新審計檔案管理辦法驅(qū)動下的審計檔案改革研究

張杰

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，審計檔案管理工作新方法形成，對現(xiàn)代審計工作質(zhì)量水平產(chǎn)生了重要的影響。基于此，本文論述了新審計檔案管理方法驅(qū)動下，分析審計檔案管理改革的相關知識，希望對相關領域研究有幫助。

關鍵詞：審計檔案；管理；改革

在高校檔案管理中，審計檔案非常重要，是整個審計監(jiān)督過程的客觀反映，與學校經(jīng)濟利益、規(guī)律及財政收支等內(nèi)容相關，對審計監(jiān)督活動的一種歷史記錄，因而做好審計檔案管理，具有非常重要的意義。

1 審計檔案管理工作改革的必要性

1、資料記錄不完整

一般來說，傳統(tǒng)審計檔案管理中，審計單位憑證保存以復印件或加工數(shù)據(jù)為主，受空間束縛，復印件數(shù)量少，使得資料不夠完整，只選擇保存必要資料，無法儲存較多的原始憑證。一定程度上，形成了知道結(jié)果，但卻對數(shù)據(jù)或結(jié)論來源感到疑惑的現(xiàn)象。審計檔案電子管理，是利用磁盤與光盤等新媒體介質(zhì)儲存資料，以及保存特定軟件或系統(tǒng)加工處理后的相關會計資料。這種情況下，電子審計檔案有理有據(jù)，原始數(shù)據(jù)及其加工過程同步保存，全面詳盡的記錄了整個審計過程。

2、傳統(tǒng)審計檔案管理查詢麻煩，且使用效率低

傳統(tǒng)審計數(shù)據(jù)的查閱，需要獲得相關人員與機構(gòu)的審批，通常在工作內(nèi)，資料查詢流程為“卷宗類別—案卷目錄——卷內(nèi)目錄——案卷頁碼”，檔案管理中包含的審計資料多，使得檔案利用效率低。傳統(tǒng)審計檔案管理不完整，查詢麻煩，同時事務所項目更新快，項目繁多，特定審計事務記憶有限，導致審計檔案再循環(huán)利用效果不好。同時，必要時，如果在公訴程序中應用審計檔案，開具相關證明，因?qū)徲嬞Y料與人員記憶有限，傳統(tǒng)審計檔案作用得不到充分發(fā)揮。電子審計檔案管理的媒介多，審計線索存儲多，保存了一定的原始數(shù)據(jù)與影響資料，為實際工作提供了豐富的資料，幫助審計人員更好的記憶信息。

3、檔案信息建設滿足檔案管理發(fā)展需求

在高校檔案管理中，審計檔案管理非常重要，隨著現(xiàn)代通信與計算機技術水平的提高，社會經(jīng)濟飛快發(fā)展，在檔案管理工作中，如若采用傳統(tǒng)手工收集、保存與查詢的模式，無法滿足信息社會檔案管理需求。亟待需要應用數(shù)字化加工方式，收集、處理并保存檔案信息，增強信息檢索使用效率。所以，信息化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，使得檔案整理與使用效率明顯提高。作為管理管理的重要構(gòu)成部分，審計檔案管理要順應時代潮流，創(chuàng)新管理方法，積極引入先進管理方法與手段，實現(xiàn)管理改革目標。

2 審計檔案管理現(xiàn)狀

1、不重視審計檔案管理

隨著時代的進步，審計工作提出了更高的要求，內(nèi)審項目任務加重，審計資源有限。內(nèi)審機構(gòu)疲于應付各類日常繁雜審計項目，部門領導追求審計結(jié)果，隨著審計項目相關的審計報告、意見書或結(jié)果報告的上報，意味著項目審計的完成。檔案通過“誰主審、誰立卷”的辦法，主審人員負責對案卷進行整理，往往是老項目未完成新項目接踵而來，從分類、歸集與整理方面仔細研究審計檔案感到力不從心。審計任務中，強調(diào)部門領導要做好檔案檢查與督導，審計結(jié)果質(zhì)量要求不高，形成資料歸檔不及時、不完整的現(xiàn)象。

2.沒有嚴格復核與檢查審計檔案

項目審計中，大部分財務會計資料都是由單位或部門提供。目前，很多單位與部門推行電算化會計業(yè)務，以電子稿體現(xiàn)審計數(shù)據(jù)。為了降低審計成本，一般審計人員只摘錄主要審計問題，或抽樣統(tǒng)計分析并核算審計數(shù)據(jù)篩選資料，由此對審計工作底稿與日記進行編制，但不會全部打印原始電子檔與樣本資料。內(nèi)審人員復核審計時，仔細并嚴格的復核出現(xiàn)的問題，憑借主審人員匯報與抽樣檢查評估原始樣本數(shù)據(jù)數(shù)量與質(zhì)量，使得監(jiān)督復核不到位、檢查不嚴等問題。

3、審計檔案不夠完整

根據(jù)相關審計檔案管理規(guī)定，要依照結(jié)論、證明、立項及備查等類別單元排列審計文件材料。在項目檔案審計管理中，尤其是內(nèi)審機構(gòu)，不能嚴格依照規(guī)定開展審計。比如某內(nèi)審機構(gòu)全年要處理近300項維修項目結(jié)算審計，因人員配備少、任務多，通常是結(jié)束審計后，結(jié)合審計金額大小，內(nèi)審部門提供審計或項目結(jié)算審核報告，針對像這些零散維修項目與小型基建項目，實際建檔時，沒有相關立項性文件、審計通知及實施方案，只具備簡單的結(jié)論報告或?qū)徍硕▎危瑢е聝?nèi)審檔案文件不完整。

4、審計檔案沒有規(guī)范化分類、歸集與整理

結(jié)合“誰主審、誰立案”的原則，內(nèi)審機構(gòu)對審計檔案進行整理一方。因?qū)徲嬋藛T對審計資料理解不同，比如會計報表審計，報表資產(chǎn)負債、損益、現(xiàn)金流量及附注等說明有不同的排列順序，有的根據(jù)審計內(nèi)容先后順序、有的則是依照審計時間。再比如回訪或檢查項目審計結(jié)果時，審計建議落實情況材料歸屬不規(guī)范，有的置于結(jié)論性材料，有的則置于證明性或備查類等材料中。

3 基于新審計檔案管理辦法的審計檔案管理改革

1、正確認識審計檔案管理

在內(nèi)部審計工作中，審計檔案管理工作非常重要，學校領導、內(nèi)審機構(gòu)負責人、檔案管理及審計人員等必須要重視，嚴格指向相關制度與準則，認真歸檔與管理審計檔案。特別是在內(nèi)審工作與管理工作中，單位負責人要正確認識審計檔案管理工作的作用，為內(nèi)審機構(gòu)營造良好的環(huán)境，以此確保審計檔案管理水平得到提高。

2、認真搜集并整理審計檔案資料

在審計檔案管理工作中，審計材料的完整是開展工作的前提。所以，加大資料收集力度，利用各類措施，做好材料收集，及時而準確地收集價值性高的審計材料，確保審計檔案資料的完整。以此，整理并分類審計材料，嚴格依照立卷方法與規(guī)則，將其裝訂成卷，做好立卷歸檔，實現(xiàn)規(guī)范與標準化儲存，審計檔案管理質(zhì)量得到提高。

3、提升內(nèi)審檔案管理人員綜合素養(yǎng)

高質(zhì)量審計檔案管理工作，與高素質(zhì)檔案管理人員密切相關，檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，為審計檔案質(zhì)量的提高奠定基礎。在實際工作中，主要從以下幾方面入手：（1）正確處理檔案工作與業(yè)務學習間的關系，加大業(yè)務培訓，促使審計檔案與業(yè)務培訓融為一體，以培訓引導審計檔案管理人員更新自身知識結(jié)構(gòu)，開闊眼界，從而更好的掌握并應用先進檔案管理技術。（2）在審計檔案管理中，加強經(jīng)驗交流，誠聘專業(yè)人士指導業(yè)務，加強相關學術研討。（3）對審計檔案管理人員加強職業(yè)道德培訓，增強其使命與責任感。

4、建立健全獎懲機制

審計檔案管理中，不單要加強管理內(nèi)容與方法，還要注意人的管理。實際管理中，要堅持以人為本的原則，構(gòu)建完整的“誰主審、誰立卷”、“定期歸檔”及“審結(jié)卷成”的機制，建立健全審計檔案管理質(zhì)量獎懲體系，對管理責任追究機制進行逐步完善，加大審計檔案工作的規(guī)范化檢查，嚴格控制管理質(zhì)量，因工作失誤影響檔案管理質(zhì)量造成嚴重后果的，要追究相關人員責任，在內(nèi)審人員協(xié)調(diào)配合下，引導審計檔案管理工作朝向制度與規(guī)范化方向發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，在審計工作中，形成的真實而完整憑證性的資料，就是審計檔案。在社會經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展、國家財政經(jīng)濟秩序維護方面，審計機關是重要構(gòu)成部分，發(fā)揮著重要作用。審計機關履行職能與審計檔案管理密切相關，審計檔案真實、客觀地記錄了審計工作的執(zhí)行與開展，是項目審計管理的核心，為審計工作質(zhì)量的提高提供了保障，有效預防審計風險。所以，在新審計檔案管理辦法驅(qū)動下，加強審計檔案管理改革具有非常重要的意義。

參考文獻

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