數(shù)字檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑分析

程盼

【摘要】數(shù)字檔案信息化管理體現(xiàn)著檔案事業(yè)發(fā)展方向，本文在分析數(shù)字檔案信息化管理過程中存在問題的基礎上，找準數(shù)字檔案信息化管理的具體路徑，總結數(shù)字檔案信息化管理的基本原則，期望全面提高數(shù)字檔案管理有效性。

【關鍵詞】數(shù)字檔案；信息化管理；實現(xiàn)途徑

一、數(shù)字檔案信息化管理的價值

（一）提升信息服務價值

現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作是以服務用戶為宗旨的檔案管理體系，數(shù)字檔案管理體系的建設不僅僅著眼于提高檔案管理質(zhì)量，而且還要開發(fā)滿足用戶檔案使用需求的系統(tǒng)，強調(diào)發(fā)揮出檔案的價值，切實把數(shù)字檔案信息服務于社會經(jīng)濟發(fā)展建設，進一步滿足社會對數(shù)字檔案的使用需求。

（二）減輕檔案管理壓力

現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作面臨著海量的數(shù)據(jù)，豐富的信息源與多樣化的數(shù)據(jù)類型，只有實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，才能建立起穩(wěn)定的數(shù)字檔案管理運行體系，不斷挖掘數(shù)字檔案的使用價值，解決數(shù)字檔案管理中的實際問題，減輕工作人員的壓力，并且更好地實現(xiàn)數(shù)字檔案管理目標。

二、數(shù)字檔案信息化管理的特征

（一）數(shù)字檔案管理特征

數(shù)字檔案是依靠現(xiàn)代信息技術發(fā)展起來的檔案管理形式，數(shù)字檔案不僅可以實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)信息的獲取，而且具有保存時間長，占有空間小，傳輸速度快，可以隨時使用與智能化讀取的功能。數(shù)字檔案依靠電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術取得快速發(fā)展。現(xiàn)代數(shù)字檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的存儲管理功能向著智能開發(fā)的方向快速發(fā)展。數(shù)字檔案管理已經(jīng)從被動管理向主動服務的方向邁進，大數(shù)據(jù)與云計算支撐數(shù)字化檔案管理工作快速發(fā)展，極大發(fā)揮出數(shù)字檔案的應用價值，可以為企事業(yè)單位決策、管理、日常工作分析提供必要數(shù)據(jù)支撐，有效發(fā)揮了檔案的應用價值。

（二）數(shù)字檔案管理模式

在數(shù)字化檔案管理的過程中更注重電子文件數(shù)據(jù)信息的收集，強調(diào)做好具體的保存與數(shù)字檔案的歸檔工作，要求確保數(shù)據(jù)信息的齊全與完整，在數(shù)字檔案管理模式下更強調(diào)使用計算機進行智能化的管理，要求開發(fā)出簡易的數(shù)字化檔案管理工作程序，強調(diào)運用標準化的檔案管理操作方式對數(shù)字檔案信息進行存儲歸檔并且提高檔案運行效率。數(shù)字檔案使得人們對數(shù)據(jù)信息的需求量不斷增加，而且實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的安全共享，可以滿足人們使用的需求，進一步提高檔案管理工作效率，解決了檔案管理工作的難題。

三、數(shù)字檔案信息化管理的原則

（一）加強現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透

在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，數(shù)字信息化檔案管理制度得不到應有的重視。在此情況下，檔案管理人員在理論與實踐學習過程中缺乏主動性與積極性，以至于在實際工作中無法有效利用數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)。現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透，其重點在于實踐，將數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢進行展現(xiàn)，通過參觀學習，體驗現(xiàn)代化檔案管理理念指導下相關工作的有效開展，進而促進檔案管理人員在思想觀念上的轉(zhuǎn)變。

（二）構建數(shù)字信息化管理平臺

為更好地發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務，則需要根據(jù)日常檔案管理工作的內(nèi)容、流程，構建與之相適應的數(shù)字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據(jù)檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構建打下了堅實的基礎。如此一來，檔案管理工作人員可以在統(tǒng)一的信息管理平臺上進行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢、借閱等環(huán)節(jié)所需時間，大大提高了檔案管理效率。目前，使用較為廣泛的數(shù)字信息化檔案管理平臺為C/S+B/S平臺，該平臺可以實現(xiàn)日常工作中所涉及的多種文件、信息的統(tǒng)一管理，同時對相關資料進行有效控制，將可供查閱的文件在一定范圍內(nèi)進行共享，并記錄對應文件的閱讀情況。

（三）引入數(shù)字檔案技術

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內(nèi)容，在數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數(shù)字檔案管理技術。所謂電子檔案庫，是指以數(shù)字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據(jù)需要對電子檔案庫中的資料進行差異化設置，定期檢查檔案閱讀情況。

（四）高效率原則

數(shù)字檔案信息化管理往往面臨著海量的數(shù)據(jù)信息，只有提高數(shù)字檔案管理工作的效率，才能提高數(shù)字檔案管理工作有效性，解決數(shù)字檔案管理中的實際問題。選擇最優(yōu)的數(shù)字檔案管理方案，加強在數(shù)字檔案信息化管理過程中的計算性，圍繞著數(shù)字檔案的運行傳遞體系加強相關建設工作。

四、結語

信息技術的發(fā)展為數(shù)字信息化檔案管理體系的構建創(chuàng)造了條件，隨著用戶需求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端不斷顯現(xiàn)。在此情況下，通過數(shù)字信息化技術與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，加強現(xiàn)代檔案管理理念的滲透，有效發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、整理、共享等方面的優(yōu)勢。

參考文獻

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