基層水利檔案工作信息化建設的思考

文/陜西省水利水電工程咨詢中心 岳敏

對于基層水利檔案工作來說，其主要內容是水利項目的實踐環節，結合項目工作內容、工作流程、技術手段對其中的各項工作信息進行收集和整合。做好基層水利檔案工作，能夠為后續水利工程建設提供良好的資料支撐和數據基礎。開展水利工程檔案工作信息化建設，綜合應用現代科技手段，能夠進一步提升檔案管理工作的質量和效率。

一、基層水利檔案工作信息化建設的重要意義

（一）現實需要：水利檔案數量急劇增多。從目前國家對水利工程的重視和投入情況來看，大量的水利工程相繼竣工，現階段水利檔案數量大幅增加，對于檔案部門來說，水利檔案的收集整理以及管理的任務量持續加重。并且，在水利工程建設中，對于以往水利檔案的需求不斷增長，而開展基層水利檔案工作信息化建設，能夠更好地提升基層水利檔案的利用效率，能夠更好地服務于水利工程建設，服務于社會民生。

（二）原生動力：社會信息化潮流的加劇。從近年社會的整體發展趨勢來看，信息化已成為不可逆轉的時代潮流，尤其對于企事業單位來說，信息化建設工作持續推進。對于水利檔案管理來說，工作任務逐漸加劇，伴隨著人們信息處理方式的變化，水利檔案信息化與其他社會部門、行業領域等方面的聯系更加密切。開展基層水利檔案工作信息化建設，能夠更好地提升水利檔案的使用效率，能夠為人們提供低成本高效益的檔案服務，也能順應當前社會信息化管理的趨勢。

（三）檔案實務：有利于提升工作的效率。在基層水利信息量快速激增的大背景下，信息技術、網絡平臺、計算機系統等的應用，使水利檔案工作向著數字化、信息化、準確化的方向發展，這能夠為水利工程建設提供及時可靠全面準確的檔案信息。這不僅能夠優化我國水利檔案工作質量，也能為水利工程建設提供支持與幫助，有利于提高我國水利事業發展的整體效益。

二、基層水利檔案工作信息化建設的現實問題

（一）信息化設施建設問題。對于基層水利檔案工作信息化建設來說，設施建設是基礎，關系到水利檔案信息化的建設質量和建設效果。在以往的水利檔案管理中，大多缺乏專門的辦公場地，在檔案儲存安置環節，往往也缺乏標準化的庫房。加之大部分水利工程是在偏遠地區開展的建設，在物資物料的采購方面也存在較大的不便，而存檔裝具的不合標準，也難以保證紙質檔案資料的長時間存放。推進基層水利檔案工作信息化建設，能夠極大地克服以往紙質檔案管理中存在的現實問題。但對于電子檔案來說，同樣對保存條件有要求，如果存放條件不充分，會影響電子硬盤的存儲效果，會影響信息內容的讀取，也會嚴重影響到基層水利檔案管理工作的實效，難以保障基層水利檔案資料的完整性。

（二）信息化應用理念問題。從我國基層水利檔案管理工作現狀來看，大部分工作人員對于信息化建設有充分的認識，但一些年齡較大的從業人員，往往對于信息化概念認識不清，對于信息化建設重視不足。加之各級水利部門在檔案管理方面重視不夠，這對于水利檔案信息化建設工作來說，會造成較大的阻礙。

（三）檔案管理的效率問題。在基層水利檔案工作中，往往與水利工程項目實施情況密切相關，而水利工程建設環節又涉及多個參建單位。各個參建單位在實際的經營管理中，其信息化程度各不相同，這也容易導致基層水利檔案工作信息化管理較為混亂。對于一些需要分段分期的工程來說，在施工環節周期長、內容多，進而加大了水利工程檔案管理工作的落實難度。同時，在水利檔案內容整理時，由于參建單位眾多，相應的檔案整理的規格也存在不一致的現象，這會進一步加劇水利檔案資料的管理難度。

三、基層水利檔案工作信息化建設的心得體會

（一）要建立長期有效的信息化建設保障機制。對于基層水利檔案工作信息化建設來說，是提升水利檔案管理層次，提高水利檔案管理工作水平的重要途徑。結合基層工作實際情況，長效保障機制是推進基層水利檔案工作信息化建設的重要基礎和發展支撐。長期有效的保障機制是促進這項工作健康有序運行的基礎，對此，可以組建基層水利檔案信息化建設工作小組，設立信息化建設的專門機構，并匹配專業的技術隊伍，進一步保障水利工程工作的有序落實。要做好信息化的知識培訓，尤其要結合水利檔案工作特點，結合水利檔案工作現狀，培養懂信息化應用、懂水利檔案管理的專業人員，使其更好地適應當前信息化的發展趨勢，更充分地結合基層水利檔案工作信息化建設的實際特點。并且，有針對性的對基層水利檔案工作中不同應用層次的管理和技術人員開展培訓，使其成為一支高素質的管理隊伍和技術隊伍，更好地服務于基層水利工程建設工作。要結合信息化建設要求，建立健全相關制度和配套機制，基層水利檔案管理部門要與上級水利部門在檔案管理的運行程序、信息化建設的制度設計方面做好統一。

（二）要想方設法爭取地方財政的經費支持。基層水利檔案工作信息化建設，需要大量的資金支持和資源投入。同時，信息化建設也是水利工程物質裝備建設的重要組成部分。在局域網絡建設完成后，后續的網絡維護耗材的使用開支，都需要強大的資金支持，而基層水利部門經費方面比較緊張，對于檔案管理工作重視不足。有限的經費，用來支持網絡建設、支持基層檔案信息化建設，存在較大困難。這也使得一些基層水利部門對于水利檔案工作信息化建設的意義和作用信心不足，支持不夠。基于此，建議向上級部門、向地方財政盡量爭取水利檔案工作信息化建設的專項資金，加大對信息化建設的投入和改造力度，為水利檔案信息化建設提供更大的支持與幫助。

（三）要提升檔案管理信息化建設的安全意識。強化工作人員的安全意識，保障信息化系統的安全性，預防信息泄露等問題的出現，是水利檔案管理信息化建設中至關重要的內容。目前，我國在水利工程信息化建設方面，本身起步較晚，加之對基層水利檔案工作信息化重視不夠，技術人員的專業技術和管理水平有限，導致在后續的管理中容易出現安全漏洞。在信息化建設過程中，可以考慮將內網與外網以物理的方式進行隔離，將信息化建設中的安全隱患降到最低。同時，在檔案管理信息化建設過程中，內部人員在使用時要有高度的網絡安全意識。要將安全放在信息化建設的重要位置，保證基層水利檔案工作信息化建設安全開展、高效落實。

四、基層水利檔案工作信息化建設的建議

（一）制訂檔案管理信息化規劃。從當前水利檔案工作建設情況來看，正處于從人工管理階段邁向信息化管理的轉型階段，這一時期必然會遇到一些問題與挑戰。例如，管理人員和業務人員在理念認識上不到位，在工作方法上有待轉型，在應用環節效率不高等問題。在轉型期間，水利檔案管理較為明顯的特點是紙質檔案與電子檔案共存。例如，寶雞峽引渭灌溉中心，在水利檔案管理中，早在2018年就建設了自己的辦公自動化系統，開始了基層水利檔案工作的轉型發展，但在實際的應用環節，往往存在著同一份檔案、同一個工程項目下重復建設的問題，不同類型的檔案彼此重復。這在一定程度上加大了檔案管理信息化的難度，也使得檔案信息過于冗雜。據此，推進水利工程檔案管理信息化，需要從管理機制的角度出發，健全規劃，完善管理方案，契合當前檔案管理信息化的發展需要，適應現代化的發展趨勢，靈活調整結合單位實際情況，制訂與其相匹配的檔案管理信息化規劃。要明確信息化建設的時間節點，穩步推進信息化建設的有序落實，逐步補齊基層水利檔案工作中信息化建設的短板與不足。

（二）做好復合型人才培養和隊伍建設工作。在水利檔案管理信息化建設過程中，人才問題、隊伍問題是影響其信息化建設的重要因素。對于基層水利單位來說，在工作中對檔案管理重視不足，從事檔案管理的人員往往缺乏專業性。且從事檔案管理的人員隊伍，在年齡結構、知識結構方面參差不齊。據此，要吸收“新鮮血液”，引入具有專業知識同時兼具計算機應用能力的復合型人才。要逐步推動檔案管理工作的新老交替，實現人員結構的優化調整，也要加強基層水利檔案管理人員的業務培訓。伴隨著近年來國家對于檔案管理工作重視的加強，相關的檔案管理規范管理標準不斷更新完善。國家檔案局發布了相關電子文件歸檔和管理標準，但在實際的應用環節，檔案的業務培訓卻一直被弱化，這極大影響了檔案管理信息化的成效。對于基層水利檔案部門和單位來說，要定期選派單位內部有一定經驗的檔案管理人員，前往專業的檔案管理培訓機構進行培訓學習；或者與檔案管理信息化開展較好的單位與行業進行交流，通過進修培訓的方式，提升基層檔案管理人員的工作素質，使其能夠在后續檔案管理信息化建設方面發揮應有價值，推動基層水利檔案工作信息化建設高效落實。

（三）統一檔案管理系統的內容架構。結合目前檔案管理系統的應用現狀，在檔案管理系統方面，其來源主要包括三大類型：第一種是由單位自行研發、自主設計的信息化系統。第二種是由專業公司研發由單位委托這些專門研發管理系統的企業公司進行生產。第三種是直接購買的商品類型的系統軟件，是由國家檔案局認定的，這種商品管理軟件往往流程較為標準、內容架構較為統一。前兩種的系統雖然與本單位的實際情況相吻合，與本單位的適配性更高，但是受相關人員的檔案專業知識以及單位性質和軟件公司的對接影響，會在不同程度上存在一定的問題。例如，其電子文件檔案與國家標準不相吻合，在功能模塊上不完善，在實際應用環節安全性差等問題，加之在后續維修使用方面也存在較高的維護成本。基于此，在基層水利檔案工作信息化建設中，要盡量引進符合國家標準的檔案管理系統。對于委托專業公司研發的，要首先審查這些專業公司的研發資歷，要結合檔案管理中的采集系統、移交系統、收檔存檔系統、儲存管理系統、借閱利用系統以及后臺管理系統等進行逐一驗證，做好檔案管理系統與其他系統的對接，提升系統的使用效率。同時，在系統設計方面要嚴格。遵循信息化建設原則，做好安全防護。落實網絡安全的相關規定，切實保障檔案信息資源的安全建設。

（四）走水利檔案資源共建共享的發展之路。結合信息化時代共建共享的要求，對于基層水利檔案工作來說，對于一些非機密性檔案，可以提升其資源利用率，要發揮檔案資源管理的社會效益。借助信息技術手段實現跨行業、跨單位的信息查閱，可以探索建設跨單位、跨行業的資源共享平臺，對于一些非涉密類的水利資源檔案，要共建共享，將資產轉化為公共資源，進一步發揮基層水利檔案的資源優勢，為生產建設和經濟社會發展提供更加安全高效的檔案信息服務。

五、結語

對于基層水利檔案工作來說，推進信息化建設，本身是一項系統龐雜的工程。對于基層水利單位來說，要首先認識到推進水利檔案信息化建設的重要性和緊迫性，要認識到信息化建設的重要意義，并結合當前信息化建設中存在的現實問題，針對性克服。要不斷提升基層水利檔案工作的服務水平和服務質量，通過建立健全檔案管理信息化規劃，做好人才培養，統一檔案管理系統的內容架構，推動基層水利檔案資源中非涉密部分共建共享，進一步提高基層水利檔案資源的使用效益，助推水利事業和經濟社會深入發展。