略論博物館藏品檔案建設的難點與對策

摘 要：博物館藏品檔案是文物藏品在發掘、收集、鑒定、登記、管理、保護、研究、修復、珍藏、展覽及流動等一系列過程中直接形成的具有保存價值的文字、卡片、圖表、照片、聲像等不同形式的歷史記錄。是科學管理藏品的重要依據。隨著博物館事業的迅速發展，藏品檔案的作用越來越重要，但也面臨著檔案歸檔難、保存難、界定難等問題。如何解決問題，改進博物館藏品檔案管理工作，最大限度地發揮藏品檔案管理和利用的價值，值得我們深入探索。

關鍵詞：博物館；藏品檔案；檔案建設；信息化

1 引言

博物館的藏品檔案通過收集、整理、鑒定等環節后，以科學的保管和利用方式，展現藏品價值。它記錄著藏品相關的所有信息，是科學管理藏品的重要依據。藏品檔案建設是博物館工作的重要組成部分。搞好藏品檔案建設，不僅要立足于高水平的博物館運作，更要基于對其重要性的認知。在當前博物館藏品數量大且迅速增加的情況下，化解藏品檔案建設任務重、要求高的壓力，應對難點，需要認清藏品檔案的基本特點、藏品檔案建設方式和利用方法，運用現代化思維和方式實現服務優化。

2 博物館藏品檔案建設的重要性

2.1 助推博物館文化角色的社會顯現

博物館作為文化資源管理這個大范疇中的一部分，能否立足于社會，成為社會文明的標志，不僅取決于它能否充分向世人宣傳和展出它的藏品，而且還取決于它有無能力研究、保護和管理好這些藏品。而藏品檔案建設，正是保護和管理好文物藏品，凸顯博物館文化資源屬性的基礎工作，這個基礎工作做不好，其它的工作則難以展開。藏品檔案在博物館藏品保管中的重要位置，一定程度上起著推動博物館事業順利發展的重要作用。

2.2 增強博物館公共服務職能

博物館是對外開放的，服務公眾是博物館最重要、最基本的職能。博物館的藏品檔案建設反映在博物館工作的整個過程中，收集藏品信息、摘錄藏品屬性表征、記錄藏品展覽歷程等，反映的是藏品檔案建設工作的服務性質。博物館藏品檔案公共服務能力作為博物館服務水平和利用水平的衡量標準，直接關系到博物館參觀者的參觀感受，以及展覽效率的高低。

3 博物館藏品檔案建設的難點分析

3.1 藏品檔案與館藏藏品一一對應的難度大

博物館，僅以縣市級博物館而言，藏品數量可能會超過萬件。每件藏品需要填寫來源信息、研究信息、身份信息等十幾個甚至更多的指標項。很多項目如名稱、描述、研究結論、鑒定、修復、檢查等一些信息，需要進行綜合研究后方可獲取。相比普通文書檔案，藏品檔案的收集、整理，過程繁雜且工作量大。與繁重的工作量相比，藏品檔案工作人員又不足，因此，要全面、細致收集藏品檔案，創新藏品檔案建設模式，難度較大。

3.2 藏品檔案的檔案化管理技術難度高

藏品檔案建設是對館藏信息、價值和內涵進行分析的過程。藏品檔案的重要性決定了這一類型的檔案必須具有專業性、規范性、客觀性和詳細性，要求博物館藏品檔案工作者具有深厚的專業知識和實踐經驗。例如，文物的命名有基本原則和科學的標準，對其描述時不能隨意使用非專業的定義和概念，假使不善于使用專業術語，對收藏的價值和背景文化知之甚少，則會出現紕漏，影響館藏文化的展示。同時，文物信息的梳理，也需要閱讀大量的文獻目錄資料，這在一定程度上就給藏品檔案工作人員帶來了困難。

3.3 藏品管理要求不斷提高與檔案建設壓力之間的矛盾

博物館檔案的更新，是博物館建設和管理的難點。藏品被收集進館的同時，除了被合理化保管，還需要同步進行檔案信息更新，否則就會影響到藏品價值的發現與發揮。檔案管理員致力于檔案的保管的同時，還要不斷提升對藏品的理解。

4 博物館藏品檔案建設水平提升的方向思考

4.1 注重基礎，藏品檔案管理者做好前置信息的采集

在收集和進館階段，博物館檔案人員應詳細記錄所有相關的條件信息，以滿足檔案編制依據的需求。如收集藏品是如何產生的：挖掘、捐贈或購買；如何直接或間接獲取線索，以及與什么有關，與什么歷史階段對應等。此外，在描述中，及時參閱藏品說明來指定檔案標題、頁數和版本，及時標注清楚標題、編號、作者姓名和檔案號等等。信息收集越詳細，檔案的編纂越好，藏品檔案的質量越高。這將大大提高博物館藏品的使用價值和研究價值。

4.2 分清主次，重點做好珍貴藏品的檔案建設

博物館的藏品眾多，在有限的人力條件下，不可能完全做到藏品與藏品檔案一一對應。如果不能夠做到有所倚重，將不可避免地導致珍貴的文物藏品不能及時歸檔，直接影響重點文物保護、研究、展示、存儲和宣傳，影響博物館的整體運營。因此，藏品檔案的建設首先要從珍貴的文物入手，首先要保證珍貴文物檔案的質量，完成一級文物檔案，做好二級文物檔案的整理工作，并逐步推進。當珍貴文物信息采集完成后，及時將數據歸檔。再去考慮收集一般藏品的檔案信息，最大化的保證最迫切的項目。同時，在信息采集上優先保障關鍵檔案信息的獲取，如名稱、數量、來源、研究成果等。

4.3 渠道開拓，強化藏品檔案信息數據庫建設

黨的十九大報告把深化供給側結構性改革擺在重要位置，提升藏品檔案能力建設，需要深化檔案服務的供給側結構性改革。要在圍繞博物館中心、提升服務上做文章，以利用為導向，做好藏品檔案信息資源體系建設，提供更多、更好的博物館檔案公共產品，推進檔案工作轉型升級。博物館藏品檔案數據庫建設是以原有藏品檔案為基礎，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息數據庫。文物藏品信息數據庫建設的最大好處就是它可以隨時存儲、加工、處理和快速接收、發送查詢信息數據、進行網上速遞，可以超越時間和地點的限制，實現資源共享。

4.4 服務協同，加強博物館之間的檔案合作

首先，簡化檔案利用的審批權限。各級博物館的藏品檔案來源于各個系統，對于利用頻次較高的非密檔案，將審批權限一部分轉移到歸檔環節，在歸檔檔案目錄上增加"是否開放使用"或相關條目，減少各個部門的審批環節，強化溝通共享，可以較好的提高使用效率。其次，大力推進藏品檔案數字化和文檔一體化建設。各個博物館特別是公共博物館之間按照"存量數字化、增量電子化"的思路，大力推進藏品檔案全文數字化、文檔一體化建設，既是落實國家檔案信息化建設工作有關要求的需要，也是實現檔案利用優化，高效服務內部用戶的有效手段。在電子化的基礎上，實現藏品檔案的網絡化遠程利用，可以強化博物館之間的服務合作，實現藏品檔案信息的互聯互通，也有利于藏品檔案的規范化建設，提升利用水平。

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作者簡介

郭曉丹（1982-），女，黑龍江省孫吳縣，本科，畢業于黑龍江省哈爾濱商業大學，中級館員，研究方向：博物館檔案。