政府信息公開情形下檔案管理的問題和改進措施

黃剛

檔案是政府信息公開的重要組成部分，政府信息公開對檔案工作有著重大的影響。政府信息公開使得檔案工作出現了一些新的變化。主要體現在：一是檔案工作的重要性極大提升，公眾對檔案工作的越來越重視；二是檔案部門的認可度得以提升，公眾為了查閱檔案經常接觸檔案部門，使得檔案部門在群眾心目中的地位提升；三是檔案資源的信息化程度極大提升，政府信息公開大多涉及網上公開，促進了檔案信息化水平的提升。在此情形下，傳統檔案工作方式和內容已與政府信息公開的要求存在脫節，面對這些問題我們要設法加以解決。

一、信息公開情形下，政府檔案工作存在的主要問題

（一）檔案工作與政府信息公開業務流程缺乏有效銜接

文件、檔案是同樣一件事物在不同階段的留存形式。在目前情形下，管理方面要始終堅持一體化的原則，政府文秘工作和信息管理部門要與檔案部門保持經常性的密切聯系與合作。然而，我們檔案館一體化管理模式尚處于概念階段，沒有實質性發展，許多部門的檔案歸檔不夠及時，甚至出現了斷裂現象，這給工作帶來了很大不便。處理、制作和公開政務信息能夠借用政務平臺達成較好的銜接，然而，檔案部門的信息資源的整理工作經常與政府信息的公開節奏和內容不相協調，時常出現這樣的現象，即檔案部門的信息資源分類方式和政府信息公開的分類方式不同，這使后期的信息公開產生了諸多困擾，給公眾對政府信息的理解帶來了不必要的困惑，也導致政府信息公開的效率大大降低，這點亟待通過有效措施打通這一“梗阻”。

（二）檔案工作的監督保障機制不夠健全

依據政府信息公開的相關要求，建立完善的考核、評閱和追責等制度是規范政府信息公開工作的必要前提，檔案工作要隨時接受有關部門的檢查監督。相關制度的建立將更加能夠體現政府信息公開的公平性、公正性、準確性和及時性。由于一直以來的檔案工作慣性與政府信息公開的一些規則有很多不協調之處，傳統的檔案工作更多是對內的一些職能要求，在檔案工作參與到政府信息公開工作之后，檔案部門對政府信息公開工作的各種參與、監督和保障機制就顯得疲軟，最常見的就是就是檔案法與政府信息公開有關條例的沖突問題。因而，為了更好地配合政府信息公開工作，檔案部門就更加需要建立起能夠協調二者的監督保障機制。

（三）檔案工作服務水平不高

檔案工作在政府信息公開中起著重要作用，但檔案部門尤其是基層檔案部門，信息資源意識和服務水平亟待提升。政府實施信息公開制度應本著以人為本的原則，應增加政府信息公開力度，盡可能開放信息，對暫時不宜公開的信息要進行合理的解釋，通過這種方式落實公民知情權，增強政府信息公開透明性，使政府信息資源更具現實意義。然而，現階段檔案工作的工作作風還比較落后，檔案部門在工作中仍然處于被動地位。國家雖然按照戰略實施了檔案信息資源開發作了要求，地方檔案部門也對檔案信息資源的開發提出了很多方案，但實際很少付諸實施。檔案部門在信息整理上僅僅做一些匯編，缺乏對信息資源的深層次處理，導致檔案部門信息資源開放程度不高，為以后的工作帶來困擾。

二、政府信息公開情形下檔案工作的改進措施

（一）構建檔案工作與政府信息公開的業務流程

檔案部門要自覺開展檔案管理和政務信息公開業務，合理地將檔案管理與政府信息公開工作緊密聯系起來，注重與政府信息公開部門的及時溝通，盡量深入了解政府信息部門的工作內容，并開展合作。結合政府信息公開目錄系統，對現有檔案資源進行整合和編目，做到有的放矢，使檔案部門的信息資源與政府信息公開的信息資源相匹配，為以后的公開或查閱等提供方便。同時，加強對用戶信息需求的調查，對一些有特殊需求的群體或個人進行針對性了解，滿足人們個性化信息需求，這也是一些圍繞用戶的需求為服務宗旨的體現，這樣進一步深化檔案信息資源的整合和處理。

（二）加強信息資源意識，提高檔案工作服務水準

信息資源的建設和服務是檔案工作的主要任務。施行政府信息公開制度后，檔案部門更應充分發揮自身的作用，堅持服務大眾的宗旨，把保護公民的知情權挺在前面，不斷加快推進這一工作的建設步伐，同時加強檔案信息資源建設，提高檔案信息服務水平和服務能力，積極參與政府信息公開工作。隨著檔案工作的進一步規范，我們應不斷改進檔案管理工作人員服務的方式，通過多元化、全面的服務改善檔案部門的服務水平，為更多利用者提供優質服務，更好地發揮出檔案的利用價值。加強管理，成立以辦公室扎口的檔案管理機構，切實加強對檔案的管理和利用， 由此形成全員參與，全員負責的工作格局，使得檔案服務水平得以提升。

（三）完善檔案工作的監督保障機制

構建制度保障。完善政府公開信息送交辦法、政府信息公開工作社會評議制度、政府信息公開工作考核制度、政府信息公開工作責任追究制度、政府信息公開工作年度報告制度等。檔案部門應主動接受有關部門對政府信息公開和公眾的評價和監督，以期通過評價、監督推動檔案工作再提升。建立政府部門評估和監督的專項評價指標體系，對檔案工作的內容、服務能力和服務態度進行綜合量化評價，促使檔案部門工作更為嚴謹，檔案部門可以通過分析數據，發現和改進檔案工作的不足，同時制定精準化的改進辦法，達到事半功倍的效果。（作者單位為江蘇省常州市金壇區金城鎮人民政府）