現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

伍志新

摘 要：信息時代，醫(yī)院的信息化程度越來越高。醫(yī)院的各項工作都采用了信息技術(shù)處理方式，使得醫(yī)院檔案模式發(fā)生了變化。強化醫(yī)院檔案的信息化管理，可以確保檔案工作多層次展開，而且能夠?qū)⑨t(yī)院檔案服務(wù)的功能充分地發(fā)揮出來，不僅可以確保醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化展開，而且還可以將醫(yī)院檔案的可利用價值充分地發(fā)揮出來。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；信息技術(shù)；檔案管理

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 科技的進步對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)起到了促進作用

醫(yī)院檔案管理信息化是信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果。從檔案管理的工作性質(zhì)而言，由于檔案資料龐雜、種類繁多，特別是醫(yī)院檔案，所涉及的門類多。如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理的工作效率就會難以推進。實施醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)，就是將先進的信息技術(shù)充分地利用起來，諸如云計算或者數(shù)字挖掘技術(shù)，可以對大量的檔案信息進行快速處理，不僅降低了人工成本，而且還提高了檔案管理的工作效率。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要進行檔案管理軟件開發(fā)，且這些軟件要能夠與辦公設(shè)備兼容，對醫(yī)院檔案信息實施網(wǎng)絡(luò)化管理，可以在優(yōu)化檔案管理模式的同時，還可以進行創(chuàng)新管理。

1.2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是推進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的有效途徑

醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，人才發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作屬于精細(xì)化工作，如果在管理工作中缺乏一定的技巧性，就會導(dǎo)致檔案資料丟失，或者分類錯誤而導(dǎo)致檔案資料查找困難。提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，就需要配合目前的醫(yī)院檔案管理需要而對管理人力人員實施定向培養(yǎng)，使檔案管理人員能夠熟練操作信息技術(shù)，并使用信息技術(shù)開展醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理工作中，信息化技術(shù)要得到充分利用，就要注重人才培養(yǎng)和技術(shù)開發(fā)，以使醫(yī)院檔案資源得到妥善管理，且能夠延長檔案使用壽命。

1.3 有利于提高檔案管理的效率

醫(yī)院檔案涉及所有科室和部門，且醫(yī)院每天診療都會產(chǎn)生新的檔案資料，其種類繁多、資料龐雜、信息龐大，傳統(tǒng)的人工管理模式難以滿足快速增長的檔案信息量。信息化管理是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將醫(yī)院檔案和資料綜合處理，可實現(xiàn)信息快速處理，且處理量大、處理速度快、處理效果準(zhǔn)確，不僅可以減少人工勞動力，緩解人工勞動強度，降低人工成本，而通過信息化技術(shù)管理能大大提高管理效率。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院信息儲存和處理的核心地帶，是醫(yī)院不可或缺的管理部門。但由于受多種因素的影響，醫(yī)院檔案管理仍存在以下問題：①檔案管理人員配置不足，專業(yè)能力低下。醫(yī)院檔案管理部門屬于后勤服務(wù)部門，專業(yè)檔案管理人員比例少，導(dǎo)致管理人員整體專業(yè)水平低下，在管理工作中缺乏創(chuàng)新，管理技術(shù)和能力不足。②醫(yī)院信息化管理設(shè)備匱乏，信息化管理難度大。信息化管理檔案需要完善的硬件設(shè)施，由于醫(yī)院資源有限，加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化管理理念不強，對檔案管理設(shè)施資金投入不足，檔案信息化管理難度大[2]。③實施分散式管理模式，不利于信息化管理。部分醫(yī)院將檔案分散到各個科室或部門進行管理，且每個科室或部門管理的水平參差不齊，造成管理混亂，集中管理難度大，甚至出現(xiàn)紕漏或錯誤現(xiàn)象。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的措施

3.1 構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)管理體系

醫(yī)院檔案管理的不同之處在于，涉及到的內(nèi)容涵蓋著各種醫(yī)療資料。從管理的角度而言，是從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的信息管理模。由于信息管理是在網(wǎng)絡(luò)平臺上完成檔案管理工作的，因此，而實現(xiàn)了實體的檔案管理向虛擬的信息化管理轉(zhuǎn)向。這就需要將標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)院檔案信息管理體系構(gòu)建起來，同時建立相應(yīng)的管理制度，做到所有的醫(yī)院檔案信息統(tǒng)一管理，并按照統(tǒng)一的規(guī)制執(zhí)行。在檔案信息化技術(shù)建設(shè)方面，要將所有的檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，且檔案管理并不局限于檔案管理部門，而是將檔案管理融入到醫(yī)院的各個部門中，檔案管理部門利用互聯(lián)網(wǎng)平臺接受各個部門所傳送的檔案信息，同時還促進了檔案管理部門與其他部門之間的溝通，有利于檔案管理部門人員及時準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息，對醫(yī)療信息及時整理。

3.2 醫(yī)院檔案信息管理要注重人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有效實施，并高質(zhì)量、高效率地完成任務(wù)，就需要具有高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案管理人員是醫(yī)院檔案工作的主體，要適應(yīng)時代的發(fā)展提高檔案管理質(zhì)量，就要對信息技術(shù)熟悉。檔案管理人員根據(jù)自身的工作需要而不斷地鉆研、學(xué)習(xí)，積極地探索以實現(xiàn)檔案信息管理創(chuàng)新。檔案管理人員要有能力運用信息管理工具調(diào)整工作模式，提高檔案管理技術(shù)。此外，檔案管理人員還要樹立創(chuàng)新意識，切實將計算機數(shù)字化管理技術(shù)與檔案管理工作有效融合，能夠根據(jù)檔案工作需要將檔案數(shù)據(jù)庫建立起來，并對檔案信息資源庫實時更新，將檔案信息有效整合并適時統(tǒng)一管理，從而提高了檔案管理效率。

3.3 配置先進軟、硬件設(shè)施

醫(yī)院應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度，根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化要求，盡快購置所需的軟、硬件設(shè)備，提升檔案網(wǎng)絡(luò)化管理水平。 微機是現(xiàn)代化管理手段的重要工具，醫(yī)院各項業(yè)務(wù)、行政等形成的檔案，可以通過計算機儲存，便于使用者快速查找和閱讀，能夠節(jié)約時間，并減少財力、物力和人力，提升了工作效率。 此外，通過微機管理能夠減少檔案的有效空間，便于信息資料的儲存，也確保了其保密性。 微機中可以儲存大量信息，文件分類、主題等目錄通過計算機編印，能夠形成一套安全的檢索系統(tǒng)， 這讓醫(yī)院本身查找資料或其他人查閱檔案，都變得更加準(zhǔn)確和快捷。 因此醫(yī)院要結(jié)合自身現(xiàn)狀，為現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用創(chuàng)造條件， 實行檔案的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化管理。

3.4 實行醫(yī)院檔案資料集中管理制

采取信息化管理，首先應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院內(nèi)所有檔案資料由檔案管理部門統(tǒng)一歸集和管理，避免分散式管理造成資料遺失。檔案資料信息化管理應(yīng)當(dāng)執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理。比如資料信息格式化、檔案入檔統(tǒng)一化、檔案傳送專人執(zhí)行等，再比如檔案資料歸檔封存采用統(tǒng)一印制的封面，統(tǒng)一類別編碼，方便查詢。建立檔案信息管理體系，將實體檔案電子化、信息化，并電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新，保持信息一致性，完善信息管理體制，規(guī)范管理行為。

3.5 檔案資料管理應(yīng)重視信息安全工作

醫(yī)院檔案資料不僅涉及患者個人隱私，甚至涉及醫(yī)療技術(shù)機密，因此醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視保密工作，確保醫(yī)院檔案資料的安全性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強防范意識，具備惡意病毒偵查能力，對重要檔案和資料的入檔管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查，避免重要檔案或資料被不法分子惡意傳播或利用。在日常管理中，應(yīng)當(dāng)加強計算機或管理軟件的防護工作，提高電子信息儲存的安全性。

4 結(jié)束語

總之，在醫(yī)院各項管理工作中，檔案管理是重要的內(nèi)容，關(guān)系著醫(yī)院的生存與發(fā)展。 將現(xiàn)代信息化及時應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，有利于醫(yī)院服務(wù)水平、醫(yī)療質(zhì)量的提升，并促進醫(yī)學(xué)科技的推廣應(yīng)用，有力維護醫(yī)患雙方的利益，確保新形勢下醫(yī)院目標(biāo)得以實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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