檔案信息化建設在醫療衛生系統檔案管理中的應用

周萍

摘 要：近年來，我國的檔案事業快速發展，新醫改方案的實施對醫院發展起到推動作用。然而在這樣的背景下，有一些醫院單位內部管理卻存在漏洞，存在相關信息和資料不夠健全的情況。醫療衛生系統必須堅持改革，使用最新的技術和設備進行信息化管理，完善醫院檔案信息，做好資料的存檔和保管，為醫改提供強大的支撐。

關鍵詞：檔案；信息化建設；醫院檔案管理；價值；地位

眾所周知，檔案是衛生醫療衛生的重要憑證，也是醫院最主要的信息資料之一，記錄著病人的基本情況、就診情況、恢復情況等等，具有巨大的保存價值。近年來，隨著現代化技術的推進，衛生醫療衛生的信息化建設也得到了廣泛應用。在檔案管理建設中堅持信息化管理，能夠對原始資料進行保存，復印出電子信息，將資料進行共享和傳播

1 醫療衛生檔案信息化建設的概述

顧名思義，檔案信息化建設是針對醫療衛生這一特定治療單位實施的檔案管理，檔案記載的是個人、集體、社會的所有活動以及相關的真實資料。所謂的信息化建設則是將醫療衛生檔案至于信息系統管理范圍之內，通過電子文檔的形式將數據和資料保存下來，成為為管理工作服務的手段。

通過完善檔案管理，突出信息化建設的作用，體現最新管理辦法的優勢，能夠優化系統平臺，實現信息的共享和分配，并擴大醫療衛生在整個服務體系中的影響力，樹立檔案管理的地位。

2 檔案信息化建設在醫療衛生管理中的價值

檔案信息化建設是利用最新的信息化技術，做好資料和檔案的整合，增加檔案的保存年限。將資料進行共享、分類，真正體現其價值所在。

2.1 改變檔案的管理形式

信息化建設下的檔案建設實現了數字化轉換，通過對數據與信息的整合對信息進行的更新，并保留了紙質文檔和電子文檔，增加了檔案的保存時間。

2.2 實現檔案的分類檢索

檔案信息化建設，有助于及時對信息做出標準，利用軟件系統對文檔進行歸類處理，在變更信息的時候只需要輸入指令就可以完成工作，減輕了工作壓力和時長。

2.3 檔案信息共享傳播

信息化檔案建設形式的出現，可以把信息進行合理的分類儲存，然后在不同部門和衛生醫療衛生領導需要查詢資料的時候，最快速的將檔案通過網絡進行傳遞，實現資料和信息的共享，簡化搜索環節。

3 醫療衛生檔案信息化建設的現狀

3.1 檔案管理標準化程度低

檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設；從現在階段來說，收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門系統不全一致，規格不一，不能通用，也與檔案管理系統存在著接口、存貯檔案數據方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現共享。在各醫療衛生的信息網絡建設中，檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實現檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。

3.2 檔案現代化建設中的軟件系統相對滯后

軟件系統是醫療衛生醫院檔案管理的重要基礎，它能夠為檔案的系統分類與保存提供支撐。然而目前的檔案信息化建設軟件還較為落后，雖然傳統的單板機計算機檔案管理方式為工作提供了便利，可以做到數字化信息的登記、記錄、整合與檢索。但是在目前的發展狀態下，單板機的技術含量較低，已經不適用新的系統，單板機中的兼容性問題也逐漸暴露了出來，必須馬上對軟件進行升級和維護。

3.3 檔案管理人員的素質需要進一步完善

醫療衛生檔案信息化建設不是一句空談，需要醫院加大投資，強化管理，最重要的是需要提高檔案管理人員的綜合素質，彌補他們在單一知識領域的局限，尤其是要改變他們的故有觀點，提高他們的計算機運用能力、主動學習和創新的精神。目前，一些單位出于資金考慮，選用的檔案管理者都沒有接受過專業學習，無法突出計算機的優勢和作用。

3.4 電子文件普遍出現保密性差的問題

目前，電子文件沒有統一的保密方式，普遍的都是可以在不同載體的格式下出現，任意復制，甚至可以重復改變文件的內容和相應格式，并且可以隨意加入人為因素，使得信息文件的原始性丟失，保密性能變差。這不光表現在外在的形式上，更重要的是體現在內容和技術上的修改、變動，對于電子文件來講，如果被改動，就無法確定是否為信息文件的原件，失去保密性。

國家法律相應的規范和準則對電子公文中的簽名、簽章及其指紋認證方面的保護力度遠遠不夠，雖然公文電子技術已經發展的相當成熟，但這可能導致電子公文會喪失權威性，或者是公信度。因此，法律的不完善很難在重要公文中發揮其效力。在處理日常工作中，衛生系統雖然可以遠程傳輸文件，并可在網絡中建檔，然后進行歸類、查詢。但是由于法律保護力弱，涉密文件仍然離不開紙質形式的封存。

4 有效凸顯檔案信息化建設價值和地位的對策

4.1 明確檔案信息化建設關鍵

檔案信息化建設包含的工作量較多，首先要抓住其中的關鍵關節，做好信息的錄入工作，把各類人事信息、病人資料進行數字化處理，將其用網絡資料的形式保存下來，為查詢工作提供便利。

4.2 堅持檔案信息化建設原則

醫院單位檔案在實施信息化建設的初期，必須規范管理步驟，凸顯信息化建設的價值和地位。第一，本著規范性原則處理檔案資料；第二，堅持雙軌制原則，注重原始紙質資料和電子信息的同步保存；第三，保證長期管理，不能半途而廢，必須將檔案信息化管理落實到實處，將其作為管理重點。

4.3 整合資源，促進檔案信息化建設

檔案信息化建設的核心問題是檔案信息資源建設，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源包含電子病歷、財務數據、統計等多部門或者其中數個部門的電子數據庫。針對這樣的現象，要確保檔案數據不能外露，并在內部實現信息的共享，建立虛擬電子保管機構，構建新的信息化平臺。而且，醫院檔案管理工作人員要靈活利用信息技術制定檔案目錄，全面做好檔案文件的收集、修訂和保存工作，并通過數據管理來方便檔案的調閱，結合熟悉技術對分類項目進行數字命名。另外，要促進檔案資源數據與檔案信息之間的準確無誤和無縫對接，確保數字檔案的完整性，檔案管理工作人員需要為檔案保管室安裝安全報警器，控制好檔案室的溫度，做好防火、防潮和防盜工作，全面推動檔案管理工作適應信息化的要求。

總而言之，檔案信息化建設作為醫院檔案管理的基礎內容，它的價值和地位非常突出。在新醫改的逐步推行下，必須完善檔案信息化管理制度，規范工作方法，按照基本原則實施管理，整合好信息資源。另外，還要分析檔案管理的基礎性地位，明確信息化管理的關鍵，增加基礎資金投入，為檔案信息化管理提供保證。

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