金蝶K/3采購管理業務常見問題

原虹

大部分的采購業務開端是從采購申請這個環節開始的，作為業務流程中的首個環節，操作人員需手動填入需要采購的物料信息，例如：物料代碼，物料名稱，計量單位等信息，但是有時會出現在新增采購申請單的時候，當操作員錄入對應物料信息，系統提示必須輸入源單類型及選單號，出現這樣的問題，主要是因為操作員在業務流程設計中，修改了采購申請單的源單類型，將系統默認的銷售訂單【可選】改為了【必選】，這種情況下，若案例公司在采購之前未存在銷售訂單，那么就需要操作員必須將源單類型中銷售訂單的【必選】改回【可選】，但若案例公司是在接到銷售訂單的前提下，為了該批訂單才要去采購原材料的話，這個時候操作員可以在【源單類型】選項中選中【銷售訂單】，同時在選單號中通過雙擊或按F7鍵來選擇相關的銷售訂單記錄，多條記錄可以通過【Shift】鍵或【Ctrl】鍵來進行多條記錄的選擇。

在新增采購訂單、外購入庫單或采購發票的過程中，這些數據已經是新采購申請單以后的下游單據，一般是可以關聯上游單據而自動生成物料信息的，所以會出現錄入窗口下方表格中的物料代碼，系統會提示必須輸入源單類型，這是由于在業務流程設計里面已經為這三個步驟設置了必選的源單單據，這就決定了此三個步驟的操作必須通過表頭信息中的源單類型和選單號來關聯生成物料信息，而不能手動輸入相關信息。

在選定了源單類型之后，通過在選單號的位置雙擊或者按F7鍵調出所有可供選擇的上游單據，需要選擇多條記錄的時候，必須通過【Shift】鍵或【Ctrl】鍵選中多條記錄后點擊【返回】，不能逐條選擇再點擊【返回】，不然只能在下游單據中顯示其中一條記錄。

在完成了相關單據的錄入之后，點擊【保存】之后系統提示不能成功保存，應收、應付款系統未完成初始化，之所以會出現這個提示，正如字面提到的應收、應付款系統還未啟用。之所以必須先將應收、應付款系統完成初始化才能對供應鏈系統進行業務處理是因為企業的業務類型是賒銷賒購業務的情況下，比如在賒購的前提下，會計處理就是借：原材料/應交稅費——應交增值稅（進項稅額），貸：應付賬款，所以說應收、應付款系統和供應鏈系統時緊密相連的，兩個系統的數據是可以實現傳遞的，但這個傳遞不是相互傳遞的，而是單向的傳遞，即數據只可以從供應鏈系統傳到應收、應付款系統。所以如果應收、應付款系統未完成初始化，那么供應鏈的數據就沒辦法傳遞過去，所以需要通過【財務會計】-【應收款管理】/【應付款管理】-【初始化】-【結束初始化】命令來完成應收、應付款初始化。

針對本文探討的采購管理，賒購的方式會產生應付賬款，待后續還款的時候相關人員要在應付系統中錄入付款單，此時卻關聯不到對應的采購發票，產生這種情況的原因主要是由于在應付系統未結束初始化的情況下就在采購系統中處理采購環節日常業務，從而導致供應鏈系統中采購管理錄入的發票信息無法傳遞到應付款系統。

在后續做存貨核算的時候，發現存貨的成本中缺少了運費，造成這種錯誤的原因主要是由于在設計到運費發票的原材料采購發票鉤稽的過程中，沒有將對應的費用發票一并進行鉤稽，這個問題通過反鉤稽，然后重新將費用發票一并鉤稽，最后重新進行成本核算就可以解決。

采購管理中會每個流程都會產生相應的單據，過程中發現某個單據信息有錯誤，但是卻無法立刻修改，主要是因為已經據此生成了下游單據，要想修改次單據，必須從下游單據改起。

以上就是金蝶K/3供應鏈系統中采購管理業務流程中學生遇到的常見問題，以及相應的解決方案，由于與之對應的銷售管理子系統的大部分操作原理同采購子系統類似，所以這些問題及解決同樣也適用于銷售管理子系統。（作者單位為廣州工商學院）