淺談基層紀檢監察檔案信息化管理

摘 要：近年來，信息化技術已經涉及到社會生活的各個領域，對社會的發展和人們的生活方式帶來了巨大的改變。但是，目前我國紀檢監察檔案信息化機制，與其他行業來說，還不夠完善，建立適應新時期的基層紀檢監察檔案信息化管理顯得尤為重要。本文從基層紀檢監察檔案管理存在的問題出發，對紀檢監察檔案信息化管理的優勢及如何推動紀檢監察檔案信息化發展作出了一些闡述和試論，提出的幾點思考和探索意見，希望可以為基層紀檢監察檔案管理工作作出貢獻。

關鍵詞：基層；紀檢監察；檔案信息化；管理

紀檢監察檔案原始的記錄了紀檢監察事業的整個發展過程，是多年來紀檢監察工作中所形成的所有檔案的總和。紀檢監察檔案在還原紀檢監察歷史面貌，更快更好促進反腐倡廉建設中起著極強的促進作用。近年來，辦公自動化軟件和管理信息系統的廣泛應用，使得紀檢監察系統中電子信息文件的數量越來越多，過去傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代形式的需要，全面推進紀檢監察檔案信息化發展是紀檢監察工作發展的必然要求。紀檢監察系統檔案信息化就是對檔案進行現代信息化的管理，其中包括對檔案的信息整理、數據庫的建設、資源的有效利用和人才的培養建設等。但是，目前我國紀檢監察制度的檔案信息化機制相較其他行業來說還不夠完善，隨著紀檢監察工作的日益繁重，建立適應新時期的基層紀檢監察檔案信息化管理顯得尤為重要。

1 基層紀檢監察檔案管理中存在的問題

1、檔案管理人員素質參差不齊。目前來看，基層紀檢監察部門普遍存在專職檔案管理人員少、文化素質底等現象，特別是缺乏信息化技術人才，兼備紀檢工作經驗和信息細化檔案管理知識的復合型人才更是鳳毛麟角，檔案管理還停留在傳統的方式上，只是保存的一些已經查結的案件案卷，忽略了有關文字、音像、圖片等電子檔案的保存。有的基層紀檢部門檔案管理人員被削減或一崗多職，檔案管理工作流于形式。

2、信息化建設的基礎相對薄弱。盡管這些年來隨著國家對紀檢工作投入的加大，基礎設施建設問題得到了一定的緩解，但在基層紀檢監察部門仍不容樂觀。由于紀檢檔案的特殊性，硬件設備不僅僅是計算機，還需要大容量服務器、專用檔案管理軟件、互聯網保密設備等現代化辦公設施，這些都需要大量的資金投入，不少單位認為投入大，產出小，不舍得投入，至今仍不能采用信息化管理系統等現代化手段管理檔案，檔案管理信息化程度很低。

3、檔案的開發利用服務作用不足。目前，基層紀檢監察部門檔案除了一些案件卷宗在機關檔案室集中管理外，各門類檔案基本上是分室保存、分散管理，電子文件歸檔和紙質文件歸檔同時存在，形成兩套檔案，許多可以利用的檔案，如一些典型案例以及在辦案中積累的豐富經驗而形成的大量珍貴記錄、資料，或是保管收集不全，或是被束之高閣，不能體現檔案價值。

2 紀檢監察系統檔案信息化的優勢

1、大大提高了工作效率。信息化檔案管理可以借助信息技術，在紀檢監察檔案的信息采集、分析、核對及查找工作中通過計算機實現，檔案收集整理的每個過程，包括對信息進行加工、分類、分析、細化、整理等，在信息化技術的幫助下，減少了紙質的使用，同時也減少了數據丟失的可能性，在查找和分析上也能更加準確、方便和快捷。集成化地處理信息，大大提高了工作效率，使得檔案收集整理工作可以有條不紊地進行下去。

2、文件信息的保存更加安全。采用紙質文檔保存，由于紙質本身的缺陷，人為的一點點小疏忽，都可能讓重要的數據模糊甚至丟失。而采用信息化方式保存數據，能生動準確地采用多種方式記錄并保存數據，增加保密性和安全性，克服了紙質文件會因為紙張的腐朽而造成數據丟失的缺點。檔案數據可存儲于計算機、光盤、U盤、移動硬盤等設備中，與紙質文檔不同，這些裝置具有良好的穩定性，不容易被外界環境影響，能夠長時間保存大量數據，使得檔案的管理更安全。

3、有利于檔案信息的利用。原始的紀檢監察檔案，記載的信息多、雜、亂，一旦要進行使用，需要大量的翻閱查找，檔案利用前的整理，更是一項大工程，需要花費大量的人力財力，一般都必須整理出厚厚的文件。而且采用信息化管理后，借助檔案管理軟件進行集中統一管理，加強分析研判，提取有用信息，發揮檔案工作的服務作用，檔案的信息的交流和分享可以直接在網絡上進行，實現資源的共享，彌補基層紀檢監察檔案開發利用的不足。

3 如何推動紀檢監察檔案信息化更快更好的發展

1、加大投入提高紀檢監察檔案開發利用。實現紀檢監察檔案管理的信息化、規范化，需要基層紀檢監察機關重視檔案管理工作，加大人、財、物等方面投入，配備檔案管理所需要的現代化辦公設備，充分發揮現代科技、微縮技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息數字化處理步伐。當前，紀檢監察系統的檔案都是分散到各個機構中各自進行管理，沒有實現檔案的統一管理，這樣就會造成資源的浪費，不利于檔案資源的開發和利用。所以，要創建紀檢監察系統檔案信息資源的開發機制，把過去的檔案進行統一的收集和整理，加強各級紀檢監察機關檔案信息資源開發，對檔案資源進行共享，為紀檢監察工作現代化的發展提供有力保證。

2、建立完善的現代檔案信息化管理模式。在推進紀檢監察檔案信息化管理的過程，實現檔案信息化管理所帶來的價值，還需要建立完善的檔案管理模式。一要建立適應信息化檔案管理制度，在檔案的收、管、用環節建立相應的制度，細化檔案的整理、分類、信息整合，將已有的檔案資源進行綜合管理，實現檔案管理的規范性、準確性、便捷性。二是制定必要的安全措施，紀檢監察檔案不同于普通檔案，可能會包含一些案件的證據、辦理過程等涉密信息，因此檔案在入庫后要確保檔案的安全性，檔案在檢索使用時要限定范圍，對到達保管時間的，要進行銷毀，確保檔案的安全性和檔案庫空間的有效利用。

3、提高紀檢監察檔案管理人員的基本素質。要想讓檔案管理做的越來越好，檔案管理人員的能力必須有所提升，檔案管理人員的素質提升可以保證工作的更好進行。紀檢監察部門要加強對檔案管理人員的能力培訓，包括紀檢監察業務知識能力，綜合運用計算機的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析研判能力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有專業的業務技能。同時，鼓勵他們不斷更新知識，強化參與意識、服務意識，多方面分析數據，積極挖掘檔案中潛在的利用價值，力求把自己的工作做的更好。

4 總結

基層紀檢監察系統檔案信息化的發展影響著基層紀檢監察部門的建設，現代信息技術的應用可以讓紀檢監察系統檔案管理更加現代化、更加規范化，使紀檢監察檔案工作真正成為反腐倡廉工作的參謀和助手。

作者簡介

劉永春（1965-），男，漢族，吉林省集安市人，1995年3月畢業于中共吉林省委黨校《經濟管理》專業，2003年6月畢業于東北師范大學《漢語言文學》專業，多年來一直從事紀檢監察檔案管理及黨風廉政教育工作，為紀檢監察檔案管理的制度化、規范化、科學化及黨風廉政教育做出較大貢獻，現職稱為“館員”，研究方向為紀檢監察檔案管理。