新經(jīng)濟形勢下檔案管理工作的新思考

胡陽陽

摘 要：檔案管理工作，不僅僅是資料的簡單保管，而且是提高工作效率和工作質(zhì)量的不可或缺的組成部分。報社出版、發(fā)行報紙過程中，產(chǎn)生了大量信息和工作檔案、資料，如何保存好、利用好這些信息檔案、資料，服務(wù)本單位、服務(wù)社會、服務(wù)黨和國家以及人民群眾，是當(dāng)前報社檔案工作的一個新的重要課題。

關(guān)鍵詞：新經(jīng)濟形勢；檔案管理；問題；對策

文章編號：1004-7026（2018）04-0104-01 中國圖書分類號：F270 文獻標(biāo)志碼：A

目前檔案管理工作方面的現(xiàn)狀與問題主要有：一，信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)較為滯后，跟不上信息化的發(fā)達程度。由于目前信息化的飛速發(fā)展，報社要處理、分流、發(fā)布的信息量呈現(xiàn)海量增長，因此，檔案管理的信息化成為決定檔案管理工作規(guī)范化水平的重要因素，單憑人力是無法進行高效而有序的管理的。這方面的現(xiàn)狀與問題突出表現(xiàn)在硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，軟件設(shè)施的檔案管理功能不健全，軟件管理程序過于復(fù)雜等。信息化建設(shè)的不完善，產(chǎn)生信息化管理滯后，進而影響檔案管理工作規(guī)范化運行的進程。二，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，檔案管理工作屬于無需太多技術(shù)含量的工作崗位，使得目前我國行政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作人員多為兼職干部，非檔案專業(yè)科班出身，造成檔案管理工作較為薄弱。加上崗位輪換制度的實行使得兼職干部不僅事多且繁雜，主觀上也無太多精力去學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案管理工作人員相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)上不去。三，檔案管理者的認(rèn)知度不高。檔案管理工作崗位在行政事業(yè)單位內(nèi)部被稱為“最舒適最輕松”的崗位之一，經(jīng)常處在單位全局工作的邊緣，得不到報社內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)同事和外界應(yīng)有的理解、尊重。有的情況下，報社檔案管理工作人員甚至擔(dān)心這一崗位被長期固化，難以獲得輪換到其他崗位鍛煉的機會，形成檔案管理從業(yè)人員缺乏職業(yè)成就感的局面。

1 建立健全報社內(nèi)部檔案管理工作體制機制

報社是十分注重信息時效性的新聞事業(yè)單位，在信息化、移動化高度發(fā)達的今天，檔案管理工作也要更加注重時效性。這就需要做到，首先，報社內(nèi)部從管理層到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、管理崗位建立一整套完善的檔案管理制度，使報社內(nèi)部從上到下認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，提高對報社檔案管理工作的重視度，積極為單位的檔案管理工作提供人、財、物方面的充足保障。其次，建立健全具體的檔案管理工作細(xì)則。要求報社內(nèi)部明文規(guī)定、明確各類檔案的歸檔制度、安全和有效保管制度、保密制度和借閱制度等，制定各個環(huán)節(jié)相應(yīng)的工作細(xì)則，明確相關(guān)人員尤其是檔案管理工作人員的工作職責(zé)，做到專崗專人專責(zé)，并切實監(jiān)督落實，確保細(xì)致、規(guī)范化地開展報社檔案管理工作。

2 加快建設(shè)與完善檔案管理工作信息化進程

首先，硬件方面，應(yīng)加大對檔案管理工作信息化相關(guān)的硬件設(shè)備投入，如配置專門的電腦、掃描儀、監(jiān)控設(shè)備、照相機等，積極推進報社數(shù)字檔案室的建設(shè)；其次，軟件方面，選擇購買起點較高、售后服務(wù)完善且便于掌握的檔案管理軟件，在商業(yè)技術(shù)信息公司等的幫助下逐步實現(xiàn)報社檔案數(shù)字化管理；最后，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮新形勢下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點，實行電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號、歸檔等工作，并著力實現(xiàn)各報社之間檔案管理工作信息共享等，同時完善多媒體檔案庫，加大電子數(shù)據(jù)的整理與收集，不斷開展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源。

3 著力解決檔案管理工作人員所面臨的問題

首先，要幫助檔案管理工作人員充分認(rèn)識到報社檔案管理工作的重要性，做好檔案管理工作，就是要保管好、維護好報社各類檔案、信息的完整、準(zhǔn)確與安全，做到整齊、完備、有序、隨用隨取，還要具有保密意識、安全意識和高度的責(zé)任心，保證每一份檔案的流轉(zhuǎn)、傳達都有序、清晰、安全。其次，要幫助檔案管理工作人員樹立正確的態(tài)度和心理。幫助提高他們的認(rèn)知水平，使其克服對本職工作的厭倦心理，增強其對自身職業(yè)的責(zé)任感。要注重提高檔案管理人員的工作認(rèn)識，促使其加強學(xué)習(xí)，充分掌握科學(xué)和先進的檔案管理方法，不斷訓(xùn)練、強化其職業(yè)技能，改變報社檔案管理工作者自身能力與信息時代工作快節(jié)奏需求脫節(jié)的現(xiàn)象。最后，要著重訓(xùn)練、提高報社檔案管理工作人員的專業(yè)技能、提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作其實是一項技術(shù)性、業(yè)務(wù)性很強的工作，特別是在當(dāng)前社會形勢變化不斷加快、信息海量化、復(fù)雜化、碎片化、媒體融合程度極高的背景下，檔案管理工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識，較強的業(yè)務(wù)技能，還要熟練掌握各種計算機、互聯(lián)網(wǎng)運用技能甚至需要儲備大量各行各業(yè)的知識。因此，針對單位的檔案管理人員、明確確立專崗專人專職十分必要，加強檔案管理工作技能、組織參加專業(yè)化的培訓(xùn)、考核也是報社檔案管理工作的必需之舉。

參考文獻：

[1]馮永林.要重視和加強人事檔案工作[J].黨建與人才，1998（Z1）.