淺談檔案管理工作的重要性

譚彥

摘 要：目前，我國市場化經濟不斷發展，企業管理水平在很大程度上代表了一個企業的綜合實力，檔案管理工作作為企業管理的重要部分，它可以直接影響整個單位的工作效率和工作質量，也反映了一個單位管理水平的高低。本文將從檔案管理工作的重要性入手，談及新時期給檔案管理工作帶來的新要求，另外簡單分析新時期檔案管理工作現存的一些問題，并針對如何解決這些問題提出了一些相應的對策和方法。

關鍵詞：檔案管理；管理工作；企業檔案；檔案重要性

企業檔案管理工作量大，且難度高，要想科學、有效的進行檔案管理工作，就必須對企業檔案管理進行規范化建設。我國企業檔案管理建設正處于發展階段，在其建設管理中還存在一定的不足，要想不斷完善企業的檔案管理建設，就必須著手于規范建設的途徑與措施。開展對企業檔案管理建設研究，不僅可以推動我國其他領域檔案管理發展，還可以為檔案管理的相關學者提供科學、有效的參考依據。

1 做好檔案管理工作的重要性

文件的科學規范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要指標。檔案記錄了本單位發展歷史上優秀研究成果以及單位經營業績，為企業的科學發展提供第一手資料，為企業的科學發展提供了良好的方向。在中國綜合經濟發展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分、真實地反映企業整體發展情況和經營業績。檔案管理結果與單位管理相結合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業布局和未來發展，對實現單位業務戰略具有深遠的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進經濟社會綜合發展，不斷提高企業市場經濟競爭力具有重要意義。

2 新時期檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作者的管理意識薄弱

企業要想在新時代有長足的進步發展，就必須要重視企業檔案管理工作，努力提高企業檔案管理工作水平。但長期以來，很多企業檔案管理人員只是做一些微不足道的程序性工作，沒有把企業檔案管理工作落到實處，只是單純的注重工作流程，而沒有關注結果，僅僅只是對檔案進行過目檢查，裝訂，歸檔，收集成冊，這些原有企業檔案管理工作中常用的方式方法被一直沿襲至今，企業管理層不予以重視和解決，檔案工作人員也不會查漏補缺，這些陋習逐漸擴大，最后使得企業檔案管理水平變得機械化，低效化，最后讓企業在新興產業鏈條中被逐漸邊緣化，讓企業利益蒙受巨大的損失，無形中也給國家的經濟和社會發展帶來不必要的損耗。

2.2 檔案管理基礎建設有待完善

企業檔案管理基礎建設中還存在著許多有待完善的地方。首先，企業的檔案管理缺乏對檔案管理緊急事故的準備和規劃，這就導致企業的檔案管理存在一定的風險，檔案管理工作一旦出錯，將會造成不可挽回的損失。其次，我國企業沒有專門為檔案管理設置相應辦公室，這就導致其檔案管理工作的進行缺乏效率，同時也加大了檔案人員的工作難度。再者，個別企業對會議信息和人員編制信息等收集、記錄不夠及時，甚至出現一拖再拖的嚴重現象，長此以往，就會導致企業的檔案管理存在疏漏。

2.3 檔案收集不齊全

長期以來，很多部門的員工為了自己工作上的便利，沒有及時將自己負責或參與的工作項目的文件資料及時收集整理按階段移交檔案部門，不顧企業的安全利益，占據了大量的科技信息資源，導致企業的科技檔案資料的未收集歸檔或收集不完整：具體表現為：第一，國外信息考察資料不足：海外培訓人員將文件信息，結果據為己有，使單位，企業信息資源丟失；第二，設備開箱不通知文件管理人員參加，導致設備資料不完整。給后面的設備設施運行維護檢修埋下不安全的隱患。

2.4 基礎設施匱乏，管理保存不到位

對檔案管理工作的不重視也直接造成檔案辦公經費不足，檔案室建設不標準、不規范，基礎條件差。有些單位沒有設立專門的檔案庫房，而是與辦公房屋合二而一，有些則與倉庫庫房合為一體，檔案與雜物堆放在一起，防蟲防潮防霉設備措施不到位，對檔案資料造成了嚴重損毀。

3 加強和改進檔案管理工作的對策

3.1 明確崗位責任，優化工作環境

堅持分工負責的原則，明確檔案管理崗位的工作職責，細化任務分工，責任落實到人。分管領導有分管責任，要定期聽取檔案管理工作匯報，及時發現問題、解決問題；工作人員有具體責任，要定期接受業務培訓，在工作中恪盡職守，認真負責，確保檔案管理有序有效。投入人力物力，切實改善檔案管理工作環境，配備必需的辦公場所和設備，做好通風、防蟲、防霉、防火、防盜、防鼠、防光等保護措施。

3.2 要培養高素質的檔案管理人員

建設一個強大的高效的檔案隊伍，多多吸納一些復合型的技術人才。檔案管理人員不僅應該有過硬的專業素質，還要有較強的接受和學習新事物的能力，要不斷給自己充電，學習專業領域以外比如計算機技術等新的技術。同時要有敬業精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴格的保密素質，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓會或者是工作心得交流會，號召大家多學習別人的經驗，提高自己的能力。

3.3 完善檔案管理的基礎建設

針對完善檔案管理的基礎建設，企業可以專門設置檔案管理辦公室，組建檔案管理工作小組，對組內人員工作任務的劃分要秉持合理、有序、明確的原則，以求方便檔案管理工作高效進行的同時，引導管理工作人員明確自我任務和相應責任。再者，企業應該組建檔案信息、會議信息的記錄小組，對人員調動、人員編制等進行及時記錄和入檔，為今后的查找工作提供便利條件。最后，企業應該注重對檔案安全性的建設，完善檔案存儲室的建設，以提升檔案存放的安全性和可靠性。

3.4 提高檔案管理水平

需要加強檔案管理人員的素質，然后實施文件管理政策的規范化，以確保文件管理工作在不同部門的影響程度。文件管理工作也可以從文件準備著手，使檔案管理工作能夠反映完整性，真實性和相關性。目前的文件管理工作一直涉及員工晉升和員工待遇等實際關系的許多問題，需要確保檔案管理工作誠信，真實，有針對性，要求員工必須在文件管理過程中，提高員工的紀律，從而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等諸多要求。要實現企業文件管理工作的完善，必須在軟件和硬件中升級方式和手段，使用專用的文件管理工具進行文件管理和其他工作。

3.5 加強督導檢查，強化隊伍建設

檔案管理是一門專業性很強的工作，要經過系統的專業知識學習和專業技能培訓，同時需要引進當地檔案館等外部專業機構協助開展?？山柚獠繉I力量對本單位檔案管理工作加強督導檢查，以提高檔案管理水平。積極引導檔案管理人員樹立高度的工作責任感、良好的職業道德、嚴肅認真的工作態度和樂于奉獻的工作精神，通過加強培訓具備扎實的專業知識、較高的專業技能和專業素養，同時掌握現代化技術和先進管理理念。

4 結語

無論是過去還是現在，檔案管理工作對于不同的領域都有著重大的意義。新時期、新階段實現檔案管理現代化勢在必行。這是時代交給各個檔案管理工作者的重任。所以，檔案管理工作者應該順應時代潮流，打破因循守舊的舊觀念，開拓新思想、新觀念。同時要不斷學習新知識，靈活利用信息化技術，勇于創新善于創新，發現和創造新的管理方法，提高檔案管理水平。最終實現檔案更好地為單位的發展而服務，為社會的現代化建設而服務的目的。

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