淺談城鄉普查檔案數字化管理

任淑清

摘 要：普查檔案數字化管理是檔案管理發展需要，也是在信息時代社會對普查檔案提出了新要求。檔案數字化管理對提高檔案管理工作職能，發揮檔案管理的優勢起到促進作用。在“互聯網+”技術高速發展的今天，“互聯網+”技術的廣泛應用，為普查檔案數字化建設提供了基礎保障措施。本論文普查檔案數字化管理的特征、普查檔案數字化管理的弊端、普查檔案數字化管理的優勢進行闡述普查檔案數字化管理，希望為研究檔案數字化管理的專家和學者提供理論參考依據。

關鍵詞：普查檔案；數字化管理；研究

文章編號：1004-7026（2018）04-0114-01 中國圖書分類號：G270.7 文獻標志碼：A

1 普查檔案數字化管理的特征

1.1 檔案管理內容發生變化

傳統的檔案管理都是以紙質形式、照片、影像資料等進行管理，現在檔案管理都是電子形式，在檔案管理系統中進行存儲，現在科技水平引入到檔案管理中，促使管理檔案內容的形式發生了變化，這也是社會發展的需要。傳統的檔案管理的數據不容易修改，資料真實性強，現代檔案管理形式方便、快捷，具有一定的應用價值，也是現代檔案管理的趨勢。

1.2 檔案管理方法更加先進

現代檔案管理都依靠檔案管理信息系統，檔案的電子資料都在管理信息系統上，查閱等操作都可以在電腦中完成，非常方便快捷，提高了其工作的效率。傳統的檔案根據一定規則進行分類，每個檔案都有一定的編號，需要查閱檔案的時候，檔案管理人員需要根據編號在架子上或柜里進行查找，查找時候比較麻煩，一旦由于工作的疏忽，檔案放錯位置，給查找帶來一定的弊端，因此檔案數字化管理對提高工作效率，完善檔案管理職能起到重要作用。

1.3 檔案管理目的更加多元化

傳統的檔案基本都是紙質形式，這給檔案的調走，資源共享等方面帶來一定的困難。現在社會不斷發展進步，檔案管理的種類不斷變化，管理的方式不變化是不適合現代檔案管理目的多元化的需求。“互聯網+”時代，科技水平不斷進步，需要把現代科技手段利用到檔案管理中，提高檔案管理的效率，滿足檔案管理多元化發展的需求。數字化檔案的應用，對提高普查檔案的信息共享，資源合理分配等方面都起到重要作用，必須科學合理的進行檔案管理，體現出檔案管理目的更加多元化。

2 普查檔案數字化管理的弊端

2.1 檔案數字化管理還處于不斷摸索前進的時期

現在我國檔案管理基本采用數字化形式和紙質形式進行保存，現在檔案數字化管理還在摸索階段，在實際應用過程中，需要不斷提高其技術水平，完善數字化檔案管理的職能，提高其檔案數字化管理的過程。信息技術在不斷發展與完善，提高其信息技術水平，促使數字化檔案在更改的過程中，不留下任何痕跡，使其應用存在一定的風險意識。

2.2 管理軟件不相同，導致各部門之間的文件、資料等無法實現共享

現在檔案數字化進程存在一定的差別，各個行業領域中使用的檔案數字化管理軟件不同，這給信息共享帶來一定的弊端，檔案數字化過程中，必須統一檔案管理的應用軟件，這是檔案管理信息共享的基礎，必須讓信息資源共享，這是普查檔案管理的關鍵，普查檔案中的數據都是各個領域中的基本應用數據，對促進其它行業的發展起到重要作用，現在需要檔案管理建立相應的制度，開發各個部門統一的普查檔案管理軟件，讓普查檔案中重要的數據能為其它行業的發展起到促進作用。

3 普查檔案數字化管理的優勢

3.1 檔案數字化管理不受時間和空間的限制

數字化檔案是電子檔案，我們個人可以登錄檔案管理平臺，可以在計算機中進入檔案管理系統，可以方便快捷的查找個人檔案。傳統的檔案需要到專門的機構去查找，根據用戶識別碼，檔案管理人員給你找，但這種紙質檔案是最原始的檔案，紙質檔案不容易被更改，其真實性強，現在有很多檔案都是有電子檔案與紙質檔案，比如學生的學籍檔案，高校基本都是兩種形式都保存，這也是數字化檔案管理沒有完全取代傳統檔案管理模式的根本因素。

3.2 檔案數字化管理更加方便、快捷

檔案數字化就是利用現代信息技術，建立完善的檔案管理系統，對普查檔案進行科學管理。檔案數字化管理是時代發展的需要，現在信息時代，用戶的需求越來越高，傳統的檔案管理方法不適合現代用戶的需要，現在檔案管理系統對檔案的分類更加科學，能滿足用戶在家就可以查找檔案的需求，電子檔案的應用符合現代用戶的需要讓用戶更加方便快捷。

參考文獻：

[1]張音.淺談檔案數字化管理的優勢與弊端[J].黑龍江科技信息，2009（04）.

[2]張洪嬋.電子文件真實性的保護[J].黑龍江檔案，2014（03）.