淺議辦公室行政文員的工作特點(diǎn)

汪雨薇 程墊豐

【摘要】本文介紹了辦公室文員工作的特點(diǎn)及其在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的不可忽視的作用，并就辦公室文員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力提出了見解與建議。辦公室行政是一個(gè)公司組成不可或缺的一部分。辦公室行政文員是在行政上能幫助處理事務(wù)的人。要求能夠獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作各類辦公自動(dòng)化設(shè)備。具備良好的記憶力以及對(duì)時(shí)間的分配和溝通協(xié)調(diào)能力。還要具有較強(qiáng)的保密意識(shí)，具有良好的文字組織和語(yǔ)言表達(dá)能力。

【關(guān)鍵詞】行政；熟練操作；語(yǔ)言表達(dá)

一、基本情況

辦公室行政文員負(fù)責(zé)對(duì)各類資料進(jìn)行簽收，整理并分類歸檔，來(lái)訪人員的接待和安排，負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送等一系列工作。行政是一個(gè)同時(shí)服務(wù)于基層群眾和領(lǐng)導(dǎo)的單位部門。需要行政辦公人員具備良好的政治思想素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和學(xué)習(xí)素質(zhì)。這樣才能發(fā)揮出行政部門的工作職能。真正起到出謀劃策的作用，切實(shí)推動(dòng)工作單位的發(fā)展。具體的主要工作內(nèi)容：對(duì)各類資料進(jìn)行簽收，整理并分類歸檔。來(lái)訪人員的接待和安排。辦公室文秘、信息、辦公室相關(guān)檔案。負(fù)責(zé)公司行政接待及會(huì)議準(zhǔn)備工作。做好公司宣傳專欄的組稿。負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。起草文件，小組內(nèi)各種會(huì)議，要做好會(huì)議紀(jì)要。做好日常信息、資料處理、并做好摘要匯總，以便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)查閱。接受其他臨時(shí)工作。獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作各類辦公自動(dòng)化設(shè)備。

二、具備良好的各類素質(zhì)

（一）具有良好的思想政治素質(zhì)

行政辦公室本身就具有一定的政治性能，行政辦公室工作人員必須具有良好的思想政治素質(zhì)。這樣才能確保行政辦公室能夠發(fā)揮出政治能力。良好的政治素質(zhì)指的是行政人員需要有較高的政治觀察力。對(duì)單位的政治有著高度的敏銳性的鑒別力，在重大問(wèn)題能夠堅(jiān)守正確原則，不被表面現(xiàn)象所迷惑，做到一切從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合理論來(lái)解決問(wèn)題。辦公室行政工作涉及到多個(gè)層面，綜合政治性是很強(qiáng)的。

（二）具有良好的文化素質(zhì)

辦公室行政是一個(gè)業(yè)務(wù)綜合度很高的一個(gè)部門，需要工作人員具備良好的文化素質(zhì)。辦公室人員需要具備專業(yè)性很強(qiáng)的公文寫作能力，因?yàn)閱挝坏奈淖植牧隙嘤尚姓k公室負(fù)責(zé)管理。行政辦公室工作人員需要能夠按照領(lǐng)導(dǎo)的要求來(lái)撰寫公文材料，做出有深度的調(diào)研報(bào)告，能夠反映出單位的真實(shí)情況。這些目的的實(shí)現(xiàn)都要求行政辦公室工作人員有一定的文化素質(zhì)，知識(shí)覆蓋面廣，才能做到在面臨任何問(wèn)題時(shí)都能侃侃而談。文字水平可以說(shuō)是反映一個(gè)工作人員的綜合反映，是辦公室人員的基本素質(zhì)。

（三）具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)

行政辦公室是一個(gè)綜合部門，當(dāng)然也有一定的業(yè)務(wù)性質(zhì)，行政工作人員也必須具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這里的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包含組織協(xié)調(diào)能力和公關(guān)溝通能力。

行政辦公室主要的功能就是有調(diào)節(jié)的能力，能夠協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，管理各項(xiàng)事物之間的內(nèi)部聯(lián)系，同時(shí)需要行政工作人員有良好的組織協(xié)調(diào)能力。要協(xié)調(diào)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基層群眾的關(guān)系。其次，協(xié)調(diào)工作需要團(tuán)體的相互配合，需要有一個(gè)團(tuán)結(jié)穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境，辦公室人員不能輕易與他人起沖突，要縮小矛盾而不是擴(kuò)大矛盾。最后，組織協(xié)調(diào)工作需要保證一切工作的開展以事實(shí)為基礎(chǔ)的工作綱領(lǐng)，綜合不同角度的考量來(lái)實(shí)施調(diào)節(jié)工作。

（四）具有良好的學(xué)習(xí)素質(zhì)

行政辦公室與外部社會(huì)是有信息交流的，行政辦公室工作人員必須要保持自己的學(xué)習(xí)能力，和社會(huì)的發(fā)展腳步一致。在工作中，要有一種能靜下心來(lái)學(xué)習(xí)的心態(tài)。在辦公室，保持一致處于吸收知識(shí)的狀態(tài)。

三、工作中遇到的阻礙

（一）遇到的困難

缺乏經(jīng)驗(yàn)，做事笨手笨腳，耽誤整個(gè)項(xiàng)目的工作進(jìn)度、缺少對(duì)企業(yè)文化的了解，而使自己顯得與他人格格不入、接觸到校園里從未遇上過(guò)的各種個(gè)性與品性的人，對(duì)業(yè)務(wù)和操作流程的不熟悉、對(duì)人際關(guān)系的處理、對(duì)工作壓力的煩躁不安等。

（二）解決方法

遇到一系列問(wèn)題以后，應(yīng)該迎面而上地去解決它，并吸取和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，多向領(lǐng)導(dǎo)和同事請(qǐng)教，控制好自己的情緒。學(xué)會(huì)寬容與忍耐，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題現(xiàn)象不能夠處理好了就完事，要有反思的心態(tài)，不斷總結(jié)工作中的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，這樣才能保證在工作中一直處于進(jìn)步的狀態(tài)。在工作過(guò)程中，能夠做到扎扎實(shí)實(shí)做事，抵擋住不良誘惑，超越自我，要在工作中練就自己的人格魅力。

四、辦公室行政文員結(jié)語(yǔ)

辦公室行政文員是在行政上能幫助處理事務(wù)的人。要求能夠獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作各類辦公自動(dòng)化設(shè)備。具備良好的記憶力以及對(duì)時(shí)間的分配和溝通協(xié)調(diào)能力。還要具有較強(qiáng)的保密意識(shí)，具有良好的文字組織和語(yǔ)言表達(dá)能力。辦公室行政文員必須具有一下素質(zhì)：良好的思想政治素質(zhì)、良好的文化素質(zhì)、良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)、良好的學(xué)習(xí)素質(zhì)。具備以上優(yōu)秀的良好素質(zhì)可以保障辦公室各項(xiàng)工作的順利開展，以及圓滿完成上級(jí)交代的各項(xiàng)任務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：汪雨薇（1997.06—），女，漢族，四川樂(lè)山人，專科，成都信息工程大學(xué)銀杏酒店管理學(xué)院，研究方向：英語(yǔ)。