企業電子文件檔案管理存在的問題和對策分析

張增東

在目前的企業電子文件檔案管理中仍然存在一些問題，導致整體的企業電子文件檔案管理水平有限，企業電子文件檔案管理方面的問題頻發，對企業的發展造成了一定的阻礙。為此，必須對企業電子文件檔案管理中存在的問題進行全面剖析，從而采取相應的對策實現對問題的處理和彌補，促進企業電子文件檔案管理的全面發展。

一、目前企業電子文件檔案管理中存在的缺點與不足

（一）缺少完善的企業電子文件檔案管理制度

為了確保企業電子文件檔案管理工作的順利開展，就必須以完善的管理制度作為支持。但是由于一些企業尚未認識到企業電子文件檔案管理的重要性，對企業電子文件檔案管理工作存在敷衍了事的心理，導致在企業電子文件檔案管理制度上存在一定欠缺，使企業電子文件檔案管理工作缺少執行的標準和依據，對企業電子文件檔案管理造成不利的影響。

（二）缺少安全的企業電子文件檔案管理措施

隨著科學技術的發展，使網絡技術融入到了人們生活的方方面面，這雖然拉近了彼此之間的距離，但也使信息安全問題日益嚴峻。在企業電子文件檔案的接收、發送、儲存等環節中，都極易出現病毒入侵的問題，對企業電子文件檔案的安全性帶來一定隱患。加之，在目前的企業電子文件檔案管理中，缺少對企業電子文件檔案的加密處理，使得企業電子文件檔案的復制、更改等十分簡單，并且不留任何痕跡。互聯網病毒也是威脅企業電子文件檔案安全性的重要因素之一，當互聯網病毒入侵到企業電子文件檔案中時，就會在短時間內進行大范圍的傳播，使企業電子文件檔案出現了丟失、損毀等問題。

（三）缺少專業的企業電子文件檔案管理人員

在日常的企業電子文件檔案管理過程中，很多企業電子文件檔案管理人員并非科班出身，甚至還是由其他工作崗位人員進行兼職，這導致企業電子文件檔案管理人員缺少必要的專業知識和能力，使企業電子文件檔案管理中存在較多漏洞。當出現企業電子文件檔案管理問題時，這些人往往手足無措，不知從什么地方入手對問題進行處理，無法滿足現代企業電子文件檔案管理的工作需求。

二、企業電子文件檔案管理中問題的解決對策

（一）完善企業電子文件檔案管理制度

為了提高企業電子文件檔案管理的規范性和系統性，就必須完善企業電子文件檔案管理制度，使企業電子文件檔案管理工作有章可循、有法可依。值得注意的是，在進行企業電子文件檔案管理制度的制定時，必須充分考慮企業的實際情況，提高企業電子文件檔案管理制度的操作性，為企業電子文件檔案管理工作的開展提供支持與保障。還要落實相應的責任制度，當出現問題時需要有人及時承擔責任，確保企業電子文件檔案管理的科學性和高效性。

（二）提高企業電子文件檔案管理的安全性

要想使企業電子文件檔案更好的為企業發展而服務，就必須提高企業電子文件檔案管理的安全性。為此，可以采取以下方式：1、設置訪問控制權限。通過對訪問控制權限的設置，可以提高企業電子文件檔案的私密性，降低企業電子文件檔案外流的幾率；2、建立企業電子文件檔案恢復系統。當出現企業電子文件檔案丟失問題時，可以利用該系統進行文件檔案的恢復，實現對檔案丟失問題的彌補；3、做好網絡病毒的預防。可以采取建立防火墻、入侵檢測系統的方式，對網絡病毒進行預防，提高企業電子文件檔案管理的安全性。

（三）培養高素質的企業電子文件檔案管理人員

作為企業電子文件檔案管理的主要參與者，管理人員的能力和水平，直接關系到整體的企業電子文件檔案管理效果。因此，必須培養高素質的企業電子文件檔案管理人員，提高企業電子文件檔案管理人員的專業性程度，使其明確自身工作崗位的重要性，進而全身心的投入到企業電子文件檔案管理中。

三、結語

現如今，我國科學技術水平有了大幅度的提升，這使信息技術逐漸融入到了人們的工作和生活之中。在企業檔案方面也是如此，利用信息技術，可以使企業檔案向著電子文件檔案方向發展，從而實現對傳統檔案形式的轉變。但是與此同時，也對企業電子文件檔案管理提出了更高的要求。為此，必須明確企業電子文件檔案管理中存在的問題和對策，從而促進企業電子文件檔案管理水平的進一步提升。（作者單位為廣東省廣州特種機電設備檢測研究院）