新形勢下如何做好辦公室工作

呂建鑫

摘 要：辦公室既表達(dá)辦公空間的概念，也表示特定的工作實(shí)體。是指揮、控制整個機(jī)關(guān)工作的中心部門，代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性的問題，在橫向協(xié)調(diào)中，往往帶有領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。同時也是信息網(wǎng)絡(luò)中心；是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐；是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”，很大程度上影響一個單位的形象。

關(guān)鍵詞：辦公室；機(jī)關(guān)；機(jī)構(gòu)

一、辦公室的分類

單一秘書型辦公室。某某局辦公室，類同于秘書機(jī)構(gòu)。 綜合型辦公室。某某縣政府辦公室，設(shè)秘書科、信訪科、行政科、機(jī)關(guān)管理科。龐雜型辦公室。某某市政府辦公廳，除設(shè)秘書、機(jī)要、信訪、文印、行政、檔案科室外，還設(shè)人事、薪酬等。

二、辦公室的職能

指導(dǎo)職能（傳達(dá)、制訂有關(guān)政策、制度或文件。包括上級辦公室對下級辦公室的指導(dǎo)）；管理職能（人事、薪酬等）；參謀咨詢職能（收集信息，協(xié)助決策）；服務(wù)職能（對外對內(nèi)服務(wù)）；協(xié)調(diào)職能（組織會議，協(xié)調(diào)工作、事務(wù)）；監(jiān)督職能（督辦，抓好落實(shí)）。

三、辦公室工作性質(zhì)

服務(wù)性。最根本特性之一，由辦公室工作的本質(zhì)決定的。要樹立正確的服務(wù)觀念，不失職，不越權(quán)，努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；輔助性。從屬、服務(wù)于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而進(jìn)行工作的，對領(lǐng)導(dǎo)工作起輔助性作用。如為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息資料，撰寫文稿、提出建議、處理文件等；事務(wù)性。事務(wù)繁雜是辦公室工作的重要特性，包括接待、文印等各種具體事務(wù)；綜合性。既承上啟下，又聯(lián)絡(luò)左右；既對內(nèi)，又對外；大事要參與，小事要處理。俗稱“總管部”；機(jī)密性。政策、活動、文件、印章等；政策性。秘書工作的全部內(nèi)容幾乎都與政策緊密相連；開放性。新時期辦公室工作的一個突出特點(diǎn)。

四、辦公室工作基本原則

實(shí)事求是的原則、準(zhǔn)確性原則、迅速的原則、保密安全的原則、密切聯(lián)系群眾的原則、精簡高效的原則、嚴(yán)密科學(xué)的原則、協(xié)作配合的原則。

五、辦公室基本任務(wù)

文書處理；調(diào)查研究；督辦檢查；組織協(xié)調(diào)；起草文稿；信息處理；會務(wù)辦理；文印管理；活動安排；大事編寫；檔案管理；信訪接待；機(jī)要通信；公務(wù)接待；車輛管理；后勤保障；臨時交辦；薪酬管理；1人事管理。

六、領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的定位和要求

辦公室工作四個特點(diǎn)。重”，地位重要；“苦”，非常辛苦；“雜”，事務(wù)繁雜；“難”，難度很大。辦公室工作三點(diǎn)希望。一是要有高度的責(zé)任感；二是要高效率開展工作；三是實(shí)行高水平服務(wù)。辦公室人員做到“五不”。不讓差錯在我手里發(fā)生；不讓文件在我手里過夜；不讓事務(wù)在我手里延誤；不讓公司因我失誤受損；不讓同事在我這里冷落。

七、做好辦公室工作措施分析

1.做到“五個堅(jiān)持”。堅(jiān)持對組織絕對忠誠的政治品格；堅(jiān)持高度自覺的大局意識；堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)；堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神；堅(jiān)持廉潔自律的道德操守。2.突出四個始終。始終圍繞中心開展工作；始終貫徹服務(wù)這一主線；始終堅(jiān)持精益求精要求；始終加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)錘煉。 3.處理四個關(guān)系。處理好抓重點(diǎn)和抓全面的關(guān)系；處理好抓當(dāng)前和抓長遠(yuǎn)的關(guān)系；處理好輕緩與急重的關(guān)系；處理好服務(wù)與管理的關(guān)系。 4.抓好五項(xiàng)重點(diǎn)。抓好制度建設(shè)（關(guān)鍵）；抓好決策參考（核心）；抓好綜合協(xié)調(diào)（保障）；抓好文檔管理（基礎(chǔ)）；抓好督辦落實(shí)（根本）。5.樹立七種意識；樹立學(xué)習(xí)意識、服務(wù)意識、規(guī)范意識、廉潔意識、責(zé)任意識、精細(xì)意識、安全意識。

八、做好辦公室工作的技巧

做到原則性與靈活性相統(tǒng)一。準(zhǔn)確與寬泛、保密與宣傳、迅速與暫緩、謹(jǐn)慎與果斷。做到抓總和抓細(xì)節(jié)的統(tǒng)一。會議辦理；活動安排；文件審核；座位安排。做到對上與對下的統(tǒng)一。對上級的協(xié)調(diào)。遵守組織原則，維護(hù)上級權(quán)威；領(lǐng)會上級精神，回應(yīng)上級要求；了解上級風(fēng)格，適應(yīng)上級習(xí)慣；大事請示匯報(bào)，小事獨(dú)自擔(dān)當(dāng)；學(xué)會換位思考，理解上級領(lǐng)導(dǎo)。對下級的協(xié)調(diào)。加強(qiáng)修養(yǎng)，塑造形象；合理分工，公正用人；維護(hù)尊嚴(yán)、精神鼓勵。對平級的協(xié)調(diào)。顧全大局，溝通交流，團(tuán)結(jié)合作，理性競爭，明確分工。對正副的協(xié)調(diào)。準(zhǔn)確定位，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，集中與民主關(guān)系；遵守正副行為規(guī)范；健全工作制度，加強(qiáng)個人修養(yǎng)。

九、如何做到履職盡責(zé)

“維護(hù)公司利益”從細(xì)處講就要求。員工盡職盡責(zé)，熱愛本職工作。對客戶負(fù)責(zé)，有強(qiáng)烈的責(zé)任感。能充分承擔(dān)自己的責(zé)任，不做任何與履行職責(zé)相悖的事，不做那些有損于企業(yè)形象和企業(yè)信譽(yù)的事，更不做出違背公司利益的事。服從與“被”服從的關(guān)系。質(zhì)樸、簡單、真實(shí)的生活，就應(yīng)當(dāng)：選擇很積極的面對，選擇有質(zhì)量的成長。有質(zhì)量的成長才能持續(xù)，有質(zhì)量的成長才能精彩。毅力比激情更重要。需要我們繼續(xù)深入思考的問題。工作信條。低調(diào)務(wù)實(shí)不張揚(yáng)；埋頭苦干；勤于干事；善于成事。管理理念。以制度管人；依規(guī)范管事；按標(biāo)準(zhǔn)辦事。工作機(jī)制。凡事皆有標(biāo)準(zhǔn)；凡事有人負(fù)責(zé)；凡事有人監(jiān)督；凡事有據(jù)可查。辦公室工作理念。言必達(dá)理、行必規(guī)范。辦公室“辦”事十法。今天的事今天辦；限時的事計(jì)時辦；應(yīng)急的事馬上辦；說過的事記著辦；重要的事優(yōu)先辦；難辦的事想法辦；承諾的事一定辦；所有的事認(rèn)真辦；該辦的事必須辦；違規(guī)的事絕不辦。以“七個不”為要求。不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在我手中延誤；不讓正在辦理的工作在我手中積壓；不讓來辦事的客戶在我面前受到冷落；不讓應(yīng)傳遞的信息在我手中中斷；不讓各種差錯在我手中發(fā)生；不讓各種不良風(fēng)氣在我身上出現(xiàn)；不讓公司形象在我這里受到損害。