新時代背景下檔案管理的規范化研究分析

【摘要】在當前新形勢下，檔案管理工作呈現出越來越重要的地位，它不僅能夠記錄求職人員的相關信息，更能夠為相關單位及部門提供準確的決策依據。檔案管理主要是保護檔案信息及資料的完整性，盡可能保證檔案有更長的留存時間，與此同時要合理、科學的對檔案進行規劃和整合。人工操作時傳統檔案管理工作的主要方法這不僅需要花費大量的時間和人力，其工作的效率和質量也無法保證，已經與當前的社會發展需求形成巨大反差，所以在新形勢下必須對檔案管理工作進行規范。

【關鍵詞】新時代背景；檔案管理；規范化

1、規范檔案管理的重要性和必要性

1.1規范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求

政治經濟環境的巨大變化使得企業和其他單位在運營中的環境發生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應其中的變化，將不利于企業或是其他單位的正常發展。檔案管理作為企業或是其他單位發展的資料記錄，是企業等單位在發展過程中的道路選擇，記載著企業發展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價值。

1.2規范檔案管理是各單位加強自身管理的體現

檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對企業而言，就是對企業的發展道路，發展中面臨的問題等進行整理、歸檔，使企業在今后的發展中盡量少走彎路。同時，檔案管理也是企業進行企業文化創建的重要內容，有利于企業樹立良好的形象。

1.3檔案管理有助于企事業單位的長遠發展

企業管理是企業日常經營中必須進行的活動，檔案管理是現代企業管理中的重要內容，通過對企事業單位的發展歷程、重要經驗、基本資料等進行回顧和整理，可以總結出豐富的經驗。檔案中的資料是企事業單位發展過程中的精髓所在，是企事業發展進程中的智慧結晶，任何單位的發展都不是一帆風順的，檔案整理可以不斷總結以往的經驗。

2、檔案管理的現狀和存在的問題

2.1管理理念較為落后

中國的檔案管理起源是比較早的，但是這也導致了檔案管理工作的一個弊端，中國的檔案管理人員的管理觀念相較之西方先進國家是比較落后的，大多數的檔案管理人員都認為自己的工作就是負責一下信息的管理和整理，沒有認識到新時代背景下社會對檔案管理工作的要求，更沒有給予檔案管理工作基本的重視，這種隨波逐流的心態是非常不利于檔案事業的發展的，再加上檔案管理工作人員缺乏當代社會最需要的創新心理，這些因素都限制了檔案管理工作的規范化發展，所以說，如果想要實現檔案管理工作的規范化，如何實現管理人員管理觀念的革新是應該引起領導階層重視的。

2.2檔案管理人員素質較低

檔案管理工作不僅是一項繁瑣的工作，同時也是一項較為嚴謹的工作。大量的文獻資料和信息數據需要進行整理和分類，這就對檔案管理人員提出了較高的文化素質要求。但是當今大部分檔案管理人員的素質普遍較低，大多數領導階層對于檔案管理工作也沒有給予基本的重視，錄用年齡較大，素質較低的工作人員，另外給予的報酬也較低，這不僅降低了檔案管理工作的工作效率，同時也大大降低了檔案管理人員的工作積極性。這些情況也導致檔案管理行業流失了大量的專業人才，總的來說是非常不利于檔案管理的規范化發展的，所以說相關管理人員必須充分認識到檔案管理工作中的這一個短板。

2.3管理技術和設施較為落后

由于得不到領導階層的重視，也導致了管理技術和設施的落后。在信息技術高速發展的今天，如果仍然固守那套陳舊的管理技術和技術設施，那么毋庸置疑是不利于檔案管理行業的發展的。另外雖然有些工作單位配備了先進的技術設施，但是由于管理人員的素質較低，無法對技術設施進行行之有效的利用，導致先進的技術設施擱置，這些因素都是嚴重影響檔案管理的規范化發展的。

3、新形勢下檔案管理工作的規范化對策

3.1創新新型檔案管理方法

隨著信息技術與計算機技術的飛速發展，檔案管理工作信息化成為一種必然趨勢，利用信息手段和技術來管理事業單位檔案，能夠確保檔案管理的實效性，同時提升事業單位檔案的利用率。因此，事業單位應重視新型檔案管理方法，應在硬件上保障檔案管理信息化發展，根據事業單位實際情況來配備專業的硬件設備和軟件系統，進而鼓勵檔案管理人員在現行工作方法的基礎之上進行創新，及時了解世界先進的檔案管理技術和手段，進而采用先進、科學、合理的方式來進行檔案管理，通過計算機來整理事業單位檔案，并利用計算機系統加以數據計算和分析，從而得出相關結果，使事業單位能夠根據檔案分析結果來調整生產、經營、管理目標，促進事業單位可持續發展。

3.2完善、健全檔案管理工作的規章制度

俗話說：“無規矩不成方圓。”要想使檔案管理工作更加系統化和規范化，就必須完善、健全檔案管理工作的規章制度，使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不僅是提升其科學化、合理化、規范化的保證，也是檔案管理工作法制化的要求。各企業及機關應從單位檔案管理工作的實際出發，制定出一套行之有效的管理辦法和規章制度，加強檔案管理人員的法制教育，不斷培養并提高其相關知識、職業素養及憂患意識，幫助他們明確相關的法律、法規，保證其工作行為的合法化，從而有效發揮出檔案管理的作用。

3.3結合傳統檔案管理的優勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術的優勢能夠更好地滿足群眾對于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統的檔案管理，需要合理借鑒傳統的檔案管理的優勢，結合現代信息技術，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機密的重要會議資料，文件資料不能通過數字化進行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統的紙質資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統的檔案管理的優勢，積極吸收現代信息化技術，提升檔案管理的技巧。

結語：

在當前飛速發展的大背景下，檔案管理工作在收獲了更多的發展機遇的同時，也面臨著更多的挑戰。想要對檔案管理工作進行規范，離不開思想方面的建設，也需要先進的管理方法做輔助，只有各方面共同發展才能推動檔案信息管理工作的完善。

參考文獻：

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作者簡介：

孟麗，女，漢族，1987.11，河北省衡水市，鄭州大學，檔案管理。