關于檔案管理的數字化建設問題研究

鐘幸妮

【摘要】隨著科學技術的發展，計算機技術滲透到各行各業，數字化在檔案管理工作過程中得到了廣泛的應用，其能夠有效提高檔案管理的工作效率。怎樣在檔案管理過程中實現數字化管理，主要從哪些方面進行考慮，這是各個部門需要思考的問題。本文分析了檔案管理數字化的相關資源配置問題、體制機制建設問題等，給出了具體化的建議，以供參考。

【關鍵詞】檔案管理；數字化；建設

一、檔案管理數字化的相關資源配置問題

檔案管理的數字化建設是一項系統性的工程，其需要通過各個部門之間進行合作，全方位、多層面去準備，還需要持續、長期的進行。目前來說國內大多數單位的檔案自動化管理系統獲得非常大進步，但是因為我國檔案管理信息化發展起步相對較晚，基礎設施還不夠完善，在檔案管理現代化的過程沒有穩定的資金以及配套的政策保障，使得工作難以順利開展。

（一）加強硬件資源配置

與以往檔案管理的模式相比，新時期下數字化的檔案管理必須要從精度和效率等方面有質的提升，實現檔案管理的數字化建設必須要對硬件、軟件以及網絡等核心資源進行升級。因而在擁有一定資金投入為檔案數字化建設提供保障的前提下，各種資源進行有效、合理配置就成為目前首先需要解決的問題。在檔案管理數字化的過程中，對于需要的硬件設備，如計算機、掃描儀以及打印機能，應該使用分類的原則來進行配備和更新，還需要做好檔案保存的工作，避免蟲咬霉變等情況出現，更要做好防盜、放火的工作，有條件還要在檔案室添置中央空調、安裝攝像頭等確保檔案的安全。

（二）加強軟件的更新和穩定性

檔案管理數字化需要的軟件要求分為應用軟件與專業軟件兩個部分，現階段，對于檔案管理數字化來說，檔案信息資源建設是實現檔案信息化管理的核心任務，是檔案信息化建設獲得實際成效的關鍵步驟，也是整個檔案工作的中重中之重。目前檔案室館藏檔案的目錄及重要的、利用率高的原文數據，其資源形式較為單一。此外，在資源利用過程中，暴露出部分數字化信息有誤、原有目錄著錄信息不便于檢索查閱、數字化原文滿足不了日益增長和變化的利用需求、數字媒體資源相對匱乏等問題。為此，就需要采取多種措施，在服務利用中不斷加以豐富和完善資源，不僅數量上保持增長，而且內容形式上趨于多樣，并建立檔案數字化長效機制。實現檔案的信息化管理不單單只是在技術上實現改變，更為重要的是在檔案管理的過程中工作人員要從管理觀念、管理方法等各個方面進行提高。

（三）加大政府的投入力度

最后政府應該幫助檔案管理數字化的發展，不斷加大對與檔案管理基礎設施的投入力度，加強培養相關專業人才的力度。政府還需要做好檔案管理工作的預算，對一些重點支出的項目必須要進行詳細說明，除此之外政府還需要做好檔案保存以及檔案借閱等房間的建設以及相關配套設備的購買。實現檔案管理現代化應該首先搭建質量較高、安全性能較好的網絡設備，進行檔案管理的過程必須要具備較高的獨立性，實現內部管理網絡和外部的公共網絡的物理隔離，這樣就可以確保檔案數據的隱密性；在網絡數據交互方面，應對用戶實行分級授權處理，并請較為專業團隊來監控，保證檔案數據具備較高的安全性。

二、檔案管理數字化的體制機制建設

開展現代化的檔案管理，嚴格的標準化檔案管理操作流程必不可少。國內檔案管理標準是從20世紀80年代之后才開始慢慢制定的，目前已經形成了初步的檔案管理標準化體系。目前國內檔案管理上基本上處于一種非常疏散的管理環境。再加上檔案中含有許多較為敏感和復雜的內容，一般的企業以及政府部門都是采取檔案自行管理的方式。而各個單位內部自己制定的檔案管理標準就和現階段其他部門檔案管理標準出現了不同的地方，造成沒有辦法實現完美交接的情況出現。若是這種現象一直持續下去，無疑會對國內檔案管理現代化進程造成阻滯作用，再加上檔案管理方面的電子技術還不夠成熟，使得計算機和互聯網發揮的空間十分有限，因此必須要加強檔案管理數字化的體制機制建設。

在逐步完善檔案管理數字化的體制機制的過程中，正確地處理保密性和開放性之間的關系是非常重要的，所以應該建立一套可以在開放環境之下確保檔案安全的數字化管理措施。從本質上來說，檔案管理數字化應該是開放的，可以吸收和傳送大多數的信息資源，但與此同時數字化也需要保障信息資源的安全。單位每年新增檔案許多，其中70%因憑證作用而需數字化掃描。為此，借助現代信息技術，建立長效機制，保證順利完成新增檔案的數字化加工。

首先，需要制定與電子文檔安全相關的管理制度。其次，還要輔以相應的工作人員進行監管，這樣體制才可以正常運轉。再次，需要進一步完善一系列的激勵機制與考核機制。各個單位要以不斷完善檔案管理系統為依托，不僅確保每一份員工檔案都能妥善保管，每一份員工檔案的去留都能完整紀錄，每一份紙質檔案都有電子數據備案，還要做到每一個檔案柜都可以明確標注。

三、提升工作人員的能力

要實現檔案管理的數字化，就要提升檔案管理人員的綜合素質，培養出具有現代化檔案管理能力的工作人員。在目前的檔案管理環境之中，由于計算機和互聯網等新的科學技術不斷涉入，這就要求新時期下負責檔案管理的相關人員必須應該具備計算機基本的操作技能，但是目前這種復合型人才的數量是非常少的，現階段大多數公職人員無法很好地操作電腦系統。與此同時，因為目前檔案管理人員群體的結構非常不合理，造成檔案管理人員的整體素質偏低，這就嚴重影響了各個單位檔案管理工作的順利開展。

對檔案管理數字化人員素質培養的內容主要有意識轉變、觀念培養以及職業素養提升三個主要方面。對于從事檔案管理的工作人員來說，必須要具備憂患意識與全局意識。進行數字化檔案管理的過程中，首先要為檔案管理人員提供較好的工作條件，提高待遇。檔案現代化的過程中需要復合型人才的參與，負責檔案管理人員在做好本職工作之外還需要掌握財務管理、計算機技術以及文字編輯等知識。其次，檔案管理人員還需要具備創新意識，按照規章制度制定相應的技術措施來確保安全制度的有效性，需要廣泛開展檔案工作的科技研究和創新活動，不斷提高檔案工作中的科學技術的含量，不斷引用新的信息技術運用到檔案管理中去，加快檔案的信息化建設，大力推進檔案現代化建設。此在檔案管理現代化的過程中企業需要培養綜合素質較高的工作人員，借助不同的形式以及多種類型的措施，使參加培訓的工作人員能力可以得到大幅度的提升。最后還應該樹立產業意識，借助信息化的發展帶動檔案管理的產業化，逐步形成檔案管理的產業優勢，現階段，相關部門對此也越來越重視，正在有計劃培養負責檔案管理的工作人員，以滿足目前檔案管理數字化的進程。

四、小結

檔案管理的數字化建設是一項系統性的工程，實現檔案管理的數字化建設首先必須要對硬件、軟件以及網絡等核心資源進行升級，其次要制定嚴格的標準化檔案管理操作流程，建立一套可以在開放環境之下確保檔案安全的數字化管理措施，最后要提升檔案管理人員的綜合素質，培養出具有現代化檔案管理能力的工作人員，為檔案管理數字化提供強有力的保障。

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