民辦高校二級學院辦公室管理模式優化探究

姜丹丹

摘 要：隨著高校規模日益擴大和教育改革的不斷深化，一所高校尤其是民辦高校能否適應新的形勢，高效能的運轉，除了其科研及教學水平，管理水平決定了學校的工作效能。而二級學院辦公室就是整個體系中重要的螺絲釘，重要性不言而喻，如何在原有的管理體系中優化模式，提高效率，穩步提高管理水平，是目前高校需要探索的問題之一。

關鍵詞：二級學院辦公室；管理模式；優化

在高校管理改革不斷深化的今天，各職能部門管理權限不斷下放，二級學院辦公室的重要性不但沒有弱化還在不斷加強，已經成為校內外職能部門、教師、學生之間的橋梁和紐帶。因此二級學院辦公室的管理模式和管理水平直接影響著整個學校的管理水平，如何提高效率，發揮最大效能對整個學校的發展也具有重要意義。

一、優化管理模式的意義

要提高管理水平首先要有一個好的模式和合理配置，因此優化二級學院辦公室管理模式和結構有著極其重要的意義。

1.信息傳達更順暢

隨著信息化的不斷發展，原有的信息傳達方式已經不能滿足現今的實際需要，尤其面對日益增大的師生規模以及活動范圍，高效的信息傳達手段必定促進更加科學的管理模式形成，從而帶動高校管理水平的提高。

2.工作更高效

自從 1998 年民辦高校興起之后，民辦高校得到了蓬勃發展，促使高等教育向大眾化普及。隨著民辦高校的不斷發展，到近期很多學校進行了轉設，脫離開原有依附高校后，民辦高校的管理面臨著新的挑戰，如何面對新的形勢所帶來的沖擊，在最短的時間適應變革，是已轉設民辦高校的一個重要課題。因此提高工作效率，合理配置模式，是民辦高校管理的必由之路。

3.高校改革之需

高校改革在不斷進行，高等教育發展也在穩步推進，而民辦高校在高校改革中所扮演的角色也是不可或缺，新形勢下，在高校內部上層建筑和師生現階段雖然變化不大，但學校內部的變化卻是巨大的，管理模式中作為基石的二級學院辦公室的管理變化最大，這種變化不但提高了效率，也滿足了當今高校改革之需。

二、二級學院辦公室管理模式優化必由之路

現階段很多高校的二級學院辦公室尤其是民辦高校的二級學院辦公室管理，無論從模式上還是從效率上都已經不能滿足日益變化的形勢。因而，采取一些合理配置的措施和手段來改變工作模式，切實提高效率，更好的為廣大師生服務，應該注重以下幾點。

1.樹立正確意識

習近平總書記指出教育是對中華民族偉大復興具有決定性意義的事業， 因此高校的管理尤其是各個二級學院辦公室管理中就需要將這一理念為指導，這樣才能夠站在歷史的新高度看待我們所做的工作。

（1）提高認識。在二級學院辦公室管理中，提高認識是重中之重，學院辦公室的工作多而雜，在實際工作中既服務教師和學生，又面對學校內外各部門，工作壓力巨大。要想提高辦公室的管理水平，就要以人為本，除了提高相關領導的認識，也要提高各部門的認識，合理放權的同時又不能一味施壓。要創造足夠的條件，給辦公室管理留下足夠空間，才能最大限度的激發辦公室的工作潛能，更好的為師生服務。

（2）人員配置合理。鑒于學院辦公室的工作繁雜，同時人員配置少的情況，應該盡量保證辦公室的人員配置合理，同時增加教師及學生助管的數量，分擔工作強度，從而使原有的工作可以做到更加細致，服務也會更加規范和高效。

（3）促進辦公室可持續發展。二級學院辦公室的工作應該保持相對的連續性，保持這種連續性除了各種文檔資料完備，最重要的是人的連續性，辦公室如果要留住人，就要有合理的人事晉升機制，對于崗位、級別、工資等都要合理的進行考慮，充分創造出能留住人的合理機制。實現辦公室整個工作的可持續發展。

2.積極推進信息化建設

當今社會是信息社會，學院辦公室工作必須與時俱進的與信息化相結合，以此才能應對不斷增大的師生群體，更好的提高工作效率和服務水平。

（1）打造新型的OA系統。新型的OA管理系統更好的融入了辦公所需的各個環節，高效的連接到每位教職員工，能夠完全各個環節，使每項工作快速高效的傳達，也方便了各項工作的申請及審批過程。大大提高了工作效率，也降低了勞動強度。

（2）充分利用各種社交軟件。當前手機已經普及，日常管理過程中，對于消息的及時傳達，手機成了必不可少的工具。利用各種社交軟件來通知傳達既省時省力又能確保傳達到每個人，方便快捷。建立QQ群和微信群，打破了傳統的管理模式，很多時候可以開展視頻會議等，方便隨時隨地進行交流和溝通，拉近了師生的距離，也減少了時間浪費。

3.提高辦公室人員技能與素質

完備的制度和合理的配置，都離不開優秀的人才來完成。因此加強辦公室人員的技能與自身素質是辦公室高效工作的重中之重。

（1）強化思想政治素質。學院辦公室是服務窗口，是整個二級學院與校內各部門、全體師生的一個重要的銜接部門，辦公室工作人員的自身思想政治素質決定了服務的水平與工作效率。辦公室工作人員應不斷加強自身政治素質，牢記黨的教誨，強化全心全意為人民服務的意識，牢固樹立政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，面對新時期的高校管理工作要有良好的三觀，為營造良好的教書育人環境貢獻力量。

（2）加強業務能力。二級學院辦公室工作人員應該熟悉學校的各項規章制度，清楚各項工作的工作流程。對待政策要解讀清楚，方便向廣大師生傳達，同時面對行政工作、教學工作、科研工作、學生工作相關業務知識都要實時關注，不斷學習和提升，同時利用各種新技術不斷嘗試提高工作和管理能力。

（3）做好紐帶與橋梁。二級學院辦公室是一個綜合性的辦公室，既是校內外各部門與二級學院的橋梁，也是院內師生之間的紐帶，因此對于辦公室管理人員的溝通協調能力應該加強鍛煉，以確保在工作當中能夠信息通達、溝通順暢、落實良好，不脫離群眾，復雜的工作簡單做，簡單的工作重復做，重復的工作用心做。

綜上所述，面對新形勢下的高等教育，高校要快速適應，積極調整二級學院辦公室的管理模式，強化人員素質，合理配置，結合實際情況，切實從認識上重視二級學院辦公室建設，奠定高校工作的堅實基礎。

參考文獻：

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