高校會計檔案管理工作中的問題及對策

袁華

一、高校會計檔案管理的現狀

（一）對會計檔案管理重要性的認識不足。高校會計檔案由于使用者主要集中在會計、審計、經濟利益涉及的個人上，受眾面狹小，高校中很多教職工并不了解會計檔案管理的重要性。例如湖北某高校一位教職工曾經向會計檔案管理人員提問：“經濟業務已經發生，賬務也已經全部處理完畢，會計憑證還有保留的必要嗎？”當然這是一個極端的案例，但也充分說明高校中教職工對會計檔案的不了解和輕視。這樣的情況下肯定會對會計檔案管理的加強帶來一定的難度和阻力。

（二）高校會計檔案管理人員的業務素質還需提高。會計檔案管理的好壞有一個重要的因素就是管理人員的素質，畢竟再好的政策還是需要高素質的管理人員才能做到執行有力。通過湖北某高校調查發現，現在部分高校的會計檔案管理人員缺乏專業的財務知識和管理知識，他們一般只具備檔案的業務知識和管理經驗，不符合會計檔案管理人員既需要有會計基礎知識也需要有檔案知識的要求。在實際工作中會計檔案從最初的收集，整理到保管利用，直至最后的鑒定銷毀每一個環節都是離不開會計知識的應用。

（三）會計檔案的載體較為傳統。現階段各個高校會計檔案還主要是以紙質為主。以湖北的某高校為例，其會計檔案中85%以上均為紙質，電子檔案所載比例很低。傳統紙質檔案所占空間大，不易保存，而且查找起來費時費力，不但增加了管理成本而且不利于資源的充分利用和共享。

（四）會計檔案的價值沒有充分挖掘利用。高校是一個以教學科研為主的事業單位，現在對會計檔案的挖掘和重視可以對高校未來的管理水平的提高有一定的作用。現在高校中對會計檔案的主要是對各類經濟資料和會計資料的收集整理和歸檔，利用方面主要是會計和審計人員以及經濟活動涉及的部分教學人員和學生對以前發生過的經濟事項進行查詢，會計檔案的作用僅僅停留在維持高校秩序和維護個人的經濟利益上，很少提高到到高校的管理層面上，其重要的經濟價值并未得到充分的重視和挖掘。

二、針對高校會計檔案管理中出現的問題給出的對策

（一）加強對高校會計檔案的重視和利用。這要從兩方面下手：首先要引起高校高層位領導的重視。這就需要會計檔案的各位管理人員根據已存檔的會計檔案總結出學校以往在科研，教學等工作上的經驗教訓，在現在和將來的科研教學以及經濟的發展上提出合理化的建設建議，盡量避免在管理過程中可能出現的問題，這樣就可以引起領導們對會計檔案的重視。只有學校高層領導重視了才能引起下一層的管理人員的重視；其次要引起檔案管理每位教職工的重視。當高校的高層領導的正確引導和指示下，通過舉辦各類講座和印發會計檔案知識的小冊子宣傳的會計檔案知識。

（二）加強會計檔案管理人員的專業素質的提高。高校應該重視會計檔案管理人員的培養，不但要改善人員的知識結構，還需要提高他們的自身素質以適應高校會計檔案管理的不斷發展的需求。這就要求加強高校會計檔案管理人員的思想品德教育，增強他們的責任心和自覺性，只有這樣會計檔案管理人員才會自覺自愿的去不斷充實自己的各項業務能力，不斷提高業務水平。

（三）提高會計檔案管理水平和手段。根據最新頒布實施的《會計檔案管理辦法》規定，高校可利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。高校內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。這一規定在法律上肯定了電子會計檔案的有效性。雖然電子會計檔案不能永久保存，但是在一定時間內會計檔案克服了紙質檔案的單一和不足，可以大大提高查詢效率。面對電子會計檔案的出現和發展，檔案管理上也要有針對性的摸索和實踐出適合高校保管電子檔案的管理辦法。高校可以借助校園網絡和辦公自動化系統進行管理，這樣不但能夠加強對高校會計檔案的管理，同時還可以減輕檔案管理人員的工作負擔，提高他們的工作效率。

（四）積極推動高校會計檔案的信息化。隨著現代社會的信息化進程，檔案信息化、數字化將成為未來必然的趨勢，高校會計檔案管理也需要緊跟時代發展，從傳統的管理辦法向信息化科學管理轉變。最新頒布的《會計檔案管理辦法》對于高校會計檔案的信息化是一個巨大推動，各個高校的檔案部門可以根據此規定，積極推動會計檔案的數字化信息化進程，充分利用高校已有的校園網絡和辦公平臺，用最短和最快捷的方法和方式滿足各種需求，不斷提高會計檔案的可利用效率，真正體現出會計檔案的價值。（作者單位為湖北科技學院財務處）