高校檔案管理信息化建設探討

摘 要：高校檔案信息化建設是高校“數字化校園”的重要組成部分，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為教學、科研、管理服務，為高校的建設和發展提供優質、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發展的目標。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發掘、摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現資源共享。它以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，努力適應高校信息化建設和檔案事業發展的要求，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為教學、科研、管理服務，為高校的建設和發展提供優質、快捷的檔案信息。采取什么樣的推進策略，進而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達到更好地為高校提供服務，這已成為高校檔案工作者當前思考的重要問題。

1 高校檔案信息化管理的必要性和緊迫性

計算機和網絡的產生使我們進入了網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。作為檔案事業重要組成部分的高校檔案工作，信息化建設已經成為自身發展建設的必然。高等學校要順應時代的發展需要，加快檔案信息化管理步伐。

1.1 高校檔案業務工作發展的需要

作為傳播文化、傳承文明的文化事業機構，高等學校的文化積淀和文化理念是學校辦學和發展的重要內涵和支撐。高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，在學校文化底蘊與文化積累的形成與挖掘中，有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進一步深入，對外交往活動急劇增加，檔案門類不斷增多，如新出現的個人業績檔案、信用檔案、職稱檔案等，內容復雜多樣，數量急劇增長；另一方面，電子政務的實施使辦公自動化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩定因素增加。

1.2 檔案工作人員提高自身素質的需要

隨著社會的發展，高校及社會對檔案信息的需要日益增長，從而對管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。同時，由于辦公自動化加快了檔案工作現代化的進程，電子文件等新型載體的不斷出現，傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內容結構及檔案人員知識結構的變化。

1.3 檔案信息資源的開發利用的需要

隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，而且更需要提供一些加工過的、系統的、全面的檔案信息服務。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，是一個系統工程，是檔案工作一次質的飛躍。紙質檔案的出現對人類文明的迅速發展起到強有力的助推作用，而電子檔案以其高密度儲存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復制等特點，具有很強的生命力。如今，要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，其對傳統檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。

2 推進高校檔案信息化建設遇到的困難

實現檔案信息化，對于高校檔案管理部門，面臨著許多困難。

2.1 資金投入規模大，籌集資金難

加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等設備，開通內部局域網，鏈接外部因特網，進行信息安全防護等，這些都需要較大的經費投入。

2.2 建設任務繁重，工作見效難

在檔案信息化完成之前，實行的是紙質檔案與電子文檔并存，既要按照老方法管理紙質檔案，又要按照信息化要求數據化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實現全部意義的檔案信息化，建成數字檔案工作的運行體制，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年或者更長的時間。

2.3 隊伍建設要求高，求人才難

檔案信息化對檔案人員的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。工作人員要有熟練的計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、精通的檔案業務知識，是既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才。但受傳統用人體制的制約，檔案工作人才競爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。

3 當前高校檔案信息化建設應采取的對策

高校檔案信息化建設促使檔案部門開展網絡服務，對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革，這不僅表現在利用的方式上，更是表現在工作理念上的主要變化。

3.1 檔案信息化基礎設施建設

要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃，加強檔案信息化基礎設施建設，推進運用微機管理檔案進程，提高高校檔案和網絡技術應用水平，充分發揮檔案室的各項功能和作用。加強內部局域網建設，實現檔案網絡與辦公網絡的接口，并在校園網上使用檔案管理系統，完成各單位向校檔案室的遠程歸檔，實現檔案工作數字化。

3.2 檔案信息資源建設

充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化。該項工作可以通過以下兩個途徑實現：一是有學校各個基層單位將本年度產生的歸檔文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案管理系統中，這樣可以減輕檔案部門日常歸檔的工作壓力，又使得學校各個部門的文件材料信息能及時、完整地進入檔案信息數據庫，方便本單位的有關人員了解工作情況，同時加快檔案信息資源網上共享的發展進程。二是檔案部門組織大量人力，通過人工輸入的方式，通過人工輸入的方式，將現存檔案案卷目錄轉化為機檢數據。根據電子檔案接收、保管、利用的技術方法，加強對學校各單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。按照電子文件與紙質文件并存的原則，實行電子文件和紙質文件歸檔雙軌制，有計劃、有步驟地對本單位的檔案資料數字化技術處理。

3.3 檔案管理應用系統建設

要遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧信息技術發展的趨勢。進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術和應用水平，為保證檔案信息交換和實現檔案信息資源共享創造條件。加強檔案信息建庫入網工作，把檔案數據庫作為學校重要信息資源，納入學校網絡辦公的總體格局中，逐步構建全校檔案文獻數據庫。充分利用和發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作，開展檔案信息服務的窗口。在校園信息平臺上，建立檔案網站，有計劃地上載開放檔案目錄和現行文件目錄，并積極創造條件上載已公開的檔案全文信息，提供網上查詢和使用服務。

信息化建設對檔案部門既是發展機遇也是挑戰，既是希望也是考驗。如果能夠抓住機遇，乘勢而上，迅速推進，就能搶占制高點，爭取工作主動權，開創工作新局面，高校檔案管理工作應加強信息化建設。

參考文獻

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作者簡介

文茜（1983-），女，壯族，廣西南寧人，大學本科學歷，文學學士學位，助理館員，廣西水利電力職業技術學院，研究方向：高校檔案管理。