基于管理流程視角的中小制造業企業存貨內部控制

安增龍

隨著經濟的高速發展，企業越來越注重自身的內部管理的規范性，尤其是近年來經濟形勢日益嚴峻，企業因內部控制執行不到位導致的重大違規問題不斷凸顯，建立健全企業內部控制制度，確保企業穩步發展已成為當前公眾討論的熱點及企業力推的一頁重要工作。我國作為裁造業大國，存貨作為企業十分重要的流動資產，其管理是否有效直接影響企業的經濟效益，加強企業存貨管理已成為企業建立健全內部控制制度過程中的關鍵環節。通過建立和執行完善的存貨內部控制制度，能夠有效地確保存貨資產安全，在保證生產經營效率的前提下降低企業的平均資金占用水平，提高存貨的利用率及流轉速度，提升企業的經營效率。

本文基于管理流程視角，對制造業企業存貨內部控制問題進行研究。首先，研究分析了我國中小制造業企業存貨管理現狀以及普遍存在的問題；然后，基于存貨在公司業務中的流轉程序，從流程視角對公司存貨內部控制環節進行詳細的劃分和科學的設計，對企業存貨的采購、驗收入庫、生產管理、領用出庫、成本核算、日常保管及期末盤點的操作流程進行規范，建議公司基于設計好的存貨內部控制流程，通過構建科學的管理信息系統實現存貨內部管理的規范化和程序化；最后，提出了促進存貨內部控制體系有效執行的合理化建議。

內部控制

管理流程 存貨 制造業

引言

存貨被稱為是商業企業的血液，反映企業流動資金運作的效率。存貨內部控制足指企業為了更好的實現經營日標，保護財產安傘完整、確保存貨會計信息資料的真實可靠，所采取的一系列相互聯系且相互制約的方法、措施和程序。通過建立健傘的內部控制制度，加強對存貨的驗收、保管、領用、清查、記錄等環節的內部控制，對減少貪污、挪用、盜竊、毀損等不法行為，防止損失和浪費，提高財產物資的利用效率，保證會計信息的真實可靠等方面對企業的長遠發展都具有重要的意義。完善和加強企業的存貨內部控制制度成為制造業企業不容忽視的問題。本文立足于中小制造業企業，在實地調研的基礎卜分析中小制造業企業存貨內部控制的現狀，并針對其存在的主要問題提出改進建議。

中小制造業企業存貨內部控制現狀分析

（1）存貨相關崗位分工情況

中小型制造業企業一般都設有采購部門，由該部門人員負責存貨的采購業務，根據存貨的不同種類，設置不同的倉庫人員負責存貨的驗收。制造業企業大多都采用直線職能制的組織結構形式，每個部門的贏接管理人員即為主管，因此部門豐管肩負著很大的責任。同時企業會要求員工具備良好的業務知識和職業道德，工作前會給予員工相關業務的一些指引。

（2）存貨相關業務授權批準情況

中小型制造業企業以合伙企業居多，出資多的投資者對企業重大投資決策具有重大影響，擁有企業經營活動的大部分決定權。管理層會按照相關企業管理制度，在許可范圍內有限度的授予部門主管與本部門有關業務的決定權。如存貨保管以及重要存貨的接觸條件、盤點和處置的原則及程序等相關規定由部門主管制定，要求參與存貨業務的相關人員按照規定執行。

（3）存貨業務流程控制現狀

1.中小制造業企業存貨的對象和業務流程內容。制造業企業存貨的種類主要包括原材料，委托加工材料，包裝物以及低值易耗品，在產品及半成品、產成品。對于制造業企業來講，存貨在企業資產總額中占有較大的比重，流動性強，并且涉及到的業務環節也很多。為了保護企業資產和記錄的完整性，提高存貨的使用效率，必須加強企業存貨業務流程的管理。

2.中小制造業企業存貨業務流程的關鍵控制點。存貨請購是根據生產經營需要和儲備情況，由倉儲部門或車間部門提iLH請購單，經領導批準后，交采購供應部門辦理。對于制造業企業來說，無論足哪種類型的企業，都必須有存貨請購程序，領導批準后方可交由采購人員辦理。一般中小制造業企業存貨的取得方式足客戶提供或者自行外購，在采購過程中基本使用了事先編號的采購訂單，購置商品或勞務時與對方簽訂合同。存貨采購是將經批準的請購單與采購計劃進行核對，與請購部門確認采購的品種、規格、數量，由指定的采購人員辦理，與供貨方所簽訂的采購合同副本須將分送財務部門及請購部門留底，以便檢查執行情況。存貨驗收由倉儲部門相關人員對照購貨票、合同副本等清點采購貨物的數量并檢查質量。

中小制造業企業存貨內部控制存在的問題

（1）存貨內部控制環境欠佳

企業管理層缺少先進的內部控制理念，僅依靠一系列制度建立企業的管理體系，未將存貨的采購入庫、保管領用及銷售出庫作為一個整體進行考慮，而是分散在各自孤立的部門，缺乏整體性和傘局性。當存貨出現賬實不符的情況，管理層將大部分責任歸咎于財務部門對存貨內部控制的認識不到位。企業雖然部門數量較多，但關聯部門之問配合度不高；員工人數眾多，但并未設立專門的機構或人員對內部控制進行系統的梳理和規范，且未對必要的崗位進行專門培訓，導致重要崗位缺少專業人才，這為企業日后的發展埋下了隱患，存貨管理不善也是在所難免的。

（2）存貨內部控制風險評估機制缺失

風險評估包括四個環節：日標設定、風險識別、風險分析和風險應對。具體而言，企業應當在單位層面和業務層面上分別設立與存貨管理相關的控制日標。然后對實現日標可能面臨的影響因素進行識別、分析和判斷，并作出相應的評估，最后提出合理的風險防范措施。而實際卜管理層往往過分的將注意力集中到拓展業務和提高效益卜，忽視了對不利影響因素的識別，實際工作中也無法建立一套適合本企業的風險防控體系。企業存貨的流轉涉及供應、生產、倉儲、營銷、財務、研發等多個部門，單據的傳遞體現在采購驗收、領用出庫、成本核算等多個業務流程中，一套完整的存貨內控流程需要多個部門的溝通協調配合，環節風險點很多，但一般企業并未對存貨流轉各個環節具體流程中的風險點進行識別、梳理和分析，導致相關人員沒有樹立應有的風險意識和做好必要的準備。

（3）存貨內部控制管理活動混亂

首先，存貨的采購缺少計劃性。倉儲部門對生產計劃不了解，無法提前準備原料以備生產需要，導致實際生產中出現原料積壓或供不應求的狀況。其次，領用環節審批不嚴。根據規定，原料的出庫領用需要倉儲和領用部門簽字確認，然而在實際生產過程中，為了執行方便，原料領用部門往往會越過相應審批環節直接到倉儲部門領料，就出現了產品領用在先、審批手續在后的情況。

（4）存貨內部控制監督未到位

有效的監督能夠幫助企業識別內部控制缺陷，及時修正，改進內部控制體系；同時，通過對企業日?；顒舆M行監督評價，還可以及時發現內部控制制度執行卜的問題，提高制度執行的有效性。雖然一般中企業都制定了存貨管理相關的崗位職責和規章制度，但缺少正式的監督評價機制，對員工執行情況缺乏監督和檢查。問題長期積累會影響企業健康發展，嚴重損害企業的利益。

提高中小制造業公司存貨管理水平的建議

（1）完善存貨管理的內部控制環境

基于日前財務部和倉儲中心溝通不及時的現狀，建議增加一個獨立的內部部門對專門問題進行協調，針對執行情況進行跟蹤評價，及時發現存在的漏洞并向企業管理層報告。為了保證其工作的獨立性，部門人員還應定期將工作成果贏接匯報給董事長，達到監督牽制的效果，從組織機構設置的角度完善企業的內部控制環境。在設立一套健傘的組織架構的基礎卜，應當對現有職能部門內部的基本崗位進行細分和梳理，同時對各崗位主要職責進行說明，明確各崗位的主要工作內容和相應權限，以及對員工知識和技能的要求。

（2）建立科學的存貨風險評估機制

首先，應查找企業存貨管理執行中的各項重要經營活動以及重要業務流程中存在的影響控制目標實現的風險。風險識別后，分析發生的可能性和可能產生的影響。之后把兩者對控制目標的影響程度作為兩個維度繪制成風險坐標圖，不同的坐標代表不同的重要水平，進而確定風險等級。另外，根據中小制造業企業的存貨管理現狀，設計存貨內部控制流程框架，編制存貨業務流程目錄。流程目錄并不是以部門為單位的職責劃分和組織分工，而是以存貨在企業的流轉過程為主線進行設置。

（3）規范存貨管理流程的內部控制活動

1.存貨采購流程內部控制

相關部門根據生產需要制定需求計劃，編制生產任務書，提交部門經理審批。審批通過后將任務書報給供應部，由供應部采購人員統計匯總需求量，按照公司相關規定，編制采購計劃表，交給經理和管理層審批。采購計劃審批通過后，采購員根據規格、品種和數量，提出采購申請并選定初步采購形式，編制請購單報經理處審核，企業管理層審批，得到批準后按照采購計劃執行采購程序。另外依據金額不同的采購，履行不同的審批手續。

2.存貨驗收入庫流程內部控制

存貨驗收時，驗收人員應將物資清單與合同中列明的物資狀況進行核對。驗收合格后，采購員將貨物連同入庫單倉儲部門辦理入庫。倉庫保管人員將物資信息錄入倉儲管理系統，并填制物資入庫單據。供應部門應關注發票結算金額與送貨清單上的金額是否一致，并結合款項支付和發票開具情況登記供應臺賬，隨后將有關單據交給財務人員，財務人員據此編制記賬憑證并登記材料明細賬。

3.存貨生產流程內部控制

生產部門工作人員依據生產計劃填領料單并去庫房領用材料。倉庫管理員根據領料清單辦理存貨出庫登記。生產員依據圖紙進行加工，質檢員對已經加工完成的存貨進行檢驗。

4.產成品出庫流程內部控制

產成品出庫分為營銷出庫和售后出庫。首先營銷員或售后服務專員填制發貨領料單，經部門經理審核后會同倉儲中心庫管員辦理出庫手續，庫管員應詳細記錄存貨出庫信息，并定期與財務部門進行核對。產品發貨后，營銷部統計員應及時登記發貨臺賬，月末形成發貨明細匯總表，記錄當月客戶名稱、發貨日期、發貨單號及發貨金額等信息。

5.存貨保管流程內部控制

存貨保管工作的主要職責部門是倉儲中心。庫管員應對存貨物資建立存貨賬本和存貨卡片，定期巡回檢查存貨的保管狀況，做好巡回檢查記錄，如發現存貨存在合理損耗，需填寫存貨合理損耗申請并報經理審批，根據審批意見對臺賬進行相應調整。月末要與財務部門進行對賬，編制材料物資核對明細表。存貨在不同倉厙之間發生調撥時，應辦理相應的出入庫手續，填制調撥單。

6.存貨盤點流程內部控制

月末，成本核算崗打印當期產成品數量金額式余額表，材料核算崗打印當期材料數量金額式余額表，并與產成品余額表匯總形成存貨盤點表。財務人員與倉儲中心人員共同組成盤點小組進行存貨盤點，盤點時應做好工作記錄，并根據盤點中發現的存貨盤盈、盤虧、毀損、報廢等情況填制存貨盤點盈（虧）審批表，上報總經理出具處理意見。經管理層審批后，倉儲中心和財務部門根據審批意見相應調整倉儲管理系統信息和存貨財務賬面數據，確保存貨實物與財務賬面信息核對一致。

（4）制定有效的存貨內部控制相關機制

1.建立監督檢查機制，是內部控制制度得以有效實施的重要保障。建立健全存貨內部控制的監督檢查制度，一方面對存貨內部控制制度設計的有效性進行評價，找出設計缺陷和漏洞，以便日后調整以更好地適應企業現狀。另一方面要對存貨內部控制制度執行的有效性進行評價，發現日常經營活動中的不足和簿弱環節，增強員工的內控意識，督促員工更好的貫徹執行存貨內部控制制度。有效的監督不只是對檢查發現的不合規事項進行識別和羅列，還應對其產生的原因進行分析，并提出相應的整改方案，對工作中出現的缺陷及時進行調整，追究因違規操作給企業帶來經濟損失人員的責任，以此來規范員工行為，更好的適應企業的存貨管理日標切實發揮存貨內部控制的牽制約束作用。

2.建立員工激勵獎懲機制，是對監督檢查機制得以實施順利的重要保障。建立健全員工獎懲機制，一方面對員工的職業道德進行了懲罰和鼓勵。另一方面可以更好的將監督檢查機制實施的更加徹底。在監督檢查的同時，對零錯誤或者較為優秀的員工或者工作組進行嘉獎，提供員工的工作積極性和效率，并有效的降低生產安全事故的發生概率，提高企業效率。

結語

本文從管理流程的角度出發，以中小制造企業存貨控制相關指引為框架，從存貨管理的內部控制環境，風險評估人手對規范存貨管理流程的內部控制活動進行了分析。并對采購，入庫，生產，核算，出庫，保管盤存的的流程進行了一定的深入。同時隨著信息系統的飛速發展，引進新的存貨內部控制信息系統?？梢蕴峁┕ぷ餍释瑫r完善準確性并有效的將各個部門緊密聯系在一起，協調各部門關系，降低生產成本提高利潤。

最后，建立行而有效的相關機制。在監督的同時也是對員工實施一定的鼓勵行為。在對基層進行約束的同時提高基層人員的工作積極性，有利于提升工作效率和企業歸屬感。