建筑工程檔案管理工作的重要性及相關建議

尚汶茜

摘 要：在城市化建設不斷深入的過程中，城市建筑工程數量愈來愈多，且建筑工程規模變得愈來愈大，工程項目復雜程度愈來愈高。在建筑工程項目建設期間會涉及到大量信息，這些信息會以文字、圖紙、圖像、圖表等載體保存下來，形成建筑工程檔案。建筑工程檔案是建筑工程項目決策、管理、施工等活動的重要參考依據。若建筑工程檔案信息不完整或信息失真，會對實際工作產生一定阻礙，甚至造成風險。基于此，本文對建筑工程檔案管理工作的重要性進行了分析，并提出了相關建議，以供參考。

關鍵詞：建筑工程檔案；重要性；管理

1 建筑工程檔案管理的重要性

在建筑工程建設過程中，建筑工程檔案管理屬于基礎性工作。事實上，建筑工程項目實施過程中會產生各種各樣的文檔材料，包括前期批文、施工過程記錄、竣工驗收記錄、工程設備維護記錄等。這些檔案材料客觀、真實地反映了工程的詳細狀況。無論是在工程質量評定，還是在工程竣工后的維護、管理當中，這些檔案材料都具備了十分重要的價值。同時，加強建筑工程檔案資源開發，有利于建筑企業累積管理經驗，或者說建筑工程檔案是建筑企業技術儲備的重要手段。在工程項目完成投入運營后，一旦出現問題，也能將工程檔案作為維護、管理依據，包括工程擴建、結構維修、局部改造等均需要原始檔案材料作為支持 [2]。建筑工程檔案不僅對項目本身具有指導作用，對其他同類型項目設計、建設活動等也具有一定的參考、借鑒價值。也就是說，建筑工程檔案能夠被反復利用、開發，其價值將不斷地被發掘出來。總體上來看，建筑工程檔案蘊藏了巨大的潛在經濟價值與社會價值。通過開發利用，落實相關管理工作，盡可能將這些價值發揮出來，進一步促進建筑工程項目建設。

2 建筑工程檔案管理過程中存在的部分問題

建筑企業對建筑工程檔案管理工作具體實施過程中，還是存在著一定問題：（1）檔案材料失真。建筑工程檔案涉及面較廣，載體多樣，內容較為復雜。在檔案材料收集過程中難度較大，會給相關人員工作帶來一定考驗。正是基于上述特點，容易出現檔案材料收集不完整、記錄出錯或管理滯后的情況，導致檔案材料失真。部分建筑企業缺乏一個完整的建筑工程檔案管理體系，再加上相關工作人員未深入施工現場做好調研工作，導致檔案材料信息與實際情況有所出入，造成信息失真，并對后續工作產生一定影響[3]。（2）建筑工程檔案管理方式有待更新。表面上來看建筑工程檔案管理工作并不復雜，主要是保證相關檔案資料的真實性、完整性及安全性。也正是因為如此，導致很多建筑工程項目實施過程中，檔案管理依然以傳統管理方式為主。在檔案材料、資料、文件管理當中，管理人員會將工作重心放在檢查檔案數量及質量上，并在規定時間內對外借檔案進追討。但上述管理方式局限性較大，且主要以紙質檔案管理為主，無法對檔案信息資源進行充分開發，制約了工程檔案的價值。由于未能將信息化技術充分融入到工程檔案管理當中，在一定程度上還是影響了檔案管理效率。由于缺乏數字檔案備份，一旦原始紙質資料損壞或丟失，很難進行修復，會影響工程檔案的完整性。（3）未能形成標準化的工程檔案管理制度。部分建筑企業在建筑工程檔案管理方面重視程度還不夠。項目建設期間，一些建筑企業往往將管理重心放在施工建設上，但對工程檔案管理有所忽視。部分項目管理者對工程檔案缺乏科學認知，認為工程檔案不能為企業創造直接經濟效益，忽視了建筑工程檔案的潛在性價值。所以在工程檔案管理上投入不足，且未能形成標準化的制度。即便存在制度，制度內容也存在一定缺陷，且執行力不足，制約了工程檔案管理效能。

3 做好建筑工程檔案管理的相關建議

3.1 加強管理意識

一方面，建筑企業領導要不斷增強工程檔案管理意識，轉變“重建設、輕檔案”的傳統觀念，并發揮帶頭作用。建筑企業可組織項目經理、技術人員、監理人員以及檔案工作者參與工程檔案管理主題講座，使其充分了解工程檔案管理的重要性，統一其思想，并將工程檔案管理與其他業務活動充分關聯起來，將工程檔案管理工作落到實處。另一方面，要構建責任制。在建筑工程檔案管理期間，根據總體目標進行分解，將子目標合理分配至各個崗位，并明確崗位人員職責，以提升其檔案工作的自覺性與責任意識，逐漸形成一套責任明確、制度嚴密的建筑工程檔案管理體系。

3.2 完善管理技術

在建筑工程項目復雜程度不斷加深的情況下，相關檔案管理工作也逐漸趨于復雜，傳統紙質化檔案管理模式及方法顯然已經無法滿足實際需求。因此，建筑企業在項目建設期間需要加大工程檔案管理投入，更新管理技術及管理模式，進一步提升檔案管理質量及效率，將其潛在價值充分發掘出來。首先，可以通過計算機信息技術作為媒介，在部門之間構建檔案信息檢索、管理系統，能夠提升各部門檔案管理整體水平。同時，借助計算機信息化技術能夠在各部門間創建一個工程檔案信息互動平臺，保證檔案信息的流通性，有利于各部門協調好工程檔案管理工作。利用檔案管理系統還能夠對外部檔案信息文件進行自動分類、編號管理，便于相關人員調用快速調用檔案信息。其次，在建筑工程檔案管理工作實施過程中，應該引進現代化管理技術，如數據庫技術、云存儲技術等。考慮到工程檔案資料數量不斷增多，建筑企業可將其備份至云端，并在企業內部借助數字化、網絡化技術建立標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫。這樣不僅能夠擴大工程檔案的應用面及覆蓋范圍，也能保證檔案信息存儲的安全性。

3.3 做好現場調查

建筑工程施工是一個相對復雜的過程，在這個過程當中會產生很多隱性信息。因此，在建筑工程檔案管理者要做好現場調查工作，多方收集信息，并將其融入到工程檔案當中。施工期間，檔案人員要與監理人員、施工現場管理人員充分溝通、密切聯系，清楚地了解施工現場狀況，對部分重點信息及時收集、記錄，并做好反饋工作。這樣不僅能夠保證檔案信息的客觀性與準確性，一旦出現問題，檔案人員也能夠及時查閱相關信息，為問題解決提供信息依據，確保施工質量達到要求。

3.4 優化人才隊伍

建筑企業在檔案管理人員招納時，不僅要考察相關人才的專業業務能力及專業資格，還要考察其責任感與職業道德，篩選出業務出色且道德素養到位的人才。由于建筑工程檔案管理是一項專業性較強的工作，并且工作要求會隨著項目的深入開展而發生變化。檔案管理人員要勝任崗位工作，就必須樹立主動學習意識，不斷更新業務技能，避免相關工作滯后。建筑企業也要注重相關人才培養，在相關人員入職后，協助其做好職業規劃，并制定出系統性的培訓計劃。

4 結語

在建筑工程項目建設過程中，工程檔案管理是十分重要的一環，應該給予充分重視。組織內部要不斷強化檔案管理意識，形成良好的意識氛圍，逐步實現全員化管理。同時，建筑企業要加大檔案管理軟硬件設施投入，不斷更新管理技術，以提升管理質量及效率。檔案管理人員要深入現場，做好現場調研，確保檔案信息來的可靠性。除此之外，還應該加強相關人才隊伍建設，為建筑工程檔案管理奠定良好的人才基礎。

參考文獻

[1]蘇碧云.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].江西建材，2017（02）：283-284.

[2]陳楊子，梁露莎.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].門窗，2017（01）：64-65.

[3]付靜.試分析建筑工程檔案管理工作的幾點建議[J].中國石油石化，2016（S1）：290.