大數據環境下醫院人事檔案的管理與利用

程修光

[摘要] 醫院人事檔案在人才開發、人事決策、職稱評估等方面具有重要作用，但現階段我國醫院的人事檔案管理水平較低、信息利用程度不足，不能滿足當前社會發展的需要。鑒于此，該文在分析了醫院人事檔案特點和現狀的基礎上，研究了大數據環境下醫院人事檔案管理與利用的對策，希望能為醫院人事檔案管理工作提供理論方面的借鑒。

[關鍵詞] 大數據；人事檔案；檔案管理；醫院

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（a）-0149-02

人事檔案作為醫院重要的信息資源，是記錄醫院工作人員工作表現、人生經歷等內容的載體，是醫院開展人事管理工作的重要依據。在信息技術日新月異發展的今天，物聯網、云計算等新生技術正在推動信息和數據的高速增長，大數據時代悄然來臨，傳統的信息管理模式已逐漸不能滿足社會發展的需要，這對醫院人事檔案的有效管理也提出了嚴重的挑戰。醫院的人事檔案管理工作關系到醫院發展的興衰，是醫院管理的一個重要環節，只有將醫院的人事檔案管理工作做好、做優，才能為醫院的順利發展提供有力的數據支撐。在大數據環境下，醫院應當運用先進的科學技術加強檔案管理，通過合理配置人力資源增加社會對醫院的滿意度和認可度，推動醫院更快、更好地發展。

1 醫院人事檔案的特點

同一般的人事檔案相比，醫院人事檔案具有以下幾個方面的特點：①醫院人事檔案的建檔時間比較長，而且內容比較豐富。醫院的人事檔案不僅包括醫護人員的人生經歷、教育培訓等基礎性內容，還包括病歷、科研成果等技術性內容，因此醫院人事檔案涉及的內容是比較多的。②醫院人事檔案的關聯性較強。經過長期實踐，醫院收集、整理了大量的人事信息和數據，這些檔案數據的價值極大，并且檔案之間存在較大的關聯性，需要醫院予以長期完整的保存。③醫院人事檔案的涉及面比較廣。醫院人事檔案具有較強的服務性，能夠為患者、群眾、社會發展提供幫助。一些醫院的人事檔案中還記錄著患者診斷和治療的各項信息，代表著醫院的醫療能力和診斷水平，是醫院的歷史教科書。

2 大數據在醫院人事檔案管理利用中的作用

2.1 在醫院人事檔案管理中利用大數據技術是大勢所趨

在大數據時代，我國仍然有部分醫院采用傳統的以手工記錄為主的檔案管理模式，這種管理模式過于落后，并且要求檔案管理人員投入大量的精力，對醫院的快速發展造成了嚴重的阻礙。隨著醫院規模的逐步擴大，醫院的人事檔案總量也在日益增加，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應醫院快速發展的需要，其既不利于醫院管理水平的提高，也不利于檔案信息的共享和利用。而運用大數據技術對人事檔案進行集中管理能夠有效提高檔案信息的安全性、可靠性和完整性，大大減輕工作人員的壓力，簡化人事檔案的管理程序，促進人事檔案的管理和利用。因此，使用大數據技術管理醫院人事檔案成為未來的發展趨勢。

2.2 在醫院人事檔案管理中利用大數據技術能夠深挖檔案的價值

醫院的人事檔案資源豐富，是一筆巨大的數據財富，但是這些財富的價值只有經過大數據技術的挖掘之后才能體現出來。近些年，醫院領導以及檔案管理部門的檔案管理理念有所轉變，不再僅僅停留在認識檔案的初級階段，也開始主動利用人事檔案這一豐富資源，深入挖掘各種資料、信息和數據的價值，逐步將人事檔案管理工作上升至知識管理層面，然后再上升至信息共享層面，有效促進了醫院社會職能的轉變，而在這一過程中大數據技術發揮了不可替代的重要作用。醫院利用大數據技術對人事檔案進行管理，通過重新收集、管理檔案信息并對數據進行處理，依托大數據計算分析平臺來深入挖掘人事檔案的潛在規律和價值，有效避免了檔案資源的浪費，為醫院構建新型知識服務引擎提供了有力支持，進而為患者提供了更優質的服務，給社會創造了更大的價值。

3 醫院人事檔案管理的現狀

3.1 信息化水平低

人事檔案管理信息化水平的提高不僅僅是將紙質檔案轉化為電子檔案，而是通過建立信息化檔案管理平臺和檔案管理信息庫來實現人力資源管理系統同人事檔案管理系統的對接，提高人事檔案查閱和使用的便利程度，充分發揮人事檔案在醫院管理和人資配置中的重要作用。但是現階段，由于醫院的管理資金有限，加之醫院的人事檔案數量多、內容雜，并沒有一套統一的管理系統對這些檔案進行直接管理和使用，這在一定程度上阻礙了醫院人事檔案管理的信息化進程。

3.2 檔案管理負荷大

人事檔案管理作為醫院人事工作中的一項重要內容，能夠幫助醫院完成檔案的保存及利用等任務，具體包括人事檔案的收集、整理、鑒定、保存、檢索和利用等。醫院人事檔案涵蓋了醫護人員的學歷、培訓、考核、獎罰等重要信息，也包括醫院在日常經營管理活動中形成的文件、圖像、報表等重要資料。隨著醫院規模的不斷擴大，人事變遷、人才晉升、人事考核等工作也變得日益頻繁，導致人事檔案的數量和內容與過去相比千差萬別，管理人員面對大量的人事檔案感到前所未有的壓力，傳統的人事檔案管理模式已經不能滿足如今檔案管理的需要。

3.3 檔案利用程度不足

當前我國醫院的人事檔案管理工作發展較慢，人事檔案大多還是采用手工記錄的紙質形式，呈現出效率低、管理難等諸多弊端。雖然一些醫院已經對人事檔案進行了電子化管理，但是仍局限在原始的存儲和管理階段，對信息利用的幫助不大。一方面，由于不同醫院的人事檔案管理系統不同，而且不同的人事檔案被放置于不同的部門，缺乏集約化管理，導致醫院的人事檔案不能實現信息共享。另一方面，醫院人事檔案的傳輸及利用程度不高，不利于信息的共享和挖掘，對醫療事業的發展造成了一定的阻礙。

4 大數據環境下醫院人事檔案的管理與利用策略

4.1 樹立大數據管理意識

醫院管理人員及職工的支持和參與是大數據管理模式得到良好運用的重要前提，這就要求醫院管理人員從思想上高度重視大數據技術的應用，積極利用大數據技術服務人事檔案管理工作。①醫院領導層要高屋建瓴，牢固樹立大數據和信息化的觀念，主動學習國內外先進的檔案管理技術，樹立以數據共享、數據挖掘、資源利用為主的檔案管理意識，大力倡導和推動醫院人事檔案管理工作的創新。②有關檔案資源管理部門要抓好人事檔案管理工作，從更新檔案管理設備入手，實現檔案管理軟硬件設施的更新，將檔案管理的新理念、新設備納入醫院的人事檔案管理工作中，為大數據時代的到來做好充分準備。

4.2 建立人事檔案大數據平臺

在大數據環境中，醫院應當努力實現人事檔案的數字化，最大程度地發揮檔案信息的價值。在醫院人事檔案數字化平臺建設過程中，應分步驟地構建文字、圖片、視頻等檔案資源庫，使各部門的數字資源呈現出科學化、合理化的狀態。同時醫院應當擺脫傳統的以人力錄入為主的信息收集方式，利用智能、快捷的計算機實現數據的存檔和整理，增強信息查詢的時效性和信息利用的便捷性。

4.3 完善人事檔案數據網

檔案管理的首要任務是保證信息和數據的完整性，因此醫院應當建立完善的內部檔案管理系統，保證對醫護人員個人履歷、薪資待遇等信息的科學錄入，形成一個規范、系統的數據資源體系。醫院應當借助專業的技術人員和先進的互聯網技術，將人事檔案管理系統與醫院內部數據庫相對接，實現對人事信息的高效利用。這就要求醫院加大資金投入力度，購買先進的設施和技術，實現信息系統各方面功能的升級，最大程度地提升資源的利用效率。

4.4 切實保障信息安全

醫院應當確保人事信息的安全性，保護人事信息不被竊取，避免數據信息的丟失和損壞。一方面，醫院應當加強數據庫防護，對外來入侵進行預防和檢測，另一方面，醫院還應當對內部管理進行規范，積極做好數據備份、防火墻更新等工作。對于重要的人事檔案，醫院應當做好多重保護措施，切實保障人事檔案信息的安全性。

4.5 提升檔案管理人員素質

當前我國醫院檔案管理隊伍的文化程度、能力水平和綜合素質整體偏低，呈現專業人員數量較少、缺乏先進技術理念等缺點，不能適應大數據時代人事檔案管理工作的要求。在大數據時代，醫院必須擁有一批學歷較高、能力較強的專業檔案管理人才，因此，醫院應當積極出臺相關政策，引進具有專業檔案管理知識及豐富檔案管理經驗的人才，同時邀請檔案管理培訓專家對醫院現有檔案管理人員進行教育和培訓，加快構建新型人事檔案管理團隊。

5 結語

在大數據背景下，醫院只有積極推進人事檔案管理工作的信息化進程，才能適應醫院不斷發展的需要，提升檔案資源的應用價值。當前我國醫院的人事檔案管理工作存在信息化水平低、檔案管理負荷大等弊端，對此，醫院應當從樹立大數據管理意識、建立人事檔案大數據平臺、提升檔案管理人員素質等方面進行努力，不斷提高對人事檔案的管理和利用水平，促進我國醫療事業的蓬勃發展。

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（收稿日期：2018-08-09）