淺談檔案管理及檔案信息化建設

薛彥榮

摘 要：檔案管理人員目前知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。實現檔案信息化，是事業單位在發展中的必經之路。在信息高度共享的背景下，實現檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。 本文闡述了促進檔案信息化建設的幾點建議 。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；建議

在科技日新月異、信息技術飛速發展的今天，在我們對信息資源共享的同時，也應當對檔案管理如何實現現代化和信息化作出探討，致力于提高檔案信息技術的建設。實現檔案信息化，是事業單位在發展中的必經之路。在信息高度共享的背景下，實現檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。 本文提出了促進檔案信息化建設的幾點建議。

1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作。

2 提高檔案信息化水平技術

①配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

②每個員工的檔案全文的數字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

③對上網的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對內部檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。

3 提升檔案管理水平

人是管理檔案質量保證的關鍵。長期以來，人事檔案專業培訓的不足是制約科學管理人事檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓，加強檔案管理人員理論知識和業務技能的培訓，鼓勵加強相關系統間的業務交流，才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識，科學管理提高檔案利用價值，才能促進檔案工作水平的提高。同時，檔案管理人員應注重培養具有檔案工作特色的核心價值觀。檔案工作枯燥無味，常需要與多個部門接觸收集各類材料，工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應始終堅持愛崗敬業、嚴謹細致的工作作風，面對較難收集的材料，要主動出擊，盡可能使檔案材料完整。干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進人事檔案管理信息化進程。依托干部人事檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現檔案全面、動態化長效管理。

4 要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質

為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現檔案升級達標任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證檔案工作的長效性，促進檔案管理上水平；要不斷提高檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期事業發展對檔案管理的新要求；同時，也要加強檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

5 加強檔案管理軟硬件設備

擁有配套的軟件及硬件基礎設施是當前檔案信息化管理的必要條件，主要包括網絡環境、硬件環境及系統軟件三個部分。對于應用系統的選擇應當將開放性與包容性放在首位，同時兼顧應用系統的擴展性。作為一個軟件存儲平臺，能夠保證檔案數據和軟件的安全性，并能夠根據情況，靈活操作平臺各個板塊。其功能性也應當包括檔案數字化處理、電子檔案信息采集、檔案數字化等。其中所運用到的關鍵技術是在當前的計算機技術及信息領域最優發展前景的科學技術。加強檔案管理的軟件和硬件設備，提高檔案管理的技術含量，有效實現該技術的先進性。

6 加強監管，形成制度化管理流程

單位的領導核心部門應當對檔案管理部門進行深入的檢查，依照《檔案法》條例規定，，確保檔案管理工作納入法制軌道。領導班子應強化檔案規范查處意識，嚴肅處理檔案管理中存在的不合法行為。在進行執法監督過程中，應加大檢查力度，杜絕從輕處理現象，維護檔案法規，確保單位內部檔案的安全管理流程。

實現檔案信息化建設是當前檔案事業的重要組成和發展方向，也是事業單位實現檔案管理現代化的必然要求，更是實現高信息提供服務的必經之路。因此，應當加快腳步進行檔案信息化和現代化，促使事業單位早日完成檔案信息化建設。 我們要以黨的十八大精神為指導，認真落實《檔案法》等有關法律、法規及管理制度，推進依法治檔、加強檔案管理工作，深刻認識加強檔案科技發展、檔案信息化建設、檔案管理隊伍建設及不斷提高檔案管理人員素質的重要性、必要性和緊迫性，以只爭朝夕的態檔案科技發展工作、促進檔案事業發展和騰飛，需要大力加強電子信息資度和執行力，打造檔案信息化工作深入開展的堅實基礎、注入持續發展動力，用我們的知識、智慧和辛勤勞動促進檔案事業健康發展，讓檔案事業在東方飛揚。

參考文獻

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