2013（8）：208.

[5]林靜.企業檔案信息化管理的問題與對策[J].城建檔案，2016（5）：20-21.

作者簡介：張楠（1984-），女，漢族，湖北省襄陽市人，本科，館員，機要秘書，研究方向：檔案管理。