酉陽基層醫(yī)院檔案管理分析

冉井賢 陳清華

摘 要：本文通過對基層醫(yī)院文書檔案管理進(jìn)行分析、總結(jié)和歸納，并對存在問題和不足進(jìn)行了梳理，對進(jìn)一步提高基層醫(yī)院檔案管理的工作水平進(jìn)行了初步思考，旨在探討基層醫(yī)院如何提高文書檔案的利用，為基層醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供高效的檔案利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院；文書檔案；分析

基層醫(yī)院是指的是鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，它們是我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的基礎(chǔ)，承擔(dān)著基本醫(yī)療和基本公共衛(wèi)生服務(wù)等保障人民群眾身體健康的基層衛(wèi)生機構(gòu)，基層醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)療工作中的重要組成部分，現(xiàn)代信息時代如何加強檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代基層醫(yī)院管理重要手段之一，這是基層醫(yī)院面臨的新課題，基層醫(yī)院只有提高單位綜合實力和工作人員對于檔案管理創(chuàng)新認(rèn)識，才能更好的發(fā)揮檔案的作用。筆者從基層醫(yī)院檔案信息管理的實際，通過分析信息化時代醫(yī)院檔案管理工作特點以及重要性， 針對性地提出應(yīng)對措施， 為基層醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

酉陽位于渝東南，地處渝、鄂、湘、黔四省（市）邊區(qū)結(jié)合部，幅員面積5173平方公里，轄39個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處）、278個行政村（社區(qū)），總?cè)丝?4萬，是重慶市幅員面積最大、少數(shù)民族人口最多的自治縣。全縣衛(wèi)生計生委直屬單位9個，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院37個、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心2個，公立醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)有業(yè)務(wù)用房12萬余平方米，床位1896張，有行政村衛(wèi)生室230個，撤并村衛(wèi)生室61個，醫(yī)院檔案是醫(yī)療改革、科學(xué)研究、提高管理效能、維護(hù)醫(yī)院權(quán)益等方面起著舉足輕重的作用，由于種種原因，酉陽基層醫(yī)院“重醫(yī)輕檔”，檔案管理工作嚴(yán)重滯后，影響了酉陽衛(wèi)生計生工作發(fā)展。在信息時代下，檔案信息化浪潮席卷各行各業(yè)，因此對醫(yī)院檔案進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)管理勢在必行。

1 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 文書檔案的現(xiàn)代化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，把收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息 ，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行自動管理，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著社會信息化進(jìn)程的加快、社會人員流動性大大增加，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要。根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代 化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個人對自己檔案的了解。

1.3 病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行分類，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況進(jìn)行分類匯總，通過網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)務(wù)人員查詢、分析、討論，進(jìn)行統(tǒng)計后編寫相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲存和查詢，使得醫(yī)護(hù)人員及患者可以方便的查詢。

1.4 設(shè)備和后勤管理檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

設(shè)備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。 對于這些設(shè)備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計算機系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對本科室設(shè)備的管理。

2 基層醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強

普遍存在領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視、缺乏較為完善的規(guī)章制度、管理人員職責(zé)不明、各項管理措施不能到位、檔案管理工作紀(jì)律松懈等問題，以致檔案材料胡堆亂放、該歸檔的材料長期不能歸檔、檔案殘缺不全等現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

2.2 檔案管理不規(guī)范

基層醫(yī)院一般沒有專職檔案管理人員，沒有專用的檔案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，許多文件沒有歸檔；有檔案室的，設(shè)施簡陋，無保護(hù)措施，不符合檔案存放條件，普遍不能按照檔案管理規(guī)范化要求去操作。

2.3 人員素質(zhì)偏低

檔案管理人員多為兼職，對檔案管理缺乏責(zé)任感。有的不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識，不懂檔案知識及微機的使用，現(xiàn)代化管理手段缺乏，難以適應(yīng)檔案工作需要；有的不能及時收集檔案信息歸檔，不能有針對性地提供權(quán)威的證明材料，造成檔案利用價值低，服務(wù)功能越來越弱化。

2.4 檔案管理信息化管理差

酉陽基層醫(yī)院檔案管理方式往往多是手工化，依舊使用傳統(tǒng)意義上的查閱、檢索、編目、收集方法，現(xiàn)代化的管理方式基本未被使用。

3 基層醫(yī)院檔案管理解決對策

3.1 健全檔案管理機制

加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是基層醫(yī)院檔案工作在新形勢下順利開展的重要保障。確立單位“一把手”負(fù)總責(zé)、科室負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)、各部門協(xié)同配合的檔案管理工作體系。注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，嚴(yán)格按年度規(guī)范歸檔、立卷，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難，做到檔案工作與醫(yī)療管理工作同部署、同檢查、同考核。

3.2 加強檔案管理隊伍建設(shè)

按照“作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精”的要求，及時合理調(diào)配、充實檔案人員，注意吸收專業(yè)型、復(fù)合型人才，逐步解決檔案人員年齡偏大、兼職較多等問題。關(guān)心檔案人員的成長進(jìn)步，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛檔案事業(yè)，掌握法律、檔案、計算機等專業(yè)知識和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。

3.3 加強檔案信息化建設(shè)

加快基層醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用，規(guī)范電子檔案、照片檔案的歸檔、立卷，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立機讀目錄和掃描圖像數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.4 加大經(jīng)費投入

在財力上要給予大力支持，把檔案管理經(jīng)費作為基層醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財政預(yù)算，以便改善檔案室的保管條件；要落實資金，增配硬件、完善軟件，構(gòu)建資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，配備計算機等信息化建設(shè)的硬件并進(jìn)行定期維護(hù)和更新。

3.5 開發(fā)利用檔案的價值

基層醫(yī)院應(yīng)該在做好基礎(chǔ)工作的同時，深入研究、挖掘檔案的內(nèi)在價值。深入挖掘檔案中的有用信息，為改善基層醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

綜上所述，實現(xiàn)基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，信息時代既給檔案工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，更為其帶來了極好的機遇。只要抓住機遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，調(diào)動醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化工作必然會適應(yīng)時代的發(fā)展和實現(xiàn)一個歷史性的質(zhì)的飛躍。

4 小結(jié)

基層醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代化系統(tǒng)檔案管理整體結(jié)構(gòu)中重要的組成部分，是基層醫(yī)院管理人員和醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行知識更新和獲取信息的重要場所，基層醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代化管理的重點內(nèi)容，只有提高創(chuàng)新意識，才能增加基層醫(yī)院綜合實力，更好的為人民服務(wù)。