協同辦公系統的建設流程

沙東強

摘要 針對協同辦公系統建設流程，從定位需求、需求分析、建設過程與應用管理等方面進行全面分析。

【關鍵詞】需求分析 工作流 80/20 原則

協同辦公，又稱OA，重新定義了辦公理念，由其帶來的辦公自動化、電子表單、及時通迅等概念，不僅提高了辦公的能力，強化了決策的一致性，更可以起到優化現有流程制度的作用。

協同辦公系統建設歸屬于軟件工程的范疇，需要按軟件工程的標準流程來實施，但OA系統實施的復雜性是其他信息系統無法比擬的。

近年來基于B/S結構的OA系統曰趨成熟，例如電子簽名、痕跡保留、公文流轉、流程跟蹤等模塊已屬于OA系統的標配模塊，針對業主需求做定制化開發成為OA系統的未來趨勢。

筆者全程參與了溫州鐵投集團協同辦公系統的建設，就建設過程中的種種體驗，談談自己對OA建設的一些看法。

1 定位需求是OA的基礎

對于鐵投集團用戶來說，建設OA系統要緊密結合集團業務現狀，尤其要從工作中的痛點與難點出發，明確系統應用范圍和涉及工作部門，重點解決工作流程的優化和再造。

在明確定位需求后，經過一段時間的內部調研，鐵投集團OA系統的具體目標也就逐漸清晰起來，主要系統目標如下：

（1）搭建統一工作流服務平臺，基于工作流平臺，提供流程的定制及管理，實現審批流程的優化，縮短審批的時間，提高公司整體的工作效率;

（2）實現公文處理、行政辦公、移動辦公等協同辦公需求，擺脫時間和地域限制，實現協同辦公、分布式辦公和移動辦公;

（3）借助OA系統實施，梳理、固化、優化管理流程，輔助提高管理水平，彌補管理支持領域的短板。2需求分析是OA的關鍵

（l） OA建設首先從傳統意義上的OA功能開始突破，對公用部分：公文管理、會議管理、日用品管理等進行充實，提高無紙化辦公程度。

（2）對用戶個性化定制模塊進行需求調研與原型確認，例如會議材料生成、計劃與任務管理、食堂管理等需求。

（3）對需要二次開發來實現的功能模塊，如短信接口、新聞推送、內部門戶接入等，評估開發的可行性與難易程度，合理安排開發計劃。

3 重視0A建i殳過程

OA項目的成功離不開科學的OA建設過程。根據OA廠商長期信息化建設實踐總結的經驗，確定的鐵投集團OA建設原則如下：

先局部后整體。針對核心問題，用最小代價、最短時間實現成功上線和功能確認，達成項目階段性成功，為后續的優化、提升、再造建立基礎立足點，取得集團內的認同和支持。

先部署后集成。在應用成功上線的前提下，發掘增值性需求。通過80/20原則的篩選和歸集確認核心需求，明確清晰、穩定、可行的應用邊界。借助成熟的軟件工程分析和CMMI理論和方法，采取通用、高效、穩定的技術方案和手段，實現高應用價值、高穩定性的二次開發與集成。

先縱向后橫向。根據組織管理的原則，應先建設公共性規范，再建設具有業務特色的個性化規范。同時，考慮系統首期部署的范圍和日后模塊推廣的方便性、可復制性，應優先完成一個垂直業務體系的部署，再著手進行橫向推廣。

先組織后個人。因協同辦公系統屬于協同平臺應用范圍，不但是一個組織溝通管理的平臺，更具備了個人事物處理和組織管理的強大功能。能夠將組織級的任務下達、相關指令、信息等與跟人工作的日程、計劃知識、任務再分工、項目、部門、團隊等管理緊密結合。加速組織與外部資源的協同性，提升組織敏捷應對業務變化的能力。

先期關注建設以剛性流程為核心的集團應用，提升關鍵業務的運行效率。其次關注建設以柔性流程為核心的個體業務模式提升，創造全員基于OA為核心的高效、便捷的全新業務模式。

4 0A重建設更重應用管理

OA系統建設成功與否，不僅僅是在產品技術方面，更重要的是在應用與管理方面。很多集團都存在OA系統重建設輕應用管理的現象。而OA系統是應用性很強的軟件系統，它不僅實現了無紙化辦公，更加轉變了管理者的意識和手段。通過OA系統的建設可以對集團流程進行充分梳理，優化固有、僵化的流程，再造符合業務特色、適度超前的流程，給集團注入新的活力。

從實踐層面來看，筆者認為要想讓OA成為一個組織管理的重要平臺，真正發揮作用，必需要考慮長期發展機制。首先需要設置OA管理員，要求熟悉各個業務部門情況，具備協調組織能力。另外隨著應用的深化，要設置的崗位有：部門公文管理員、部門文檔管理員、部門新聞管理員，并結合監察室的監督員來配合相關工作。還要制度化保障，把OA的使用變成制度、使之合法化。最后要增加正向激勵，我們應該去創造更多的獎勵，可以征求對流程的優化建議，可以鼓勵管理建議，獎勵優秀新聞稿……鼓勵表彰的過程中，企業的價值觀中推崇什么一目了然，文化逐漸成型。

5 0A建設是一項長期的工作

任何應用系統在推廣使用時，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯誤的認識，認為這個OA系統還沒有做到最完善的地步，還不具備使用的條件，一定要等到一個完美的系統擺在面前才會使用。如果這樣的話，永遠發現不了該系統的不足，始終感覺該系統很陌生。其實人與系統是需要互相適應的，人需要不斷地摸索使用，從而適應這種工作方式和使用方法，在使用中發現該系統的不足，然后根據用戶的合理性要求，技術人員不斷地改進和完善，最終實現系統和人的統一。OA系統在最初時，可能不具備完全運行的條件，也許只實現了部分功能，但是大家一定要看清系統的潛在的價值，這需要用戶和技術人員共同的努力。

參考文獻

[1]李云燕，淺談協同辦公系統在本集團公司中的管理應用[J].計算機光盤軟件與應用，2012 （18）.