淺析檔案管理中的實體管理、信息管理以及檔案知識管理

摘 要：檔案管理在企事業單位管理中占據著重要地位，對于企事業單位的經營管理發揮著至關重要的作用。隨著檔案管理技術的不斷進步，檔案管理由最初的實體管理發展為信息管理以及檔案知識管理，大幅度提高了檔案管理的水平。本文簡述了檔案管理的發展歷程，淺析了檔案管理中實體管理、信息管理以及檔案知識管理各階段的概況，以期為檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理；實體管理；檔案知識管理

檔案是企事業單位重要的經營管理資源，對于反映企事業單位的人員構成狀況、經營管理活動發揮著重要作用。因此，檔案管理在企事業單位經營管理中占據著至關重要的地位，企事業單位日益重視加強檔案管理的規范化和高效性。隨著檔案管理相關技術的進步，檔案管理工作實現了由實體管理到檔案知識管理的跨越性發展。企事業單位有必要深入了解檔案管理的發展歷程，并掌握檔案管理發展各階段的概況，為檔案管理的良好轉型奠定良好的認知基礎。

1 檔案管理的發展歷程

檔案，主要由兩部分構成，一是載體，一是內容。載體是承載檔案內容的具體物質，內容是指以各類形式表示的檔案信息。我國檔案管理，大致經歷了由實體管理到信息管理以及檔案知識管理的發展歷程。（1）實體管理基于檔案具備的本質屬性實現對檔案價值的有效開發，以檔案實體為核心開展檔案管理各項活動。該階段，檔案信息有賴于檔案實體而存在，檔案管理效率相對較低，難以實現對檔案資源的充分開發和有效利用。（2）信息管理，將檔案信息有效剝離出檔案載體，相對增強了檔案管理的獨立性，實現了對檔案資源的有效加工和充分利用。該階段，以電子文件作為檔案信息傳播的主要形態，通過信息管理手段大幅度提高了檔案管理的效率，增強了對檔案資源利用的有效性。（3）檔案知識管理，實現了對實體管理以及信息管理的有效延伸和充分拓展，呈現出高度集成的組織形式。檔案知識管理基于對社會各項信息需求的深入分析，實現對檔案信息的有針對性的深入加工，進而實現對檔案管理相關各類資源的優化整合。該階段，檔案管理突顯了對檔案管理相關資源的優化整合能力，對檔案管理各項環節的協調配合能力以及對知識管理的輻射覆蓋能力。

2 檔案管理各階段概況淺析

2.1 實體管理

該階段，檔案管理的工作內容以檔案載體管理為主，缺乏對檔案信息的充分開發，物本管理理念貫穿于實體管理的全過程。檔案管理的相關工作人員要通過人工管理對承載檔案信息的檔案實體進行廣泛收集、系統整理以及科學鑒定，在此基礎上，采用物理技術及化學手段對檔案實體實施妥善保管、科學統計和有效利用。該階段后期采用計算機進行檔案管理，但缺乏多樣化的管理功能。

該階段，以檔案實體作為理論研究對象。自上世紀起，才出現對檔案的正式研究，相應理論研究呈現出較強的直觀性，且相對較為粗淺。上世紀中期，檔案學初步形成，其研究對象以機關檔案的管理工作為主。

上世紀初，檔案管理呈現出顯著的史料價值。隨著社會發展，人們日益重視檔案管理，并借助相應檔案，實現對社會實踐問題的有效解決，檔案管理呈現出顯著的憑證價值。

2.2 信息管理

該階段，檔案管理工作增加了檔案檢索以及檔案編研等內容。上世紀末，我國政府加強了對檔案管理的有效改革，逐步加大了對檔案信息的開發投入力度，深化了檔案編研相關工作的有效發展。該階段，檔案管理工作的相關人員積極引進計算機技術對檔案進行管理，并構建相應的網絡平臺，實現對各類檔案的在線管理和歸檔。對紙質檔案實施數字化處理之后，實現了對數字化檔案的自動檢索，并增加了對檔案縮微保存的相應功能。

該階段，理論研究對象突破了檔案實體的限制，拓展為檔案信息化的相關研究。檔案管理工作人員不僅要采用先進的信息技術強化對檔案實體的管理，還要考慮檔案實體管理傳統的管理制度對當前信息管理的適用性，對檔案信息管理的動態發展進行實時關注，并深入研究檔案信息管理的各項方法和相應制度，構建系統的管理機制，增強檔案信息的交流共享，實現檔案管理信息化水平的大幅度提高。

該階段，檔案管理呈現出顯著的信息價值。檔案實現了對人類歷史發展進程的真實反映，為人們提供了獲取社會信息的有效途徑。原始性的檔案資料為各類信息的產生提供了信息源頭。在該階段，檔案資料為社會生產發展提供了真實可靠的信息服務，體現了顯著的信息價值。

2.3 檔案知識管理

該階段，檔案管理主要工作內容轉變為檔案知識元，致力于構建能有效滿足檔案用戶需求的系統服務體系。在檔案管理工作實踐中，檔案管理工作人員重視對檔案文件形成全過程的有效管理，通常通過宏觀鑒定實現對檔案的科學鑒定，摒棄了將檔案來源以及檔案時間作為標準的歸類方法，而將檔案文件相應的宏觀內容，諸如檔案相應部門具體職能等作為歸類標準。在這種情況下，檔案管理工作人員實現了由檔案資料管理人員向相關知識提供者的身份轉變。該階段，檔案管理借助信息技術的技術優勢，系統地實現對檔案資料的編輯整理以及出版發行。

該階段，理論研究對象實現了有效拓展，強調對各類知識的深入挖掘以及優化整合，且高度重視對檔案知識相關權益的有效保護。該階段，檔案管理的相關學者不僅要深入研究知識經濟對檔案管理相關工作造成的巨大影響，還要深入分析如何增強檔案管理定位的準確性。另外，還要積極探究企事業單位檔案實現知識管理的有效途徑。

該階段，檔案管理呈現出現顯著的知識價值。在知識經濟背景下，知識資源在企事業單位發展資源中占據著戰略性的重要地位。檔案管理相關學者日漸重視檔案管理的知識屬性，相關學者認為，加強對檔案管理的知識屬性的正確認識，能實現檔案管理工作效率的大幅度提高，實現檔案管理作用的充分發揮，并拓寬企事業單位檔案管理的空間。

3 結語

綜上所述，我國檔案管理，大致經歷了由實體管理到信息管理以及檔案知識管理的發展歷程。各發展階段的檔案管理均具有不同的工作內容及工作方法，且具有不同的理論研究對象和價值取向。檔案管理工作人員在深入了解檔案管理發展歷程和各階段概況的基礎上，要充分運用先進的信息技術，結合檔案管理的相關理論知識，構建系統完善的檔案知識管理機制，實現對檔案知識相關信息的深入挖掘和充分應用，提高檔案知識管理水平，促進企事業單位檔案管理的良好轉型。

參考文獻

[1]王宇星.基于檔案知識庫的檔案知識服務研究與分析[J].信息記錄材料，2017，18（06）：96-98.

[2]馮愛學.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].蘭臺世界，2016（18）：60-62.

[3]盧宇芳.對檔案從實體管理、信息管理到知識管理的探討[J].信息安全與技術，2015，6（10）：18-20.

[4]賈玲，周曉林，陸江，陳東.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].中國檔案，2012（02）：42-44.

作者簡介

李迎紅（1971-），女，山東棲霞人，助理館員，研究方向：檔案管理。