探討事業單位檔案管理的創新思路

楊林書

摘 要：隨著網絡化和信息化的到來，檔案管理的信息量在不斷增多，信息數據也變得更加復雜，事業檔案管理面臨著新的挑戰。因此，在新時期，事業檔案管理應該不斷進行創新，從事業單位檔案管理的原則出發來進行創新。本文就事業單位檔案管理的創新思路進行探析，首先分析了事業單位檔案管理的原則，并針對目前事業單位檔案管理存在的問題進行闡述，并提出了有效的檔案管理創新措施，旨在為人們提供一定的參考價值。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路

檔案管理是事業單位管理工作的重要內容，和事業單位人事管理決策息息相關，做好檔案管理對事業單位的人事管理工作具有重要的作用。現階段事業單位在深化改革，對檔案管理提出了更高的要求，傳統的檔案管理具有一定的局限性，暴露出一些問題，所以檔案管理需要引入創新管理方式和管理管理思維，實現檔案管理的高效化和科學化，促進事業單位的順利改革。

1 事業單位檔案管理的原則

在事業單位的檔案管理中，無論進行怎樣的創新，都要始終堅持職責、權益兼顧的原則和規范靈活統一的原則。（1）制定檔案管理制度要明確相關工作崗位人員的職責和權限，制定詳細的檔案管理工作任務，同時制定詳細的工作計劃，以此來為檔案管理工作指明方向。另外，對歸檔檔案要進行定期或者不定期的檢查。此外還要保護工作人員的合法權益，這樣才能讓工作人員在具體的工作中沒有后顧之憂。（2）事業單位檔案管理要規范，嚴格按照國家的相關規定和標準來執行檔案制度，體現檔案管理工作的標準化和規范化。由于不同的事業單位規模不一樣，并且有自身獨特的特點，所以檔案管理制度以及管理方法也不可能完全一樣，所以檔案管理工作還要體現靈活性，要結合事業單位的實際特定來加強檔案管理，建立內容全面以及結構完善又適應事業單位發展的規章制度。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理的基礎業務薄弱

現階段一些事業單位對檔案管理工作沒有引起應有的重視，對《檔案管理辦法》和《檔案法》等認識不夠，并且在檔案管理工作中沒有充分貫徹，所以制定了一些不夠科學的檔案管理制度，導致檔案管理的工作比較混亂，很多事業單位的檔案管理基礎工作都非常薄弱，存在著檔案組卷不符合要求、檔案管理不夠規范等各種問題，雖然制定了相關的檔案管理制度，但是并沒有將這些制度落到實處[1]。

2.2 檔案資源的開發利用不夠

事業單位的檔案管理具有重要的作用，檔案是我國的寶貴歷史文化財富，通過高效、科學的檔案管理能夠為人事管理提供重要的基礎，而人力資源是事業單位發展的重要因素，加強檔案管理能夠向人事管理決策提供一定的依據，提高人事管理的效率和質量，做出科學的決策，從而促進事業單位的發展。但是從目前的情況來看，一些事業單位并沒有充分開發和利用檔案資源，往往只是將檔案管理作為一種形式工作來完成，雖然注重相關檔案的收集、整理和保管，但是并沒有發揮實際作用，充分利用檔案。

2.3 檔案信息化管理落后

隨著現代社會的不斷發展，信息技術近年來得到了快速發展，很多領域和行業都充分利用信息技術來促進發展，可以說，信息技術改變了人們的生活方式和工作方式。將信息技術等先進的科學技術應用到檔案管理中能夠提高檔案管理的效率和質量，滿足現代社會對事業單位檔案管理的要求。但是從實際的情況來看，一些事業單位的檔案信息化管理比較落后，檔案管理的硬件條件和軟件條件跟不上時代的發展腳步，檔案管理的設備沒有及時更新，不能滿足現代化的電子檔案處理和光盤處理的需求，嚴重影響了檔案管理的效果。

3 事業單位檔案管理的創新措施

3.1 強化基礎業務，提升檔案管理水平

針對目前事業單位檔案管理基礎業務薄弱的問題，事業單位一定要引起重視，強化基礎業務，不斷提升檔案管理的水平。首先要建立完善的檔案管理規章制度，從事業單位檔案管理的實際情況著手建立適應事業單位發展的檔案管理制度，通過完善的制度來確保檔案管理工作的科學性和規范性[2]。建立的檔案管理制度要簡單實用，能夠用于檔案管理實踐。要想強化檔案管理的基礎業務，提高檔案管理的整體水平，還要求事業單位要提高對檔案管理工作的重視，加強對檔案信息的有效管理，單位的領導人員應該加強對檔案管理的認識，投入更多的財力物力到檔案管理方面。檔案管理要從檔案收集、檔案整理以及檔案歸檔等方面全面強化。另外，還要加強檔案管理的宣傳，讓事業單位所有的人員都充分認識到檔案管理的重要性，通過互聯網以及報紙等媒體來進行宣傳。

3.2 提升檔案資源的開發利用率

事業單位的檔案管理具有重要的作用，事業單位應該充分發揮檔案的重要租用，增加在檔案管理方面的資金投入，完善檔案管理的基礎設施建設。對于事業單位的檔案管理要確保全面性，建立檔案管理的責任制度，引導檔案管理人員要充分挖掘和利用檔案的信息資源，將檔案的最大效用發揮出來，為事業單位帶來一定的效益。要提升對檔案資源的開發利用效率，還要求檔案管理人員要不斷提升自身的檔案資源開發利用能力，加強檔案管理隊伍的建設，結合具體的檔案管理崗位職責來進行人員培訓，開展專業性強和實踐性強的檔案管理培訓，提升檔案管理人員的管理經驗和知識體系，這樣才能充分利用和開發檔案資源[3]。

3.3 加強事業單位檔案的信息化管理

加強事業單位檔案的信息化管理是信息時代檔案管理的需求，也是檔案管理的必然發展趨勢。實現檔案管理信息化要求要建立信息化數據庫，將所有的檔案都轉化電子檔案的形式。和傳統紙質檔案相比，電子檔案所占的空間小，并且不容丟失和損壞。因此，事業單位一定要樹立檔案信息化管理的意識，加強檔案管理人員的計算機技術、網絡技術的學習，充分掌握現代檔案管理的手段和技術，能夠借助計算機技術等來實現事業單位檔案管理數據資源的信息化管理，可以將聲像技術、縮微技術以及光盤技術等充分應用到檔案管理過程中，促進檔案管理的數字化發展。值得注意的是，檔案信息化管理本身也存在著一定的缺陷，網絡信息的安全性問題是制約檔案信息化管理的重要因素，因此在檔案的信息化管理過程中一定要確保信息化檔案管理的安全性，應該加強對互聯網安全性的排查，建立防火墻，通過各種有效的安全手段來確保檔案信息化的安全性，加強對電子檔案室的監控。

4 結語

在新時期，事業單位的檔案管理發揮著重要的作用，要想加強檔案管理的效率和效果，就要采取有效的創新思路來創新檔案管理工作，強化基礎業務，提升檔案管理水平，提升檔案資源的開發利用率，投入更多的資金來建立檔案管理的信息化設施設備，加強事業單位檔案的信息化管理。

參考文獻

[1]范葉國.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].中國科技投資，2014，22（A08）：389-390.

[2]陳濤.淺談新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法[J].赤子：上中旬，2015，12（9）：179-180.

[3]孟麗君.信息化條件下對事業單位檔案管理創新思路的探討[J].黑龍江科技信息，2015，24（27）：45-46.