大數據時代下檔案管理模式的探究

盧紅菊

摘 要：在大數據的背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰與機遇是并存的，因此，檔案管理技術人員在具體的工作中，應當認識到當前大數據給自身工作所帶來的影響，并從自身工作實際情況出發，采取針對性措施使大數據為自身服務，增強自身管理效果。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；模式分析

1大數據時代檔案管理面臨的機遇和挑戰

1.1大數據時代背景下檔案管理面臨的機遇

一是在大數據技術中增強了檔案管理的調配能力，解決了檔案管理工作“脹庫”問題。隨著電子文檔的廣泛應用，檔案管理工作也較之傳統的檔案管理更加便捷，而大數據云計算技術根據具體需求進行合理地計算和調整，實現計算、資源等快速匹配，保證檔案管理高效、有序，避免因為出現“脹庫”問題。

二是解決檔案管理中的存貯質量問題。傳統檔案管理模式使檔案安全存在很多不確定的風險，如戰爭、火災，或存儲的時間長，文字的模糊等。大數據時代，檔案管理工作的質量不存在這些外在的、物理的等因素問題，僅需要占有少量的空間就可以實現對檔案高質量，安全性高的管理。

1.2大數據時代背景下檔案管理面臨的挑戰

一是檔案安全問題。在大數據的支持下，人們對檔案的調用、存儲更加便捷，但同時也給不法分子帶來較大的違法可能性，尤其是一些機密性的文件被黑客攻擊時有發生，給國家和社會造成較大的損失。

二是檔案管理技術的挑戰。大數據中還沒有一款安全可靠沒有漏洞的管理軟件，因此，在大數據下需要有專門的技術人員來對檔案管理軟件進行維護和管理。

三是對檔案管理工作人員的挑戰。檔案具有原始信息、類型眾多、內容復雜等特點。傳統的檔案工作是你需要什么，幫你查找什么，檔案管理者絕不越雷池半步。隨著信息技術的發展特別是大數據時代的到來，傳統模式的檔案管理者已經不適應時代的發展。在大數據時代，要求檔案管理者首先，具有一定的網絡信息知識、軟件的維護和管理知識等，并能熟悉操作檔案管理系統。其次，檔案管理工作人員要掌握系統論、信息論和控制論等思想，同時還要具備數學知識建模型并能從數據中解讀出相關內容。再次，大數據應用下的檔案管理工作人員要達到能根據用戶需求，利用數據統計、數據挖掘、排隊分析等工具，快速尋找價值的信息來滿足用戶。最后，檔案管理人員還應熟悉本單位的業務，能以技術為導向以服務為宗旨積極探索新時代下的檔案管理工作新路徑。

2大數據時代檔案管理模式

大數據時代的到來，給各行各業都帶來了巨大的變化和革新，檔案管理的價值也隨之提升。

（一）大數據是實現網絡智能化、服務創意化的有效手段。在大數據背景下，檔案信息實現數字化和智能化管理，有別于傳統的紙質檔案管理易損壞、易丟失等不足，大數據時代檔案管理模式具備更加高效和安全的優勢，有效促進了檔案管理的高速發展。

（二）大數據技術的誕生開啟了一個不同的時代。海量的信息資產已無法通過目前的歸納整理來獲取有效價值內容，則需要通過云計算以及相關模式技術來實現信息價值的有效提取。通過對信息的整合、集成和交叉復用形成的有效資源和知識服務，可以打破各企業或各部門間的信息傳輸壁壘。

（三）我國信息化建設的不斷推進，使得數字信息呈井噴式增長。檔案管理者面對海量的信息要實現有效整合和提取，且當前人們對于信息的需求呈現高效率、個性化、多樣化的特征，所以傳統的檔案管理模式已經沒有辦法跟進時代發展要求。

（四）檔案管理的數字化和信息化已經是大勢所趨。如何將巨量的檔案信息進行高效的管理是現階段必須考慮的問題。隨著信息社會的不斷發展，數據信息與日俱增，檔案管理部門必須采取行之有效的手段實現信息的有效采集和高效數字化。

3大數據背景下檔案管理工作存在的問題

3.1對檔案管理中的數字化工作重視不夠

檔案管理在管理工作環節中屬于弱勢的環節。部分領導對檔案管理的重要性認識不足，造成檔案庫房配備及設備長期得不到改善，經費不足，專職人員少，檔案管理人員流動性大，科技檔案、聲像檔案、實物檔案歸檔困難；一些電子系統和設備落后甚至缺乏。目前大部分單位和部門的檔案管理工作還處于傳統的管理模式中并沒有實現數據化和電子化管理。

3.2檔案安全意識和檔案法制意識不強

大數據時代由于對數字化檔案工作重要性認識不到位，檔案的安全意識淡薄，認為檔案的安全工作不是工作的重點，是一般的常規業務工作，做不做，做的怎么樣不影響檔案整體工作，因而產生了無關緊要的應付思想，致使開展檔案的安全保障工作不能很好落實。

3.3檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

一是在檔案收集上，不規范。檔案收集是檔案存儲保存的前提，目前檔案的收集主要采用采集、零散式方法，并沒有形成統一系統有序的方式，收集制度也不健全；二是檔案整理上，不規范。在立卷過程中沒有完全按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內資料漏失現象比較普遍；三是檔案利用上，不規范。對借閱的檔案，內松外緊即對借閱人督促緊，對自己工作松，借出的檔案不按時歸檔，容易造成疏漏和遺失。

4大數據時代背景下增強檔案管理效果的相關對策

4.1對所有檔案資源進行統一備份

在大數據的支持下，可實現對所有資源的高質量處理，因此，可實現對檔案資源的統一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內實現對檔案的統一共享。這個工作的高質量實施，需要科學規劃與全面的驗證，根據不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發與利用。

4.2增強檔案管理人員的綜合素質

當前制約大數據背景下，檔案管理效能有效提升的關鍵因素就是人才素質問題。因此，在新時期應當培育出符合新時期需求的管理人員。在具體實施中，首先需要對檔案管理人員的管理理念進行扭正，特別是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中使用大數據技術的重要性，這對于這些人員更為積極主動的參與到大數據背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時，根據檔案管理工作的具體安排情況，針對性設置檔案管理技術培訓工作，從而讓檔案管理人員能夠及時有效的掌控好檔案管理效率。此外。在具體培訓的過程中，應當注意培訓工作開展的形式，防止過多的理論培訓方式，針對性加入實踐培訓內容，這對于保證培訓工作開展效果是非常關鍵的。同時，對于檔案管理技術培訓工作，可制定出考核制度，這對全面保證檔案管理培訓工作質量是非常關鍵的。

4.3主動與大數據機構或者公司進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數據技術，可從大數據機構或者公司中將大數據技術引入，這里主要考慮到，由于大數據技術所包含的內容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數據技術時，對于其中的開發環境等應當適應。在技術已經較為成熟的大數據公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通基礎上，了解出自身需要達到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術，為檔案管理工作使用大數據開發出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數據的效能可得到有效提升。

結束語

大數據是數據管理的一種全新方式，是物聯網技術與云計算不斷發展的必然結果。在進行檔案管理的過程中，其需要處理的數據就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數據時代背景下的檔案管理進行分析有著較為重要的意義。

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