基礎建設與開發利用同步開展

胡成鋼 于冉冉 陳慶菊

學校檔案是學校內部各種活動的真實記錄，在學校工作中起著承前啟后的作用。是學校整個教育管理的重要組成部分，是學校各項事業持續發展的重要依據。加強學校檔案管理，對于推進依法治校，規范學校的內部管理，包括校園管理、教學管理、干部人事管理、后勤基礎建設管理和實施素質教育，推進學校改革，促進學校發展有著重要的意義。增強服務意識，豐富檔案工作內涵，實施檔案管理規范化、科學化，更是實現教育現代化工程的必然趨勢，是實施“科教興國”戰略的迫切需要。

1 提高檔案管理水平，保持檔案工作與學校整體事業協調發展

近年來學校按照《檔案法》和《實施辦法》的要求，堅持將檔案工作與其他工作一起安排部署，明確檔案管理的目標，形成了縱向到底橫向到邊的管理體系，確保了檔案工作與學校事業的協調發展。

一是規范內部管理，強化基礎設施建設。在內部管理上學校各部門都必須建立檔案工作規章制度，健全檢索工具，統一檔案用品，實行學校檔案集中統一管理。在基礎設施上，配備檔案專用設備，達到了防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等“九防”要求，綜合檔案室配備了計算機、復印件、空調等現代設備，提高了檔案現代化管理水平。

二是不斷充實檔案內涵，做好四制改革工作資料的搜集和整理工作。學校教育是在改革發展前進的，新時代的發展要求學校教育的管理體制，教育目標、教學內容、方法等方面不斷改革。改革方案出臺，具體操作過程中形成了大量的文件材料必須及時收集歸檔，避免遺漏，這對不斷完善改革措施、妥善處理遺漏問題是十分必要的。我校四制改革之后，推出了“校務公開”制度。把學校的重大決策、基建競標、教師職稱評定等及時公示，全校教職工對這一舉措非常歡迎，效果很好。為此，泰安市教育局組織全市中小學校長在我校召開了“校務公開”現場會。由于我們的工作得力，全面、條理得保存了每次公示的檔案，為大會的成功召開奠定了一個良好的基礎。

三是齊全完整地收集整理好檔案，努力改變檔案結構單一的狀況，從單純的文書檔案管理向多門類多載體檔案管理轉變，注重抓好基建、會計、聲像、實物、電子等檔案資料的收集和管理。同時按照國家檔案工作的各項標準規范管理檔案，強化中學檔案工作的規范化、標準化管理，提高檔案案卷質量，為中學檔案信息資源的開發利用工作打下良好的基礎。

四是提高中學檔案工作的信息化、現代化管理水平。隨著大數據、網絡化管理水平的普遍應用，實現檔案管理信息化、現代化是檔案工作的必由之路。在檔案管理信息化、現代化過程中要加大對信息化、現代化的投入，配備必要的硬件設備，以保證檔案信息化、現代化工作的開展；要建設檔案利用所需要的“三網四庫”，三網即互聯網、政務網、局域網，四庫即全文數據庫、目錄數據庫、照片數據庫和多媒體數據庫，通過三網四庫建設達到互聯互通、信息共享；要加大檔案數字化進程，使檔案管理信息化、現代化穩步推進，使檔案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；在檔案信息化、現代化建設過程中要注重加強檔案的實體安全和信息安全，做好數字檔案的異地備份工作，保證數字檔案的安全；要正確處理好檔案保密工作和開發利用工作的關系，在信息共享的同時，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

2 規范檔案管理，增加服務意識，要處理好三個關系

（一）檔案工作與保密工作的關系。檔案利用工作，是實現檔案為學校工作服務的手段，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。學校檔案在嚴格遵守保密紀律的同時，把主要精力放在開發利用檔案信息資源上，為教學及各部門服務，最大限度地發揮檔案的作用。開展利用服務，使檔案工作進入良性循環，不僅能帶動檔案其他工作的開展，而且能提高全校檔案意識。

（二）加強領導與全員參與的關系。加強檔案管理工作，必須加強領導，只有領導重視，舍得投入人力、物力，加大檔案工作的力度，檔案工作才能上檔次、上水平。在當前新形勢下，既要依靠領導的重視，還要著力提高全體人員的檔案意識，以不斷拓寬檔案收集與服務的渠道。經常不斷地引導廣大師生員工樹立收集檔案資料人人有責的觀念，對于有價值的資料，視為學校發展建設的無形資產。學校工作開展到哪里，檔案工作就要及時延伸到哪里。實踐證明，領導重視與支持是搞好檔案工作的基礎和前提，而提高全體師生的檔案意識，是提高檔案利用率的根本保證。

（三）健全制度與完善提高的關系。檔案工作是一項牽扯面廣，專業性強，工作量大的系統工程，每個環節都要講求標準化、規范化。因此，必須建立一個完備的管理系統和完善的科學管理制度，用以保證檔案的統一管理。在學校改革的大潮中，必須進一步改革完善檔案管理制度，探索新的管理模式，更好地為學校改革和發展服務。在這方面應當在堅持檔案管理基本原則的前提下，通過修訂制度，把等、靠、要的思想轉變為主動創造條件，解決存在的問題，用超前服務的意識，把被動利用的舊習慣轉變為主動開發檔案信息資源的新行動。只有這樣，檔案管理工作才能注入新的活力，才能不斷提高管理水平，拓寬服務領域和活動空間，推動自身的發展。只有處理好三個關系，才能使學校檔案工作健康有序的發展。

3 緊緊圍繞學校中心工作搞好檔案管理和利用工作

檔案工作的生命力在于開發利用，為領導決策服務，為教學工作這個中心服務，這是學校檔案工作向深層次發展的方向。要立足服務，使綜合檔案室成為學校的“信息庫”。可以在以下三方面發揮特殊的作用：一是用于相互交流。每學年的教學管理及課堂教學資料、科研資料及時整理歸檔，在教學改革或科研交流時，可以隨時從檔案室提取，充分發揮信息資源的作用。二是用于對學生思想教育。對學生進行熱愛社會主義、熱愛黨、熱愛學校的同時，學校的歷史沿革，大事記、畢業生的資料等是典型的活教材。如把張楚、陳強等考入或報送至清華大學的優秀生的材料檔案，編訂成冊，發給入校的新生，鼓勵新生，發憤讀書，報效祖國，這一做法起到了良好的教育效果。三是用于考核評價。干部晉升、教師晉職、評優選模等，都是根據現實表現本人陳述，特別是歷年記載的檔案材料為主要依據，憑借歷史真實，定量定性，是最有說明力的。四是要加強編研，使檔案室成為領導的“參謀部”。檔案室要主動及時地為學校各項工作服務，創造性的開展工作。近幾年來，我們編制了學校基本情況匯編，如《學校事業發展情況》、《改革資料匯報編》、《教師隊伍建設》、《科研成果匯報編》、《學校組織體制沿革》等。還結合學校專項具體的活動，自擬專題進行收集、分類、整理編目。這些資料能夠反映某一個時期某項工作的軌跡，為總結工作或迎接上級檢查發揮了積極作用。

在新時代中國特色社會主義發展過程中，為適應中學教育事業發展要求，學校檔案工作規范化建設要確定更全、更新、更高的目標。“更全”就是檔案門類的更全，歸檔材料更全，豐富室藏，為學校工作提供全方位的服務；“更新”就是管理手段更新，創造條件，運用現代化手段管理檔案；“更高”就是檔案利用率提高，發揮最高的檔案效益，實現檔案工作的持續發展，充分體現檔案的服務功能。