淺析應急狀態下建設項目的檔案管理

王爽

摘 要：提出并分析在應急狀態下建設項目檔案管理存在的問題，針對這些問題提出了一系列的應對策略，認為應急建設項目檔案收集整理只要能夠得到有關領導的重視，對項目建設檔案資料全程動態管理，依靠檔案部門、建設部門和管理部門的共同努力是完全可以實現使項目建設檔案符合國家要求，順利通過國家竣工驗收。

關鍵詞：應急；建設項目；基建檔案；管理

對已經發生的重大災害或者事故進行應急恢復加固或重建都涉及到基礎建設項目，應急狀態下的建設項目與普通正常情況下的建設項目在管理上不盡相同，筆者在參加過多個應急狀態下建設項目的基建檔案整理中發現了一些問題，現提出和大家共同探討。

1 應急狀態基建檔案管理存在的問題及原因分析

1.檔案資料收集難

首先，在應急搶險狀態下，項目建設人員更關注工程設計、施工質量，而忽視與建筑工程管理緊密相關的基建檔案工作，由于施工單位資料人員有的可能沒經過專業培訓，又沒有工程檔案管理工作經驗，以及項目建設管理人員對檔案工作認識上存在誤區等主觀因素，導致文件材料歸檔難，檔案收集不齊全，完整性、系統性得不到保證。

其次，建設項目各子項建設周期長短不一使得整個項目資料的收集時間延長。建設項目有的子項只是簡單的恢復加固、涂抹墻面或清淤去污，有的子項卻是需要復雜的工程建設，使得每一子項的建設周期不一樣。資料的收集歸檔，都需要從建設項目的立項到設計再到施工、竣工，有的最多也就1個月時間，有的確至少需要一兩年時間。而當整個項目完成時，有的資料可能已經因為保管不善散失了。

再次，應急建設項目有的工程建設可能監理單位參與了，有的工程可能就沒有監理單位參與。而施工資料和監理資料分別由施工單位和監理單位產生形成，建設單位想要將資料收集齊全，就必須經常和施工和監理單位多方面協調。

2.歸檔文件資料不規范

應急建設項目與普通新建基本建設項目不同，因其搶險應急特點，很多子項的文件難以用現行的管理辦法予以全面規范。文件缺乏有效性，由于工程招投標并未按照正常狀況下常規進行，許多工程預決算、合同、施工方案等存在簽章手續不全，有的工程施工技術人員沒簽字，竣工圖沒蓋章或竣工圖章簽字不全等，資料不整潔、圖紙更改不到位、卷內文件目錄題名不準確、復印件普遍存在等。

有的應急建設內容及建設規模難以用完整的施工圖進行表達。具體表現為：有的工程竣工時間前后日期對照不上，有的工程專業文件資料分類不準確。特別是由于項目復雜，工期緊，在一切為了進度的前提下，出現了大量的設計變更但又沒有及時在圖紙上標注、各種記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍等，這些現象會給以后的利用造成很大的危害。

3.檔案部門與基建部門缺乏溝通與合作導致收集到的檔案存在諸多缺陷。

檔案部門往往停留在被動的境地，在工程建設過程中，由于無法知曉掌握工程建設進度，也就無法主動完成指導、督促、協助基建部門檔案的收集、管理工作。而基建部門有時出于簡便省事的考慮，在上交基建文件材料方面不具有積極性。從專業角度來講，檔案人員與基建部門工作人員及施工技術人員各有所長卻不能互通有無，缺乏溝通與交流.導致應急建設項目的基建檔案收集歸檔工作存在很多缺陷和漏洞。

2 應對策略

1.加強領導，高度重視

在突發事件發生后，相關部門領導高度重視，指示工作人員按照“特事特辦”的原則以最快的速度制定并批復建設項目的規劃方案，雖然是應急建設，但依然強調重視檔案管理工作，將項目檔案工作納入到項目建設計劃和管理程序中，與項目建設同步管理。要求建設項目管理部門在下達計劃任務的同時提出項目文件資料歸檔要求；檢查建設進度同時檢查文件資料收集歸檔情況，同時對檢查過程中發現的問題及時提出整改意見，并督促其整改落實，保證項目檔案的完整、準確和系統。

2.理順關系，明確職責

理順檔案管理與項目管理的關系，使項目建設人員認識到檔案管理本身就是整個基建項目管理的一部分，檔案管理應當與項目建設同步進行。具體的做法就是將項目檔案工作納入領導責任制和相關工作人員崗位職責。確定項目負責人為項目檔案資料工作責任人，項目管理性文件的收集、整理和歸檔納入文件管理人員工作職責，基建檔案的收集、整理和歸檔納入基建辦有關管理人員工作職責，并在項目組織實施前，明確項目建設各階段、各環節文件材料形成、積累、收集、整理責任部門、責任目標和責任人；項目監理單位對項目監理文件進行收集、整理和歸檔，并對施工文件資料的準確、完整、系統情況進行監督檢查，并審核簽署竣工文件，同時向基建辦提交有關專項報告和驗收文件；檔案室專人負責按照檔案管理制度和規范化要求管理項目檔案，并對檔案的整理、立卷與歸檔工作和文件材料質量進行指導、監督和檢查。

通過理順關系，明確職責，將項目檔案工作納入項目年度計劃，納入項目管理程序，納入項目建設人員的職責，從根源上確保檔案工作與項目建設的同步進行，從而確保檔案材料始終處于掌控之中。

3.嚴格審核，科學分類

在項目建設工程文件歸檔時，檔案人員必須嚴格把關、認真審核，堅決不收不合要求的文件。首先審查文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續是否完備，文件的內容是否填寫完整，文件中數據是否存在涂改現象，竣工圖編制是否規范等，不符合要求的堅決退回修改。

對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料.按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務文件、監理文件等的分類工作，包括基本建設工程的規劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。此方面工作可以依靠監理人員的幫助審查這些文件并給建設單位資料員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性，堅持按《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28-2002要求，建設單位、監理單位、質監單位全力配合，對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方共同會審，以確保檔案的完整、齊全、系統。

4.轉變思路，提前介入

首先，在制度層面建立并完善建設項目檔案備案制度，在項目立項審批后向檔案部門備案，使檔案部門在后方也能事前知曉前方的工作。其次，檔案部門在備案后應立即組織人員對項目負責人和項目文件資料管理人員進行檔案知識培訓，一方面培養他們的檔案意識，另一方面使其掌握必要的檔案管理技能，此外，建立項目檔案工作信息通報制度，強化對項目檔案工作的監督指導，做到事中掌控。

5.賦予權力，加大約束力度。

按照國家有關規定，在項目竣工前必須進行項目檔案專項驗收。檔案專項驗收是項目竣工驗收的必備條件之一，檔案驗收賦予檔案部門一票否決權力，讓檔案工作在項目管理中占有一席之地，使項目建設單位不得不重視檔案工作。還可以組織有關人員對各建設單位的基建檔案整理進行預驗收。

運用法律控制的手段，采取合同明文規定的方式，明確把項目檔案的收集歸檔納入到合同中去，運用法律手段約束參建單位，為檔案的管控取得主動權和法律保障。

3 結論

從上述分析中，應急狀態下的建設項目檔案收集整理只要能夠得到有關領導的重視，對項目建設檔案資料全程動態管理，依靠檔案部門、建設部門和管理部門的共同努力是完全可以實現使項目建設檔案符合國家要求，順利通過國家竣工驗收。